Conditions Générales de Vente

Conditions Générales Expertise comptable

1. Domaine d’application – Opposabilité

Les présentes conditions générales de vente sont applicables aux conventions portant sur les missions de présentation des comptes annuels et d’établissement des déclarations fiscales y afférentes conclues entre la société ECL DIRECT, membre de l’Ordre des Experts-Comptables dont la marque commerciale est « Amarris DIRECT » et ci-après dénommée Amarris DIRECT, et ses clients, ci-après dénommé le client, ensemble dénommés les parties.

Toute conclusion d’un contrat d’expertise-comptable (ci-après désigné le contrat) entre les parties emporte adhésion entière et sans réserve du client aux présentes conditions générales de vente.

Ces conditions générales de vente priment toutes clauses contraires du client figurant dans ses conditions générales d’achat ou sur tout autre document quelle que soit sa nature, et ce, quel que soit le moment auquel ces derniers auront été portés à la connaissance d’Amarris DIRECT.


2. Définition de la mission d’Amarris DIRECT

La mission de présentation vise à permettre à Amarris DIRECT d’attester, sauf difficultés particulières, qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la régularité (en la forme) de la comptabilité ainsi que la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels issus en tenant compte des documents et informations fournis par l’entreprise. Elle conduit à l’établissement d’une attestation qui fait partie des documents de synthèse qui sont remis au client. Le niveau d’assurance de cette mission est inférieur à celui d’un audit ou d’un examen limité des comptes annuels. Cette mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux, fraudes, détournements ou autres irrégularités pouvant avoir lieu ou ayant eu lieu dans l’entité du client.

Le client reste responsable à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation de ses comptes ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’élaboration de ces comptes.

Le client autorise Amarris DIRECT, à transmettre par voie électronique, directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant de son choix, les déclarations et les données comptables, fiscales et sociales, ainsi que tous documents annexes les accompagnants et  toutes informations complémentaires demandées par l’administration et à transmettre les  informations permettant l’émission d’un titre de paiement.

3. Nature et limites des travaux à mettre en œuvre 

Les travaux effectués par Amarris DIRECT consisteront en :

  • une prise de connaissance générale de l’entreprise ;
  • une appréciation de la régularité formelle de la comptabilité ;
  • des contrôles par épreuves des pièces justificatives ;
  • un examen critique de cohérence et de vraisemblance des comptes annuels pris dans leur ensemble.

Ils ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs du client à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes et l’appréciation des procédures de contrôle interne.

Amarris DIRECT n’étant juridiquement redevable que d’une obligation de moyens, la vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par Amarris DIRECT uniquement par épreuves, et ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité et de la fiabilité des documents présentés.

4. Contrat
4.1. Durée du contrat 

Le contrat est conclu pour une durée d’une année correspondant à l’exercice comptable du client. Pour la première année, la durée du contrat couvre la période comprise entre la date d’effet du contrat et la date de clôture de l’exercice comptable du client, date d’échéance du contrat.

Le contrat est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties par lettre en recommandé avec accusé de réception avant la date de clôture de l’exercice comptable, le cachet de la poste d’envoi faisant foi.

4.2. Modification de contrat

En cas de modification substantielle de la situation comptable, fiscale, juridique ou sociale du client, Amarris DIRECT pourra être amené à adapter la mission initiale et proposer au client un nouveau contrat en adéquation avec la nouvelle situation du client.

5. Obligations d’Amarris DIRECT

Les missions de présentation des comptes annuels sont régies par les normes générales et spécifiques définies par l’Ordre des Experts-Comptables.

Amarris DIRECT effectue la mission qui lui est confiée conformément à ces normes. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat. Il peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier est indiqué au client. A l’achèvement de sa mission, Amarris DIRECT restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission, sous réserve que les honoraires correspondant à la mission soient soldés.

Amarris DIRECT s’engage à ne collecter que les données personnelles qui sont strictement nécessaires à l’exécution de la lettre de mission qui le lie à son Client.

6. Secret professionnel 

Amarris DIRECT est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code Pénal. Les documents établis par le membre de l’Ordre sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf accord écrit du client.

7. Obligations du client 

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance d’Amarris DIRECT, de ses représentants ou de ses collaborateurs ; ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage :

  • A fournir à Amarris DIRECT préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :

 

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client :

– si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;

– si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :

– obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;

– composition et répartition du capital ;

– identité des membres des organes de direction et d’administration ;

– si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement, toute modification de leur contenu devant être communiquée spontanément par le client à ECL DIRECT.

