Comment comptabiliser le paiement des pénalités de retard en comptabilité ?

Contrairement aux pénalités fiscales et sociales, les pénalités de retard de paiement liées à une vente sont déductibles fiscalement et sont à comptabiliser dans des comptes dédiés.

A quel moment le paiement des pénalités de retard peut-il être appliqué ?

En principe, le délai de paiement prévu par les parties d’une relation commerciale est limité à 60 jours calendaires, à compter de la facturation. Par dérogation, les parties peuvent prévoir un délai maximal de 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de facture.

Dès lors que l’acheteur ne respecte pas ses engagements contractuels, ce dernier peut être sanctionné par le paiement de pénalités de retard.

Sur le principe, ces pénalités s’avèrent êtres applicables de plein droit dès le premier jour de dépassement.

Cependant, dans les faits, peu d’entreprise applique cette sanction et favorise en priorité les relances à l’amiable pour éviter de stopper toute relation commerciale avec le débiteur.

Ces pénalités permettent ainsi avant tout au créancier d’appliquer de plein droit cette sanction dès lors que ses précédentes relances n’ont pu aboutir. C’est souvent le cas par exemple pour des clients ayant fréquemment des retards de paiement.

Où retrouver les mentions liées aux pénalités de retards ?

Il faut savoir que plusieurs informations doivent être obligatoirement mentionnées au sein des différents documents commerciaux tels que les factures de ventes et les conditions générales de vente (CGV).

C’est au sein de celles-ci que vous pourrez préciser les modalités d’application liées aux conditions de règlement :

• le délai de paiement,
• le taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement,
• l’indemnité de recouvrement.

Qui plus est, il est d’autant plus important pour le créancier de bien mentionner ces critères sur ses factures et CGV, car en cette absence d’information, l’administration peut être en droit d’appliquer une pénalité de 75 000 €, ou de 50 % de la somme facturée.

Pour aller plus loin, les règles à appliquer pour éditer une facture.

Comment comptabiliser ces pénalités de retard et indemnités de recouvrement ?

Comme évoqué au préalable, ces pénalités peuvent être appliquées dès le premier jour du dépassement.

Ainsi le fournisseur se devra d’établir une facture liée à ces différentes pénalités de retard et indemnités de recouvrement, et la transmettre directement à son client.

Du coup, suite à la régularisation des paiements en retard, il conviendra bien évidemment de constater ces pénalités directement au sein des comptes annuels. Que cela soit du côté client ou fournisseur.

L’impact diffère bien évidemment selon la situation, à savoir :

• Chez le fournisseur :

Ces pénalités de retard constituent soit un élément du résultat exceptionnel (compte 7711 – Dédits et pénalités sur ventes) soit un élément du résultat financier (compte 7631 – Revenus sur créances commerciales).

• Chez le client :

Réciproquement, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement constituent soit un élément du résultat exceptionnel (compte 6711 – Pénalités sur marchés) soit un élément du résultat financier (compte 66181 – Intérêts des dettes commerciales).

Fiscalement, les pénalités de retard et les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement sont imposables au titre de l’exercice dès leur encaissement ou paiement.

Le conseil comptable pour bien appliquer les pénalités de retard :

Dans l’éventualité où la situation venait à se présenter avec l’un de vos clients, privilégiez avant tout les relances amiables.

Cependant si vous ne constatiez aucun changement, dans ce cas il ne faut pas hésiter à appliquer de plein droit des pénalités de retard et des indemnités de recouvrement.

Il faudra cependant bien vous assurer au préalable d’avoir mentionné au sein de vos CGV les différentes modalités d’application des retards de paiement.