Gérants, dans quels cas déduire vos frais de repas ?

Le 14/03/2014 - Mise à jour le 23/02/2017
(54 notes)

Les frais de repas du gérant, déjeuners d’affaires ou repas sur le pouce, peuvent représenter une belle somme en fin d’année. Surtout si vous ne pouvez pas déjeuner chez vous le midi. Dans quels cas et dans quelle limite déduire ces frais de votre résultat ? Le point avec nos experts comptables.

Deux catégories de frais de repas sont déductibles de votre résultat

Dans bien des cas, vous pourrez déduire vos frais de repas du résultat de la société. A condition, comme toujours en matière fiscale, qu’ils soient engagés dans l’intérêt de la société.

L’administration fiscale distingue le déjeuner d’affaires où vous invitez prospects, clients ou partenaires dans le cadre du développement de votre activité et les repas personnels du gérant.

Les conditions de déduction varient du tout au tout selon les cas de figure.

Les frais de déjeuners d’affaires, systématiquement déductibles

Dès qu’ils sont dûment justifiés, les frais de repas du gérant engagés lors d’une invitation au restaurant de prospects ou clients ouvrent toujours droit à déduction.

Vous devez systématiquement indiquer pour chaque note de restaurant :

  • L’identité de vos invités,
  • Les sociétés qu’ils représentent.

Les frais de restauration si vous déjeunez seul : déductibles sous conditions

La déduction des frais de repas du gérant est dans ce cas très encadrée.

Seuls les gérants d’EURL ou entrepreneurs individuels peuvent déduire leurs frais de repas personnel pris sur le lieu de travail de leur résultat. Et seulement si :

  • Les frais de repas sont dûment justifiés (notes de restaurant, factures).
  • Les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas à l’entrepreneur de rentrer déjeuner chez lui.

A noter, cette distance ne doit pas être « anormalement élevée » ou si c’est le cas, précisent les services des impôts, cela ne doit pas résulter d’un choix délibéré du contribuable. En cas de contrôle, chaque situation sera évaluée au cas par cas.

Frais de repas : les montants déductibles, en théorie

Les frais de repas et les déjeuners d’affaires sont déductibles de votre résultat. Mais leur déduction est limitée :

  • Ils ne peuvent excéder 18,40 € (base 2017).
  • La part correspondant au coût d’un repas pris au domicile ne peut être déduite. Son montant est évalué tous les ans (4,75 € pour 2017).

En conséquence, la part fiscalement déductible pour chaque repas est au maximum de 18,40 – 4,70 = 13,60 €

Concrètement :
Pour un repas de 14 €, la charge déductible ne pourra pas dépasser : 14 – 4,75 = 9,25 €
Pour un repas de 40 €, la charge déductible sera de : 18,40 – 4,70 = 13,70 €

Frais de repas, le plafond de déduction dans la pratique

Si la déduction des frais de repas du gérant est tout à fait autorisée, on s’aperçoit que la pratique est plus complexe. Sur le terrain, rares sont les entrepreneurs qui ont le temps de recalculer ces sommes.

L’Urssaf l’a bien compris, puisque les redressements imposés sur la base de ces calculs sont extrêmement rares.

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Marie-Laure Bouchet,

Journaliste spécialisée entreprise, Marie-Laure s'intéresse plus particulièrement à l'actualité des TPE et se consacre à la presse Internet (SEO, utilisation des réseaux sociaux).

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