Lorsque le Client est amené à fournir à Amarris DIRECT des données personnelles concernant ses salariés et/ou associés, celui-ci s’engage à ce que ces données aient été collectées de manière licite et loyale au sens de l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

  • A mettre à la disposition d’Amarris DIRECT, dans les délais convenus et au plus tard dans les 60 jours de la date de clôture de son exercice social, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ; au-delà, Amarris DIRECT ne pourra pas garantir le respect des délais légaux.

Pour ce faire, à utiliser exclusivement la plateforme d’échange de documents pour la transmission des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission, en respectant les consignes de dépôt, et à utiliser les supports et tableaux qui lui sont transmis par Amarris DIRECT.

Plus généralement, le client s’engage à respecter les procédures et l’utilisation des outils qui lui ont été présentés. En cas de non-respect de cet engagement par le client, les éventuels compléments de temps d’intervention nécessaires lui seront facturés.

  • A signer dans un délai maximum de 15 jours après la signature du contrat le mandat de télétransmission de données bancaires autorisant la transmission des informations bancaires par la banque à Amarris DIRECT sous format EBICS. En cas de changement de banque, d’ouverture d’un nouveau compte en banque, le client s’engage à en informer Amarris DIRECT dans les meilleurs délais pour lui permettre d’initier la procédure de récupération des données auprès de la nouvelle banque.
  • A saisir ses identifiants d’accès aux sites bancaires en ligne en cas de collecte des relevés bancaires par Webscrapping afin de permettre à Amarris DIRECT de mettre en œuvre la collecte automatique des relevés de comptes bancaires via jedeclare.com (plateforme de dématérialisation fiscale, sociale et bancaire). En cas de changement de banque, d’ouverture d’un nouveau compte en banque, le client s’engage à en informer Amarris DIRECT dans les meilleurs délais et de mettre à jour la saisie de ses identifiants d’accès aux sites bancaires en ligne.
  • A réaliser les travaux lui incombant conformément au contrat d’expertise-comptable.
  • A porter à la connaissance d’Amarris DIRECT les faits nouveaux, importants ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale du client.
  • A confirmer par écrit, si Amarris DIRECT le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale du client.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément à la réglementation en vigueur, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par Amarris DIRECT pendant les délais de conservation requis par cette réglementation.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure, et devra d’une façon générale prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

8. Conditions financières
8.1. Honoraires

Amarris DIRECT reçoit du client des honoraires dont le montant est fixé au sein du contrat d’expertise-comptable, et qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte.

En cas de tacite reconduction du contrat, les honoraires seront révisés d’une année sur l’autre en fonction de la variation de l’indice Syntec (progression du dernier indice connu à la date de révision des honoraires par rapport au dernier indice de référence connu à la date de signature du contrat d’expertise-comptable).

La signature des présentes conditions générales de vente emporte adhésion du client aux tarifs figurant dans le catalogue des prestations complémentaires publiées sur le site www.expert-comptable-tpe.fr.

8.2. Facturation

Pour toutes les factures récurrentes, la date de facturation sera la date de début d’exercice. Pour la 1ère année, la date de facturation sera celle du démarrage de la mission (rendez-vous 1er contact).

Pour toute autre facturation, la date de facture sera celle de la fin des travaux réalisés par Amarris DIRECT .

8.3. Modalités de règlement

Le paiement des honoraires intervient par prélèvement bancaire mensuel, selon des modalités fixées au sein du contrat d’expertise-comptable.

Tout rejet de prélèvement donnera lieu à une facturation forfaitaire de 10 euros hors taxes par prélèvement rejeté.

8.4. Retard et défaut de paiement 

En cas de non-paiement des honoraires aux échéances convenues, Amarris DIRECT sera en droit de réclamer une pénalité de retard calculée par application d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux de l’intérêt légal, sans que l’envoi d’une mise en demeure soit nécessaire, les sommes portant intérêt du jour de leur échéance au jour de leur paiement effectif.

L’application des intérêts de retard s’effectuera sans préjudice du droit pour Amarris DIRECT de mettre fin à sa mission et de se prévaloir des dispositions de l’article 10.

En cas de non-paiement des honoraires et/ou des pénalités de retard, Amarris DIRECT bénéficie du droit de rétention dans les conditions fixées au sein du Code de déontologie des professionnels de l’expertise-comptable.

