Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité en ligne

La gestion de la comptabilité d’une entreprise est une obligation qui, lorsqu’elle est gérée en interne, est une activité chronophage qui doit être effectuée avec la plus grande des rigueurs. Il en va des bonnes relations de l’entreprise avec son environnement administratif, juridique et fiscal, mais aussi de l’exactitude de ses comptes et de sa trésorerie. 

Fort heureusement pour les entrepreneurs n’ayant pas un expert-comptable attitré et souhaitant conserver une autonomie de gestion de leur comptabilité, il existe une solution totalement adaptée, moderne et accessible : les logiciels de comptabilité en ligne. Face à l’ampleur de l’offre en la matière, il est intéressant de passer en revue les diverses fonctionnalités indispensables d’un logiciel de comptabilité, de façon à s’orienter vers le meilleur choix possible et mieux comprendre la façon dont ces outils puissants peuvent être bénéfiques pour la santé et l’activité des entreprises.

Nous constaterons également les avantages que les logiciels de compta en ligne ont à offrir à leurs utilisateurs, en comparaison des logiciels qui ne sont pas connectés à internet.

La gestion des devis et factures

Pour toute entreprise, la gestion de la comptabilité commence par la nécessité de trouver des clients afin de générer des rentrées d’argent. Il est donc indispensable d’éditer des devis, puis des factures lorsque les prestations ou les ventes sont effectivement réalisées.

Sur ce point, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité doté de fonctionnalités de facturation présente de nombreux avantages comptables et commerciaux. En effet, un outil de facturation permet de centraliser toutes les données des clients au sein d’une unique base de données et de s’assurer de respecter toutes les règles de facturation (mentions obligatoires ou numérotation). Par ailleurs, ces logiciels permettent de réduire le risque d’erreurs pouvant être occasionnées au moment de la création d’une facture, telles que le choix du taux de TVA, un mauvais adressage ou encore une erreur de calcul.

Les fonctionnalités de facturation les plus utiles

Les fonctionnalités de facturation que les entrepreneurs doivent attendre en priorité d’un logiciel de compta en ligne pour faciliter la gestion de leur comptabilité et de leur trésorerie sont les suivantes :

• rédaction des devis et suivi de leur acceptation ;
• établissement des factures, des bons de livraison et suivi de leurs encaissements et recouvrements ;
• suivi des impayés et édition des documents et formalités de relance ;
• accès à un tableau de bord permettant le suivi de l’évolution générale du chiffre d’affaires.

Outre la garantie de bénéficier de devis et factures en bon ordre et d’une relation client de qualité, les entreprises ayant fait le choix de l’utilisation d’un logiciel de compta en ligne incluant une solution de gestion des factures y trouvent, de l’avis général, un gain de temps important, pouvant être mis à profit pour des tâches et des missions plus proches du cœur de leur activité.

Gérer les notes de frais

La gestion des documents liés aux notes de frais est souvent un casse-tête pour les collaborateurs et le service comptable d’une entreprise, y compris pour une entreprise de taille modeste ou moyenne, de type TPE ou PME.

Cet aspect de la vie comptable des entreprises est grandement simplifié par les logiciels de compta en ligne permettant de gérer les notes de frais depuis une application pour smartphone, cette application mobile étant connectée à la base de données du logiciel. Il est ainsi possible de photographier une note de frais pour qu’elle soit directement intégrée aux calculs du logiciel et remboursée.

Il en est de même pour les frais de déplacement professionnels, qui peuvent être enregistrés en temps réel par l’application, puis transmis au logiciel principal en quelques clics. Rapidité, simplicité d’utilisation et intégration fiable à la comptabilité générale de l’entreprise sont donc les atouts majeurs des logiciels permettant un lien avec une application mobile. Le comparatif entre un logiciel en ligne et un logiciel classique est, sur ce critère pratique, en faveur des logiciels en ligne. 

Une connexion sécurisée avec le compte bancaire professionnel

La synchronisation bancaire fait également partie des meilleurs atouts des logiciels de comptabilité en ligne, en particulier pour les entreprises de grande taille, soumises à de nombreux flux financiers et à des dépenses plus fréquentes.

L’intégration des données bancaires au logiciel de compta permet d’automatiser et de sécuriser les transmissions entre les mouvements du compte bancaire et le logiciel. Cette fonctionnalité se traduit par une réduction drastique du risque d’erreur humaine lors de la saisie de ces documents et écritures dans un logiciel classique, n’incluant pas un outil de synchronisation bancaire.

Bilan annuel et compte de résultat

En toute logique, les utilisateurs d’un logiciel de compta en ligne sont en droit d’attendre d’y retrouver toutes les fonctionnalités associées à la comptabilité générale et aux obligations comptables des entreprises.

Toute entreprise soumise à un régime réel d’imposition doit effectivement produire un ensemble de documents et d’écritures comptables, au premier rang desquels figure l’édition du compte de résultat et du bilan comptable annuel.

Ces fonctionnalités sont indispensables à tout logiciel de comptabilité et sont généralement complétées par un outil autorisant la création de fichiers informatiques regroupant toutes les données comptables, de façon à pouvoir les exporter dans un autre logiciel ou de les soumettre à un expert-comptable, sans risque de conflit de format informatique.

Les écritures fiscales

Ce qu’il est naturel d’exiger d’un logiciel de compta sur le plan de la comptabilité générale l’est également en matière de déclarations fiscales.

Si l’on prend l’exemple de la TVA, le logiciel de son choix doit être en mesure d’apporter des solutions et des outils pour calculer automatiquement les montants de TVA collectée et de TVA à déduire, en s’appuyant sur les saisies des données d’achats et de factures encaissées par l’entreprise.

Il en est de même pour l’édition de la liasse fiscale, qui peut être générée automatiquement par le logiciel de comptabilité au regard des comptes effectués et validés dans le bilan et le compte de résultat. La relation entre l’entreprise et l’administration fiscale est un point qui ne doit jamais être négligé et qui trouve une solution à un prix très abordable dans un logiciel en ligne offrant des fonctionnalités permettant de lier comptabilité et fiscalité.

Un tableau de bord pour piloter la trésorerie et l’activité en temps réel

Que ce soit par l’intermédiaire du logiciel de compta ou de son application mobile dédiée, il est toujours intéressant pour une entreprise de bénéficier d’un indicateur fiable et à jour de ses comptes et de sa trésorerie, de façon à piloter son activité en étant certain de faire les bons choix financiers. Cette fonction apporte une aide précieuse aux entrepreneurs pour le développement de leur activité, qui peut ainsi être décidé de manière plus au moins audacieuse ou sage, en fonction des données comptables à leur disposition.

Les opportunités d’investissement et les leviers d’actions commerciales sont plus lisibles et évidents à interpréter lorsqu’elles sont fiables et à jour.

C’est pourquoi il est conseillé de s’orienter vers un logiciel de compta proposant un tableau de bord en temps réel regroupant des informations telles que le chiffre d’affaires, la trésorerie prévisionnelle, les factures en attente de paiement de la part des clients, ou encore les sommes dues par l’entreprise à ses fournisseurs.

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