Gestion d’entreprise, comment surveiller les postes « clients » et « fournisseurs » ?

Pour éviter des conséquences sur votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement, les postes « clients » et « fournisseurs » sont des sorties et des entrées d’argent à garder à l’œil…
Pour ce faire, vous devez maîtriser vos créances clients tout comme vos dettes fournisseurs pour bénéficier d’une vision réelle de vos disponibilités. Voici comment surveiller et optimiser vos postes « clients » et « fournisseurs ».

Poste « clients » et poste « fournisseurs », en quoi est-ce important pour votre trésorerie ?

Le poste « client » correspond à l’ensemble des encours clients de votre entreprise, c’est-à-dire l’ensemble des factures émises à votre clientèle. Ce poste représente un élément important de votre trésorerie future, il est donc essentiel de ne pas négliger la gestion du poste « clients ». En effet, les impayés clients peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre trésorerie.

Le poste « fournisseurs » représente les factures à payer. L’optimisation du poste « fournisseurs » s’avère être tout aussi indispensable que le poste « clients ». Accumuler des dettes fournisseurs a également des répercussions sur votre trésorerie.

Les cas où les clients tardent à régler les factures alors que vous devez immédiatement payer vos fournisseurs ne sont malheureusement pas rares. Les deux postes, « clients » et « fournisseurs », sont étroitement liés et peuvent contrecarrer la bonne gestion de votre trésorerie. C’est la raison pour laquelle vous devez vous mettre au point sur leur optimisation.

Surveiller et optimiser le poste « clients »

Sachez qu’en France, le délai de paiement ne doit pas excéder 45 jours au risque de peser sur votre besoin en fonds de roulement et votre trésorerie. Cette échéance est souvent dépassée. Alors comment surveiller le poste « client » et comment réagir face à ces créances impayées ?

Comment surveiller vos créances clients ?

Finie la course pour quémander des règlements attendus depuis trop longtemps. Pour améliorer le recouvrement de vos créances impayées, il est nécessaire d’examiner des solutions qui peuvent s’avérer efficaces pour avoir à l’œil votre poste « clients » :

• Eviter les chèques impayés avec le paiement par carte, les acomptes, les prélèvements et les virements.
• La balance âgée : un récapitulatif des informations sur les comptes clients et fournisseurs qui vous évite des pertes de temps inutiles.
• Pour les petites créances, la procédure de recouvrement simplifiée vous épargne un nombre conséquent de procédures.
• Le cabinet de recouvrement de créances: voici un intermédiaire à qui déléguer le recouvrement de vos créances. Externaliser le recouvrement de vos créances représente un réel gain de temps et permet de préserver des relations saines avec vos fournisseurs. Ces cabinets se rémunèrent en ponctionnant une commission sur les sommes recouvrées.
• L’affacturage: avec cette alternative, plus aucune surprise côté trésorerie. Avec la dématérialisation des factures, cette procédure est désormais simplifiée. C’est la société d’affacturage qui se charge de recouvrir vos créances clients. Passer par l’intermédiaire d’un tiers garantit des règlements en temps et en heure. Cette méthode permet de limiter le risque d’impayé. Un moyen fiable pour vos entrées d’argent. A noter toutefois, l’affacturage est limité à certaines créances, représente un coût et des temps de traitement sur le plan administratif.
• Les logiciels de recouvrement de créances et de gestion du poste « client »: ces logiciels visent à faciliter les processus de paiement et sont un moyen de maîtriser les impayés et les risques qui y sont liés. Vous avez une vision des règlements encaissés et non-encaissés de vos clients. Le but étant de réduire les délais de paiement et sécuriser votre trésorerie.

A noter, pour nos clients, vous pouvez retrouver dans votre logiciel de gestion Fizen, la liste des factures en attente de règlement.

Quelles solutions en cas d’impayé ?

Parce que des impayés, ça arrive constamment. Voici comment procéder dans le cas où cette situation se présente à vous.

Dans un premier temps, relancez votre client, afin de convenir d’un dernier délai pour le règlement de sa dette.  Si le client ne répond pas ou si celui-ci est dans l’incapacité de régler le paiement, il n’en tient qu’à vous de déterminer comment résoudre le problème : résolution du litige à l’amiable, ou voire une procédure judiciaire (huissier, Tribunal de Commerce). A vous de juger jusqu’où il est nécessaire d’aller.

Sachez que la négociation à l’amiable est une solution à privilégier :

• celle-ci permet de trouver un accord avec le client,
• elle préserve les relations commerciales avec votre client,
• elle est moins coûteuse.

L’assurance-crédit peut également vous protéger et vous indemniser en cas d’impayé.

Surveiller et optimiser le poste « fournisseurs »

Le poste « fournisseur » est tout aussi important à surveiller que le poste « client ». Payer ses fournisseurs dans les délais permet :

• d’avoir un aperçu de sa véritable trésorerie sans avoir à exclure les dettes fournisseurs non-payées,
• de garder une bonne entente commerciale avec ses fournisseurs.

Comment surveiller vos dettes fournisseurs ?

Vis-à-vis de vos fournisseurs, vous devez gérer les dates d’échéances et les renouvellements de contrats et ce, tout en pensant à votre besoin en fonds de roulement. L’optimisation du poste « fournisseur » est souvent inexploitée par les entreprises. Il faut pouvoir être capable d’anticiper les règlements fournisseurs en corrélation avec le prévisionnel de vos ventes et de vos achats.

Pour surveiller votre poste « fournisseur », vous pouvez envisager la dématérialisation de la gestion du poste avec des logiciels de gestion dédiés au poste « fournisseur » : suivi des contrats, suivi des factures, alertes automatisées…

La surveillance du poste « fournisseurs » passe également par la surveillance de vos stocks. Est-il nécessaire d’avoir un volume des stocks important ou non ? Il faut anticiper les achats en fonction des commandes prévues et c’est en anticipant cette demande client que vous améliorerez la gestion de vos stocks.

Quelles solutions en cas d’impossibilité de paiement ?

En cas de difficulté financière, régler vos fournisseurs devient un obstacle. Voici une alternative possible : négocier un échéancier de paiement avec vos fournisseurs. Cet échéancier a pour but de vous accorder un étalement de votre paiement en fonction de votre trésorerie disponible. Attention toutefois à ne pas détériorer vos relations commerciales dans le cas où vous ne pourriez pas respecter l’échéancier préalablement établi !

En cas d’impossibilité d’accord avec vos fournisseurs, une procédure de sauvegarde peut être mise en place pour une entreprise qui a de sérieuses difficultés financières. La demande s’effectue auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent. Attention, une entreprise en cessation de paiements n’a pas la possibilité de faire cette demande.

Ces situations toujours délicates ne sont jamais simples à vivre pour le dirigeant de TPE qui doit être partout à la fois. Votre conseiller comptable est un allié de poids en matière de gestion. Qu’il s’agisse du poste clients ou fournisseurs, celui-ci saura vous guider et partager ses conseils pour vous aider à y voir plus clair.