8.5. Retard dans la communication des documents 

En cas de retard du client dans la communication des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission, une majoration des honoraires de la box sera appliquée selon le barème suivant :

Majoration des honoraires
Date de clôture + 2 mois  20 %
Date de clôture + 3 mois  25 %
Date de clôture + 4 mois  30 %
et ce sans préjudice du droit pour Amarris DIRECT de mettre fin à sa mission et de se prévaloir des dispositions de l’article 10 ci-après.
8.6. Frais de relance
Amarris DIRECT se réserve la faculté de facturer forfaitairement des frais de relance à compter de la 3ème relance qui s’élèveront à 130 euros hors taxes.
9. Modalités d’utilisation du service de délégation de saisie comptable

9.1 Principe
Chaque « Carte de saisie prépayée » est rattachée à un exercice comptable, et inclut les prestations suivantes, dans la limite de son nombre de lignes bancaires :

  • l’enregistrement des lignes bancaires,
  • le lettrage des comptes clients – fournisseurs, indispensable pour vérifier les règlements effectifs des factures émises ou reçues,
  • les rapprochements bancaires mensuels.

9.2. Conditions d’utilisation :
L’utilisation de la carte est liée à la signature préalable d’une convention tripartite entre Amarris DIRECT , le client et la banque du client, autorisant la transmission des informations bancaires sous format Ebics par la banque à Amarris DIRECT (voir paragraphe 7).
Cas de refus de transmission des données bancaires par les banques :
a. L’utilisation d’un compte bancaire « non professionnel » ;
b. Le refus du client de signer la convention ;
c. Le refus de souscription de la banque aux conventions Ebics.
Dans ces 3 cas, Amarris DIRECT doit saisir les opérations bancaires manuellement. Pour le même prix, le nombre de lignes bancaires par carte est alors divisé par deux.

9.3. Conditions de facturation et de règlement :

A la mise en place du dossier, puis à chaque renouvellement d’exercice comptable, Amarris DIRECT positionnera en facturation la carte dont le nombre de lignes est le plus proche de la consommation estimée par nos services et/ou le client.

Elle pourra être complétée par une refacturation complémentaire du nombre exact de lignes bancaires consommées en cas de dépassement constaté.

10. Résiliation anticipée du contrat
10.1. Principe

La préparation et l’établissement des comptes annuels imposant des prestations réciproques tout au long de l’exercice, chacune des parties aura la faculté, en cas de manquement par l’autre partie à ses obligations, de mettre fin au contrat de manière anticipée.

10.2. Résiliation anticipée par le client 
En cas de manquement d’Amarris DIRECT à ses obligations, le contrat pourra être résilié de plein droit par le client un mois après l’envoi d’une mise en demeure de s’exécuter adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et restée sans effet ; en cas de telle rupture anticipée, les honoraires resteront dus par le client jusqu’à la date d’effet de la résiliation anticipée du contrat, et les prélèvements effectués par Amarris DIRECT resteront acquis à Amarris DIRECT jusqu’à cette date, en rémunération des services commerciaux, techniques, administratifs et d’expertise-comptable fournis au client.
10.3. Résiliation anticipée par Amarris DIRECT
En cas de manquement du client à ses obligations, et notamment dans les hypothèses suivantes :
• en cas de défaillance du client dans le paiement des honoraires et/ou pénalités de retard,
• en cas d’absence de réponse du client aux demandes et relances d’Amarris DIRECT 3 mois après la date de clôture de son exercice comptable,
• en cas de retard du client dans la communication des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,
• en cas d’absence de remise par le client sur la plateforme d’échanges de documents, aux dates convenues, de ses documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,

le contrat pourra être résilié de plein droit par Amarris DIRECT quinze jours après l’envoi d’une mise en demeure  adressée par tous moyens écrits et restée sans effet ; en cas de telle rupture anticipée, les honoraires resteront dus par le client jusqu’à la date d’effet de la résiliation anticipée du contrat, et les prélèvements effectués par Amarris DIRECT resteront acquis à Amarris DIRECT jusqu’à cette date, en rémunération des services commerciaux, techniques, administratifs et d’expertise-comptable fournis au client.

11. Suspension des travaux
Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 2, 3 et 4 des présentes conditions demeurent applicables.
12. Données numériques et protection des données personnelles du client (loi Informatique et Libertés et RGPD)
A l’expiration du contrat, pour quelle que cause que ce soit (arrivée à échéance ou résiliation anticipée), les données numériques du client stockées sur la plateforme d’échanges de données seront détruites 6 mois après la date d’expiration du contrat.
Notre politique sur l’usage de vos données disponible sur notre site internet à https://www.expert-comptable-tpe.fr/politique-donnees/ précise la manière dont nous traitons vos données et vous informe des droits dont vous disposez en tant que personne physique concernée par un traitement de données personnelles.

La signature de la lettre de mission emporte l’acceptation de ses éventuelles évolutions ultérieures, dont vous serez notifié par voie électronique.

