Faire une facture : quelles règles suivre pour éviter les litiges ?

La facture, document commercial, comptable et fiscal est essentielle à l’activité et la pérennité de votre entreprise : elle justifie vos ventes.  Est-elle obligatoire ? Doit- elle respecter une forme et un contenu ? Voici quelques règles  à respecter, indispensables pour éviter tout litige.

Faire une facture, c’est obligatoire ou pas ?

OUI, la facture entre professionnels est obligatoire.

Pour les ventes aux  particuliers, la facture  est obligatoire quelque soit le montant :

• pour les ventes à distances,
• pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasions ou objets d’arts
• sur simple demande du particulier.

Vos factures doivent être émises « dès la réalisation de la livraison » ou de la prestation de services*.

Tout manquement à l’obligation de facturation est passible d’une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association)*.

Faire une facture, comment respecter la forme ?

Vos factures doivent comporter certaines mentions obligatoires :

En tête de facture :

• L’identité du vendeur : raison sociale, forme juridique, capital, adresse de l’entreprise et adresse de facturation (si différente)*, N° Siret
• Le numéro de TVA (sauf exception, cette information peut ne pas être indiquée sur la facture si celle-ci ne dépasse pas 150 € HT)
• L’identité de l’acheteur : raison sociale, adresse, N° Siret
• La date de la facture
• Le Numéro de la facture : NUMÉRO UNIQUE, CHRONOLOGIQUE ET SANS RUPTURE
• Le numéro de bon de commande*

Vous pouvez commencer la numérotation à 10 000 pour ne pas montrer à vos clients que c’est votre toute première facture ! Ou opter  pour la numérotation temporelle : année et numéro, ou année-mois- numéro.  Il faut alors remettre à  zéro à chaque nouvelle période.

Attention, les factures ne peuvent pas avoir le même numéro. De plus, l’obligation de mentionner une numérotation continue permet de valider l’exhaustivité du chiffre d’affaires et par conséquent qu’aucune facture ne puisse être rajoutée ou supprimée pendant cette période.

En  corps de facture :

• La désignation précise du produit ou de la prestation vendue et la date de la vente
• Le détail du prix et de la quantité des produites vendus
• Les éventuelles réductions et remises commerciales

En pied de facture :

• Le Total en H.T.
• La TVA appliquée : le taux doit être visible (ou l’article du Code Général des Impôts vous permettant de ne pas y être soumis)
• Le Total en TTC
• Les numéros des pages : N° / Total des pages

Entre professionnels, les mentions suivantes doivent être ajoutées :

• le délai de paiement,
• les taux de pénalités de retard,
• l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard.

Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € par document, plafonnée au  25% du montant de la facture.

Cette facture doit être réalisée en 2 exemplaires et doit être conservée :

• en tant que document comptable : 10 ans
• en tant que document fiscal : 6 ans

Et supprimer une facture, c’est possible ?

NON, la suppression pure et simple n’est pas permise. La numérotation doit être sans rupture.

Pour corriger une  facture, il faut :

• Soit en émettre une nouvelle en mentionnant explicitement la facture annulée
• Soit réaliser une facture d’avoir  (totale ou partielle) en mentionnant la référence de la facture associée.

Le conseil de nos experts comptables pour faire vos factures…

Pour vous faciliter la tâche,  il est préférable de vous munir d’un logiciel de facturation qui vous garantira de la conformité des factures émises et vous fera gagner du temps de production.

Ces logiciels ont également de belles possibilités en gestion et suivis des règlements, outils  indispensables à la pérennité de votre entreprise.

Enfin ils permettent souvent la dématérialisation de vos factures, dans le respect de règles en vigueur d un simple clic : cette dématérialisation sera rendue obligatoire au 1er janvier 2020.

*Conformément aux modifications de la réglementation applicable aux factures à compter du 1er octobre 2019.