Comment se faire rembourser les frais engagés pour le compte d'un client ?

Le 25/09/2014 - Mise à jour le 19/04/2016
(40 notes)

Quand vous engagez des frais pour le compte de vos clients, vous avez tout intérêt à vous faire rembourser rapidement. Soit vous vous faites rembourser à l’euro près (débours), soit de manière forfaitaire. Explications de nos experts comptables.

Avance de frais pour vos clients, comment vous les faire rembourser ?

Dans bien des cas, vous avancez des frais pour le compte de vos clients. Exemple, une télésecrétaire indépendante achète des fournitures pour le compte de son client.

Autre exemple, dans le cadre d’une mission de conseil, vous pouvez aussi vous faire rembourser des frais de déplacements : billets de train, notes d’hôtel ou de restaurant.

Il y a deux manières de vous les faire rembourser : facturés en tant que débours ou en tant que frais.

Frais ou débours ? Quelles différences ?

Les débours :

Ils correspondent aux sommes engagées, au nom et pour le compte de votre client. Vous réglez l’achat mais la facture est établie au nom de votre client. C‘est lui qui récupérera la TVA. C’est lui qui profite du SAV et des éventuelles garanties.

Les débours doivent faire l’objet d’une reddition de comptes exacte. En d’autres termes, vous refacturez les sommes engagées à l’euro près. Vous ne pouvez en aucun cas dégager un bénéfice sur ces frais.

 

Les frais :

Ce sont les dépenses accessoires que vous facturez directement à vos clients : frais de déplacements, de repas ou d’hébergement, etc. Ils apparaissent donc sur vos factures et sont en général soumis à la TVA.

La différence entre frais et débours est principalement une différence de forme, puisque les frais sont facturés par votre société à votre client.

Alors que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client. Ils sont directement facturés par le fournisseur à votre client, même si c’est vous qui payez.

Débours, comment les passer en comptabilité ?

Les débours sont enregistrés en comptabilité dans un compte de tiers de la classe 4 (compte 467). Au débit du compte 467 pour constater la créance que vous avez sur votre client.

Attention contrairement aux frais, les débours ne sont pas des charges, tels les frais enregistrés dans la classe 6.

Comme indiqué ci-dessus les débours n’entrent ni dans le chiffre d’affaires, ni dans les charges de votre entreprise.

Cas particulier si vous êtes auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur et devez vous faire rembourser des débours

Dans votre cas, l’opération n’est pas avantageuse pour vos clients assujettis à la TVA. Exerçant en franchise de TVA, vous achetez TTC et ne vous faites pas rembourser la TVA. Votre client va donc payer plus cher ses produits que s’il les avait acheté lui-même.

Attention, si les frais engagés pour le compte de votre client ne rentrent pas dans le cadre de la facturation au débours, l’opération sera encore moins avantageuse pour vous.

En effet, en auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur vos cotisations sociales et impôt sur le revenu sont calculés sur votre chiffre d’affaires, c’est-à-dire vos encaissements.

En conséquence, si vous ajoutez des frais de déplacements, de nourriture ou d’hébergement (non considérés comme débours) sur la facture d’un de vos clients, vous devrez payer des charges sur les sommes remboursées.

En auto-entrepreneur, il est donc préférable de ne pas engager de frais pour le compte de votre client mais de les lui faire acheter directement.

Le conseil de nos experts comptables si vous devez engager des dépenses pour le compte de vos clients

Les activités qui pratiquent les débours, exemple les avocats ou juristes, demandent très souvent et logiquement à leurs clients des avances sur les frais. Si c’est le cas de votre entreprise, n’hésitez donc pas à demander une avance pour débours.

Si vous refacturez vos frais à vos clients, comme les agences de communication et de publicité, cela peut gonfler artificiellement vos charges et produits et faire baisser mécaniquement votre taux de rentabilité.

Si vous visez une rentabilité élevée, privilégiez la technique des débours.

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Marie-Laure Bouchet,

Rédactrice économique, comptable et juridique, spécialiste dans l’accompagnement des petites entreprises.

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