13. Assurance contrôle fiscal Fiscazen

Fiscazen c’est notre accompagnement en cas de contrôle fiscal, vous bénéficiez de 7h pour vous accompagner dans la préparation des documents, pour répondre aux questions et éventuellement vous assister lors d’un rendez-vous avec le contrôleur.

L’assurance contrôle fiscal Fiscazen comprise au sein du contrat ne s’applique qu’aux exercices comptables dont le bilan établi par Amarris DIRECT a fait l’objet d’une attestation d’expertise comptable sans observations ni réserves.

14. Responsabilité civile

En application de l’article 2254 du Code civil, la responsabilité civile d’Amarris DIRECT ne pourra être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à une année à compter de l’événement ayant causé un préjudice au client.

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance d’Amarris DIRECT .

La responsabilité civile d’Amarris DIRECT à l’égard du client est couverte par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle.

La responsabilité d’Amarris DIRECT ne pourra pas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

  • d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
  • du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à Amarris DIRECT ,
  • des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
15. Différends

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre Amarris DIRECT et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables compétent, aux fins de conciliation.

 
16. Droit applicable et attribution de compétence

Le contrat d’expertise-comptable et les présentes conditions seront régis et interprétés selon le droit français.

Toute difficulté relative à leur interprétation ou à leur exécution sera soumise, à défaut d’accord amiable, au Tribunal de Commerce de Paris.

17. Modification des Conditions générales de vente

Modification des conditions générales de services

Amarris DIRECT se réservera le droit si besoin de modifier les CGV.  Et s’engage à en informer son client par courriel. A défaut d’une résiliation de son client, Amarris DIRECT appliquera les nouvelles CGV pour le nouvel exercice comptable.

Conditions particulières propres à l’usage du logiciel FIZEN

  1. Caractéristiques des Services proposés
  2. Accès aux Services.
  3. Connaissance d’Internet.
  4. Durée du contrat.
  5. Accès au compte bancaire
  6. Résiliation du contrat.
    • Résiliation du Contrat à l’initiative du Client
    • Résiliation du Contrat à l’initiative d’ECL DIRECT pour non-paiement d’une facture
  7. Suspension d’accès.
  8. Confidentialité.</li>
    • Confidentialité des Identifiants
    • Confidentialité des données
  9. Protection des données.
  10. Propriété d’ECL DIRECT.
  11. Obligations du Client.
  12. Obligations d’ECL DIRECT.
    • Accès au Service
    • Interruption du service pour maintenance et amélioration
    • Sauvegardes
  13. Responsabilité d’ECL DIRECT.
  14. Prix et facturation.
  15. Force majeure

L’abonnement à FIZEN, à titre onéreux ou à titre gratuit, entraîne l’acceptation expresse et sans réserve par le Client des présentes Conditions Générales et exclut l’application de toutes dispositions différentes ou contraires pouvant figurer sur des documents commerciaux ou sur le site internet. Les Conditions Générales de Ventes décrites ci–après s’appliquent également aux périodes d’utilisation gratuites, éventuellement accordées par Amarris DIRECT à ses clients pour leur permettre de se familiariser avec les Logiciels d’Amarris DIRECT .

Article 1 – Caractéristiques des Services proposés
Amarris DIRECT met à la disposition de ses Clients un Service payant d’accès à son logiciel FIZEN, fonctionnant et accessible à l’aide d’internet. Le Client doit donc se connecter à internet puis au site https://ecl.fizen-expert.fr/login pour accéder au Logiciel FIZEN. Le logiciel peut être modifié en fonction des améliorations ou des mises à jour apportées sans information préalable des Clients. Ce logiciel permet au client d’effectuer une annotation des mouvements apparaissant sur son relevé bancaire. Cette annotation permet l’imputation comptable des mouvements bancaires. Bien que ce logiciel permette d’effectuer une imputation comptable, il ne s’agit pas d’un logiciel de comptabilité.

Article 2 – Accès aux Services

Le Client reconnaît que les techniques employées par Amarris DIRECT pour FIZEN relèvent d’un domaine complexe de la technique informatique. L’engagement d’Amarris DIRECT revêt le caractère d’une obligation de moyens, Amarris DIRECT devant limiter dans la mesure du possible en temps et en nombre les interruptions des Services nécessaires à leur maintenance ou amélioration.

Article 3 – Connaissance d’Internet

Le Client déclare avoir pris connaissance des caractéristiques et des limites d’Internet décrites ci–après : – que les transmissions de données sur Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celles–ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses. De ce fait, nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’Internet. – que les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels, et qu’ainsi la communication de mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement, de toute information à caractère sensible est effectuée par le Client à ses risques et périls ; – qu’il lui appartient de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels stockés sur ses ordinateurs de la contamination par des virus comme de tentatives d’intrusion dans son système informatique par des tiers via le service d’accès.  En conséquence de ce qui précède, et en parfaite connaissance des caractéristiques d’Internet, le Client renonce à engager la responsabilité d’Amarris DIRECT concernant un ou plusieurs des faits ou événements mentionnés ci–dessus.

