La gestion des notes de frais avec un logiciel de compta en ligne

La prise en compte des dépenses réalisées dans le cadre de l’activité d’un freelance dans les bilans comptables peut s’avérer fastidieuse et difficile pour ces derniers. En effet, entre la perte des factures, le non-respect des délais, les erreurs manuelles lors de l’écriture des montants, les travailleurs indépendants peuvent être submergés par les tâches à exécuter pour assurer la prise en compte de leurs notes de frais. C’est pourquoi, les solutions dédiées à l’automatisation de la gestion comptable à destination des freelances et des travailleurs indépendants proposent désormais des fonctionnalités de gestion comptable permettant de s’affranchir de ces difficultés.

Vous souhaitez en savoir plus au sujet de la gestion des notes de frais par les logiciels de compta en ligne ? Dans les lignes qui suivent, nous revenons sur les différentes fonctionnalités qu’ils offrent pour faciliter le calcul des dépenses en lien avec votre activité et leur déduction.

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les dépenses effectuées dans le cadre d’une activité d’indépendant (hors autoentrepreneur) peuvent être prises en compte dans l’établissement de sa comptabilité. Voici ce qu’il faut savoir à ce sujet.

Les notes de frais : définition

Les notes de frais, pour un travailleur indépendant, représentent l’ensemble des dépenses faites dans le cadre de son activité et réglées avec son compte personnel. Parmi les notes de frais les plus communes qu’un freelance peut être amené à rencontrer dans le cadre de ses missions, on peut citer :

les frais de transport (taxi, tickets de métro, billet de train) ;
les fournitures acquises pour le compte d’un client ;
les frais relatifs à l’utilisation d’une voiture (carburant, péages, indemnités kilométriques) ;
l’hôtel ;
la restauration.

Ces dépenses peuvent être déduites du résultat du travailleur indépendant et ce, quel que soit le type de régime de l’impôt auquel sa société est soumise (régime de l’impôt sur le revenu ou régime de l’impôt sur les sociétés). Cette déduction peut avoir lieu si elle respecte quelques conditions. En effet, pour être déductibles, les dépenses des freelances doivent obligatoirement être faites dans le cadre de leur activité. Leur montant doit également être considéré comme normal et pouvoir être justifié auprès des autorités fiscales en cas de contrôle.

Les dépenses non déductibles

Au vu de ce qui a été décrit précédemment, il est à noter que certaines dépenses ne peuvent être déductibles.

Les vêtements qui peuvent être portés en dehors de l’activité professionnelle ne peuvent faire l’objet de déductions.
Les montants des cadeaux d’entreprises ou d’affaires offerts aux clients sont aussi soumis à une réglementation précise. Au-delà d’un certain montant, ils ne sont plus déductibles.
Les achats qui peuvent être catégorisés comme luxueux ne peuvent faire l’objet de déductions.

Qu’est-ce qu’un logiciel de compta en ligne ?

Un logiciel de comptabilité en ligne est une application web et mobile qui donne la possibilité aux entrepreneurs et aux entreprises d’automatiser certaines tâches comptables telles que :

le recueil des transactions bancaires ;
le calcul de la TVA ;
la prise en compte des notes de frais ;
la génération des devis et des factures.

Pour profiter de l’utilisation de ce type de logiciel en ligne, il est nécessaire d’avoir accès à une connexion internet. En effet, un logiciel de compta en ligne est accessible après souscription d’un abonnement mensuel ou annuel. Cet accès se fait ensuite en entrant ses identifiants clients au niveau de la plateforme proposée par l’éditeur de l’application de comptabilité.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne peut se faire selon deux modalités principalement : en mode autonome ou avec accompagnement. Dans le premier cas, le travailleur indépendant ou l’entreprise accède librement au logiciel de comptabilité et n’est pas accompagné par un expert-comptable dans le suivi de son activité et l’analyse de ses résultats. Dans le second scénario, l’abonné à l’outil de comptabilité en ligne bénéficie à la fois des fonctionnalités automatisées du logiciel, mais est de plus suivi par un expert-comptable et un juriste attitrés. Ces derniers peuvent être sollicités par rendez-vous téléphonique ou par email pour répondre aux interrogations de leur client. Celui-ci peut solliciter leur aide en cas de contrôle fiscal ou pour s’assurer que sa gestion comptable est correctement menée.

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Comment sont gérées les notes de frais dans un logiciel de compta en ligne ?

Les logiciels de comptabilité en ligne offrent la possibilité de gérer les notes de frais de façon facilitée. Comment ? En automatisant et en dématérialisant leur gestion. En effet, jusque-là, les tickets, les factures et les indemnités kilométriques étaient entrés à la main pour être pris en compte dans les bilans comptables mensuels ou annuels. Cependant, l’apparition des applications de comptabilité en ligne et des smartphones a permis d’envisager de nombreuses innovations.

Ainsi, les fonctionnalités couvertes par les applications de comptabilité se sont élargies et permettent de prendre en compte les dépenses des professionnels indépendants de manière intuitive, facile et rapide.

Les logiciels de compta en ligne proposent désormais la possibilité de scanner ses tickets de restaurant ou de pompe à essence et ses factures, avec son smartphone. Une fois scanné, le document est « lu » par l’application qui recueille alors les informations importantes telles que le montant de la facture, la TVA, la quantité de carburant, etc. Les données ainsi collectées sont ensuite reportées au sein du bilan des dépenses.
L’utilisation des smartphones connectés à internet a permis aux éditeurs de solutions comptables en ligne d’envisager la possibilité de calculer ses indemnités kilométriques en temps réel. Ainsi, il est possible pour un freelance en déplacement dans le cadre de son activité de comptabiliser les distances de ses parcours à l’aide de son application de comptabilité mobile. Celle-ci, à l’aide du GPS du téléphone, calcule l’ensemble des dépenses en lien avec chaque déplacement et reporte les sommes obtenues au sein du module des notes de frais.
Les applications de comptabilité en ligne assurent également un archivage à valeur probante. Cela signifie qu’elles permettent de conserver et d’organiser l’ensemble des documents stockés en son sein de façon fidèle aux documents originaux (sous format papier). Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour les travailleurs indépendants ? Qu’il n’est plus question de ne compter que sur ses tickets et ses factures au format papier.

La mise en place de ces différentes fonctionnalités garantit aux freelances et aux consultants indépendants une gestion sereine de leurs notes de frais. Elle diminue ainsi le risque de perte des justificatifs de paiement et diminue les erreurs d’écritures.

En conclusion, les applications de comptabilité en ligne sont conçues pour faciliter le suivi des dépenses des travailleurs indépendants. Ainsi, qu’ils soient consultants, formateurs ou prestataires de services, les freelances peuvent s’appuyer sur ce type d’outil de comptabilité pour suivre leur activité sereinement. La synchronisation entre application web et mobile offerte par les logiciels de comptabilité connectés à internet leur donne la possibilité de recueillir les informations relatives à leurs notes de frais à tout moment, voire en temps réel comme dans le cas des indemnités kilométriques.

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