Article 4 – Durée du contrat

Le contrat prend effet le jour de l’Inscription par le Client. Il est mensuel. Il est souscrit pour la durée indéterminée. Le contrat sera reconduit tacitement tous les mois. Le Client pourra décider à tout moment de supprimer la reconduction tacite du Contrat sans préavis. Pour ce faire, il devra adresser un courrier au siège social d’Amarris DIRECT , en recommandé avec accusé de réception. Le contrat cessera le mois suivant celui de la réception du courrier.

Article 5 – Accès au compte bancaire

Par défaut, le client accepte que le logiciel FIZEN se synchronise avec le flux de son compte bancaire professionnel via la méthode sécurisée du « scraping ».

Pour permettre le scraping, le client s’engage à paramétrer l’accès à son compte bancaire via son espace client FIZEN Expert en accord avec les consignes qui lui seront communiquées par son conseiller. Cette opération requiert la saisie de son identifiant et son mot de passe bancaire sur son espace client FIZEN Expert. Grâce à l’utilisation d’une technologie de cryptage SSL-3, les identifiants ne sont pas accessibles par le conseiller et ils ne devront pas lui être communiqués. Amarris DIRECT ne pourra toutefois être tenu responsable en cas d’accès frauduleux ou de piratage du compte bancaire par un tiers.

En cas d’impossibilité de mise en place de cette méthode, Amarris DIRECT utilisera la convention EBICS et en avertira le client. Ce dernier s’engage dans ce cas à signer,  dans un délai maximum de 15 jours après la signature du présent bon de commande,  une convention tripartite de transmission des données bancaires avec Amarris DIRECT et chacune de ses banques. En cas de changement de banque, d’ouverture d’un nouveau compte en banque, le Client s’engage à en informer Amarris DIRECT dans les meilleurs délais pour lui permettre d’initier la procédure de récupération des données auprès de la nouvelle banque.

Article 6 – Résiliation du contrat

  • A) Résiliation du Contrat à l’initiative du Client – Le Contrat peut être résilié à tout moment par le Client sans préavis comme indiqué article 4 ci-dessus.
  • B) Résiliation du Contrat à l’initiative d’Amarris DIRECT pour non-paiement d’une facture – Dans le cas d’un retard de règlement supérieur à 30 jours d’une quelconque somme due par le Client, Amarris DIRECT a la faculté de résilier ou suspendre le Contrat à effet de la date d’exigibilité de la créance. Amarris DIRECT s’engage alors à conserver les données du Client soixante jours après cette date. Au–delà les données du Client seront détruites sans préavis. Les sommes éventuellement réglées par le Client pour son abonnement resteront acquises à Amarris DIRECT .

Article 7 – Suspension d’accès

Amarris DIRECT se réserve le droit en cas de non paiement par le Client de l’une de ses factures ou en cas de non respect de l’une quelconque des clauses figurant au bon de commande ou aux présentes CGV, de suspendre l’accès à ses Services jusqu’au règlement complet des sommes dues.

Article 8 – Confidentialité

  • A) Confidentialité des Identifiants – Les Identifiants sont strictement personnels et confidentiels. Le Client s’engage à les garder secrets et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. En cas de perte ou de vol de ses identifiants uniques, le Client doit en avertir Amarris DIRECT sans délai à l’adresse contact@amarris.fr ou lancer une procédure de réinitialisation à partir de son portail d’accès.
  • B) Confidentialité des données – Confidentialité interne à Amarris DIRECT : seul le chargé de clientèle du Client a accès aux données que le Client saisit en ligne.

Article 9 – Protection des données

En souscrivant son abonnement, le Client accepte qu’Amarris DIRECT puisse stocker, traiter et utiliser les données collectées pour exercer ses missions. Les informations qui concernent le Client sont destinées à Amarris DIRECT . Amarris DIRECT s’engage à garder ces données confidentielles, à n’effectuer, en dehors des nécessités techniques, aucune copie des données et à n’en faire aucune utilisation autre que celles prévues pour l’exécution des présentes CGV.

Notre politique sur l’usage de vos données disponible sur notre site internet à https://www.expert-comptable-tpe.fr/politique-donnees/ précise la manière dont nous traitons vos données et vous informe des droits dont vous disposez en tant que personne physique concernée par un traitement de données personnelles.

La signature de la lettre de mission emporte l’acceptation

Article 10 – Propriété d’Amarris DIRECT

Les Services sont mis à la disposition du Client sous forme d’abonnement. Cet abonnement ne confère au Client qu’un droit d’usage privé personnel, non transmissible et non exclusif sur le Service ou l’un de ses éléments qui comprend un droit de reproduction temporaire, durant la connexion sur son équipement, pour stockage aux fins de représentation à l’écran.

Article 11 – Obligations du Client

Pour utiliser les Logiciels Amarris DIRECT, le Client doit disposer : d’un micro–ordinateur de type PC ou Mac, lui permettant d’accéder à Internet, d’une connexion Internet 512 kbit/s au minimum, d’un navigateur Microsoft ™ Internet Explorer récent (versions IE6 et suivantes).

Article 12 – Obligations d’Amarris DIRECT

  1. Accès au Service – L’obligation souscrite par Amarris DIRECT est une obligation de moyens. Dans ce cadre, elle s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d’un Service de qualité conformément aux usages de la profession. Amarris DIRECT s’efforcera d’offrir un accès 24 heures sur 24, tous les jours de l’année sauf en cas de force majeure, telle qu’elle est définie à l’article intitulé « Force Majeure » ci–après, en cas de pannes, de défaillances dues à l’hébergeur, d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement des Services comme des matériels.
  2. Interruption du service pour maintenance et amélioration. 1) Interruption pour les mises à jour pouvant être effectuées et susceptible d’entrainer une interruption de service de soixante minutes au maximum. 2) Interruption d’urgence. En cas d’absolue nécessité, Amarris DIRECT se réserve la possibilité d’interrompre le service pour procéder à une intervention technique de maintenance ou d’amélioration afin d’assurer le bon fonctionnement de ses services et ce quelle que soit l’heure et la durée de l’intervention.
  3. Sauvegardes. Amarris DIRECT s’engage à prendre toute précaution raisonnable pour assurer la protection matérielle des données et programmes.

Article 13 – Responsabilité d’Amarris DIRECT

Le Client reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble de ses obligations et plus généralement de toutes les conditions relatives à l’utilisation des Services proposés par Amarris DIRECT Dans l’hypothèse où la responsabilité d’Amarris DIRECT serait engagée, la réparation du préjudice subi ne pourra excéder le montant de l’abonnement annuel du service incriminé pour un Utilisateur. La présente clause est considérée comme essentielle et déterminante par Amarris DIRECT qui n’aurait pas contracté sans elle.

En outre, du fait des caractéristiques et limites de l’Internet, que le Client déclare parfaitement connaitre, Amarris DIRECT ne garantit pas que le Service sera exempt d’anomalies ou d’erreurs, ni que celles–ci pourront être corrigées, ni que le Service fonctionnera sans interruption ou panne, ni encore qu’il est compatible avec un matériel ou une configuration particulière autre que celle expressément préconisée par Amarris DIRECT .

Article 14 – Prix et facturation

Les prix de tous les services délivrés par Amarris DIRECT sont indiqués dans les pages « Tarifs » du site Amarris DIRECT à l’adresse : www.expert-comptable-tpe.fr Toutefois Amarris DIRECT se réserve le droit de réaliser des offres promotionnelles qui ne pourront être assimilées aux tarifs. Le Client réglera ses factures par prélèvement automatique.

Article 15 – Force majeure

La responsabilité d’Amarris DIRECT sera entièrement dégagée si l’inexécution des obligations mises à sa charge et prévues par les présentes CGV, résulte d’un cas de force majeure. La force majeure se définit comme un événement imprévisible et/ou inévitable et indépendant de la volonté d’Amarris DIRECT , tel que, par exemple, une défaillance de l’hébergeur.  Si l’exécution du Contrat, ou de toute obligation incombant à Amarris DIRECT au titre du Contrat et des présentes CGV, est empêchée, limitée ou perturbée en raison d’un cas de force majeure, Amarris DIRECT sera alors dispensée de l’exécution des obligations contractuelles considérées.

Annexes :

ANNEXE PROTECTION DES DONNÉES – RESPECT DU RGPD

Dans le cadre de leur relation contractuelle, le Client et Amarris DIRECT s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel (DCP) et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après « le RGPD ») tel qu’il est intégré en droit français.

  1. Objet
  2. Statut des Parties
  3. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
  4. Obligations du cabinet Amarris DIRECT vis-à-vis du Client
  5. Obligations du Client vis-à-vis du cabinet ECL DIRECT

I. Objet

La présente Annexe « Protection des données personnelles – Respect des dispositions du RGPD » (ci-après « l’Annexe ») a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Amarris DIRECT, marque commerciale d’ECL DIRECT, société du groupe d’entreprises AMARRIS FINANCE [1], s’engage en sa qualité de sous-traitant à effectuer pour le compte du Client et responsable de traitement les opérations de traitement de DCP définies ci-après.
Les conditions générales de la lettre de mission conclue avec Amarris DIRECT s’appliquent à l’Annexe et en cas de contradiction entre les deux textes, les dispositions de l’Annexe prévalent.

[1] Amarris Finance et ses filiales Amarris, Amarrim, Inn’up, ECL Direct, Tenuo, Tenua

II. Statut des Parties

Le cabinet Amarris DIRECT agit en qualité de sous-traitant du Client, lequel est responsable du traitement des DCP confiées à Amarris DIRECT pour les opérations de traitement nécessaires à la réalisation des prestations définies dans la lettre de mission.

Conformément à la chaîne des contrats de sous-traitance, le Client garantit Amarris DIRECT que les DCP transmises pour la réalisation des missions d’Amarris DIRECT ont fait l’objet d’une collecte licite.

Le cabinet Amarris DIRECT agit en qualité de responsable du traitement en ce qui concerne les traitements effectués à des fins de gestion interne sur les DCP du Client et lorsqu’il traite les DCP du Client pour ses intérêts propres, ainsi que pour les traitements des DCP des collaborateurs d’Amarris DIRECT.

III. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Amarris DIRECT est autorisé à traiter les DCP transmises par le Client pour le compte du Client responsable de traitement, dans le but de réaliser les prestations détaillées dans la lettre de mission. Amarris DIRECT s’engage à ce titre à ne collecte que les DCP qui lui sont strictement nécessaires.

La ou les finalité(s) des traitements sont principalement :

  • Pour le Client en prestation d’expertise-comptable : L’accompagnement et le suivi du Client pendant toute la durée de la prestation d’expertise-comptable, la tenue de compte, la saisie comptable, la production de bilan annuel, la production de liasse fiscale, la transmission et télétransmission de documents aux organismes publics concernés, la fourniture de conseils et expertise, l’archivage selon les délais légaux.
  • Pour le Client en prestation juridique : L’accompagnement et le suivi du Client pendant toute la durée de la prestation juridique, la rédaction d’actes juridiques, la réalisation de l’approbation des comptes annuels, la fourniture de conseils et expertise, la transmission et télétransmission de documents aux organismes publics concernés, la gestion du secrétariat juridique, l’archivage selon les délais légaux.
  • Pour le Client en prestation sociale (paie et ressources humaines) : L’accompagnement et le suivi du Client pendant toute la durée de la prestation sociale, la gestion de la paie, la gestion de l’intégration des salariés du Client, la gestion administrative du personnel du Client, la fourniture de conseils et expertise, la transmission et télétransmission de documents aux organismes publics concernés, l’archivage selon les délais légaux.

Les opérations réalisées sur les DCP sont principalement la collecte, le stockage, la vérification, l’organisation, l’enregistrement, l’extraction, l’utilisation, la transmission et la télétransmission pour le compte du Client.

Les DCP collectées et traitées par Amarris DIRECT pour exercer sa mission incluent les catégories suivantes :

  • identité ou identification (ex : nom, prénom, coordonnées, code client)
  • vie personnelle (ex : coordonnées, situation familiale)
  • informations d’ordre économique et financier (ex : régime fiscal, mouvements bancaires)
  • vie professionnelle (ex : entreprise, type d’activité) participation réciproque du Client. Celui-ci s’engage ainsi dans la mesure du possible à tenir Amarris DIRECT informé des rectifications à effectuer sur les DCP qu’il transmet.

Les catégories de personnes concernées par des traitements de DCP sont :

Le Client, les associés et salariés du Client, toutes autres personnes physiques dont les données sont collectées dans le cadre de la prestation fournie par ECL DIRECT, en application du principe de minimisation.

Amarris DIRECT peut communiquer les DCP transmises par le Client, dans la limite strictement nécessaire à l’exécution des tâches qui lui sont confiées dans la lettre de mission, aux personnes morales du groupe AMARRIS FINANCE ainsi qu’à ses partenaires et sous-traitants, établis dans ou en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Ces transferts de données interviennent dans des conditions et sous des garanties propres à assurer la protection et la sécurité des DCP du Client. Les destinataires établis sur des territoires situés en dehors de l’EEE et qui ne bénéficient pas de décision d’adéquation de la Commission européenne sont certifiés, liés par des clauses contractuelles types proposées par la Commission européenne ou soumis à des règles contraignantes d’entreprise approuvées par l’autorité de contrôle.

IV. Obligations du cabinet ECL DIRECT vis-à-vis du Client

Le cabinet Amarris DIRECT s’engage à :

  • ne traiter les données que pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance, à moins d’être tenu de procéder à un autre traitement en vertu du droit de l’Union ou du droit national auquel il est soumis ;
  • informer le Client sur les finalités de tout traitement effectué sur des DCP (y compris la collecte) dont les finalités ne seraient pas définies dans la présente Annexe, et obtenir pour chacun d’entre eux le consentement libre, spécifique et univoque du Client ;
  • traiter les données conformément aux instructions documentées du Client figurant dans la lettre de mission. Si Amarris DIRECT considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si Amarris DIRECT est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
  • garantir la confidentialité des DCP traitées en vertu de la lettre de mission ;
  • ne communiquer les DCP collectées auprès du Client à aucun tiers hormis aux sociétés du groupe AMARRIS et aux destinataires nécessaires à l’exécution de la mission pour laquelle il a été mandaté ;
  • veiller à ce que toutes les personnes autorisées à traiter les DCP en vertu de la lettre de mission et de la présente Annexe :
  • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale – appropriée de confidentialité
  • reçoivent la sensibilisation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Sous-traitance des données à caractère personnel

Amarris DIRECT peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai d’un (1) mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections.
Le sous-traitant ultérieur de DCP est tenu de respecter les obligations de la présente Annexe et de ne traiter les DCP du Client que selon les instructions documentées dans la convention de prestation conclue avec Amarris DIRECT. Il appartient à Amarris DIRECT de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des DCP, Amarris DIRECT demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Exercice des droits des personnes

Il est rappelé que le Client doit s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage), après avoir vérifié l’identité du demandeur.
Dans la mesure du possible, Amarris DIRECT doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice de ces droits.
Lorsque les personnes concernées exercent auprès d’Amarris DIRECT des demandes d’exercice de leurs droits, Amarris DIRECT doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au Client sur la base des renseignements fournis par ce dernier.

Notification des violations de données à caractère personnel

Amarris DIRECT notifie par voie électronique au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Amarris DIRECT aide raisonnablement le Client pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.
Amarris DIRECT aide raisonnablement le Client pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

Mesures de sécurité

Amarris DIRECT s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres :

  • la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
  • les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
  • une procédure visant à tester, à ’analyser et à ’évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

Sort des données

En cas de résiliation de la lettre de mission pour quelle cause que ce soit ou à l’arrivée du terme du la lettre de mission, Amarris DIRECT s’engage à détruire les données à caractère personnel fournies par le Client.
Sans préjudice de l’application du premier paragraphe, Amarris DIRECT peut être amené à conserver certaines de ces DCP aux fins notamment de la tenue d’archives légales, de la lutte contre le blanchiment d’argent ou pour l’exercice ou la défense des droits en justice d’Amarris DIRECT en matière civile, et ce pour une durée n’excédant pas les délais prévus par la loi.

Délégué à la protection des données

Amarris DIRECT communique au Client le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

Registre des catégories d’activités de traitement

Amarris DIRECT déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :

  • le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;
  • les catégories de traitements effectués pour le compte du Client ;
  • le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
  • dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.

Documentation :

Amarris DIRECT met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

V. Obligations du Client vis-à-vis du cabinet Amarris DIRECT

Le Client s’engage à :

  • collecter de manière licite et loyale les DCP transmises à Amarris DIRECT ;
  • appliquer les dispositions du RGPD et en particulier s’acquitter des obligations qui lui sont faites en qualité de responsable de traitement de DCP ;
  • documenter par écrit toute instruction n’étant pas prévue dans la lettre de mission et concernant le traitement de DCP par Amarris DIRECT ;
  • consentir au traitement des DCP transmises à Amarris DIRECT pour les finalités définies dans la présente Annexe ;
  • veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part d’Amarris DIRECT ;
  • superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès d’Amarris DIRECT (en cas de demande de la réalisation d’un audit ou d’une inspection de la part du Client, celui-ci s’engage à informer au préalable Amarris DIRECT au moins 8 jours ouvrés avant et, pendant une période ne perturbant pas l’activité d’Amarris DIRECT ; L’audit sera réalisé uniquement par un auditeur indépendant et concernera uniquement la vérification du respect du RGPD. Le cadre de l’audit devra être communiqué au préalable à Amarris DIRECT ; Le Client s’engage à transmettre les conclusions de l’audit à Amarris DIRECT dès qu’il en a lui-même connaissance ; L’ensemble des coûts lié aux opérations d’audit est à la charge du Client.).