Les consultants et les freelances peuvent imputer certaines dépenses à leur activité professionnelle pour réduire leur résultat imposable grâce aux notes de frais. Cette dernière varie selon votre statut (micro-entreprise, portage salarial ou société). Déduire ces dépenses implique de respecter des conditions strictes et des plafonds spécifiques. Une gestion rigoureuse de vos justificatifs est indispensable pour éviter les désagréments d’un contrôle fiscal. Découvrons les principales dépenses déductibles lors de votre déclaration d’impôts.
3 conditions pour déduire ses notes de frais professionnels en freelance
1. Être au régime fiscal des frais réels du travailleur indépendant
Contrairement au régime forfaitaire (comme la micro-entreprise avec ses abattements prédéfinis), seul le régime des frais réels, accessibles avec des statuts juridiques tels que l’EURL ou la SASU, permet de déduire précisément chaque dépense professionnelle justifiée. Cette option est généralement plus avantageuse lorsque vos charges représentent une part importante de votre chiffre d’affaires.
2. Déduire uniquement des frais liés à votre activité
Déduire vos frais professionnels vous permet de diminuer votre résultat imposable et d’optimiser votre fiscalité. Pour que vos dépenses soient acceptées par l’administration fiscale, trois conditions essentielles doivent être respectées :
- Les frais professionnels doivent être engagés dans le cadre de votre activité professionnelle et strictement nécessaires à l’exercice de celle-ci.
- Ils doivent avoir été payés au cours de l’année fiscale où vous souhaitez les déduire.
- Vous devez conserver les justificatifs correspondants.
3. Conserver vos justificatifs de paiement
Vous devez archiver toutes les pièces justificatives relatives à vos frais professionnels de freelance pendant au moins 6 ans en cas de contrôle :
- Justificatifs de déplacements (billets, notes de frais)
- Factures d’achat détaillées
- Tickets de caisse originaux
- Reçus de paiement électronique
- Relevés bancaires professionnels
Quels frais professionnels puis-je déduire en tant que freelance ou indépendant ?
Parmi les frais professionnels déductibles pour les freelances, certains sont partiellement déductibles, d’autres le sont intégralement. Voici les principales dépenses que vous pouvez déduire de votre résultat imposable et optimiser votre fiscalité.
| Type de dépense | Plafond | Justificatifs | Taux de déduction |
| Indemnités kilométriques | Barème fiscal | Fiches itinéraires, péages | 100 % (usage pro) |
| Repas professionnels | 21,40 € TTC/repas | Factures restaurant | Montant – 5,35 € |
| Matériel informatique < 500 € | Aucun | Facture d’achat | 100 % (usage pro) |
| Matériel informatique > 500 € | Aucun | Facture d’achat | 33,33 % par an sur 3 ans |
| Formation professionnelle | Aucun | Attestation, facture | 100 % |
| Frais de publicité | Aucun | Factures, contrats | 100 % |
| Frais bancaires professionnels | Aucun | Relevés bancaires, factures | 100 % |
Un doute ? Prenez contact avec un expert-comptable pour indépendant qui saura vous conseiller sur l’ensemble des dépenses déductibles pour optimiser votre situation fiscale.
Frais de déplacement du freelance : transport et indemnités kilométriques
Lorsque vous êtes en déplacement pour vos clients, les frais de transport peuvent faire l’objet d’une déduction fiscale. Vous pouvez déduire les indemnités kilométriques de vos charges. Ces indemnités kilométriques ne sont pas à déclarer lors de la déclaration de vos revenus puisqu’il s’agit d’un remboursement de frais.
Le calcul s’effectue selon un barème défini par la loi qui reste identique pour 2026 par rapport à 2025. Par exemple, pour un véhicule de 5 CV ayant parcouru 4 000 km professionnels, la déduction s’élève à 2 544 € (0,636 €/km). Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur ces montants.
Conservez impérativement tous les justificatifs de vos déplacements (péages, fiches itinéraires) pour justifier ces dépenses en cas de contrôle.
Déjeuner, dîner au restaurant : les frais de repas
Pour bénéficier de la déduction des frais de repas, vous devez justifier de votre incapacité à rentrer à votre domicile pour prendre votre dîner ou déjeuner. La déduction s’opère uniquement sur les dépenses supérieures à 5,35 € TTC et est plafonnée à 21,40 € TTC pour 2026.
Le montant maximum déductible est donc de 16,05 € par repas (21,40 € – 5,35 €). Les repas professionnels avec clients peuvent également être comptabilisés comme dépenses déductibles.
Fournitures : ordinateur, internet et autres matériels
Les frais de fournitures de bureau, d’ordinateur et de matériel informatique sont déductibles selon des règles précises :
- Pour les achats inférieurs à 500 €, déduction immédiate et intégrale
- Pour le matériel informatique supérieur à 500 €, déduction étalée sur 3 ans (33,33 % par an)
- Abonnement internet et téléphonie : déductibles au prorata de l’utilisation professionnelle
Si vous utilisez votre ordinateur à la fois pour votre travail et pour des activités personnelles, seule la fraction liée à l’utilisation professionnelle est déductible.
Formations et heures de formation
Les dépenses engagées pour des formations professionnelles sont intégralement déductibles lorsqu’elles améliorent votre situation professionnelle ou vous permettent d’accéder à un autre métier. Les frais annexes (déplacements, repas, documentation) liés à ces heures de formation sont également déductibles sur présentation des justificatifs.
Les frais de formation engagés jusqu’à 6 mois avant la création de votre entreprise peuvent également être déduits.
Les frais de publicité et de création graphique
Vos investissements publicitaires constituent des dépenses professionnelles déductibles lorsqu’ils visent à développer votre notoriété et votre clientèle. On compte notamment :
- les campagnes en ligne, d’annonces presse ou supports de communication ;
- les créations graphiques (logo, cartes de visite, flyers),
- les abonnements aux plateformes publicitaires et les frais de référencement payant.
- votre site web professionnel et son hébergement.
Les cotisations à la banque : est-ce une note de frais déductible en freelance ?
Les frais bancaires professionnels bénéficient d’une déduction fiscale complète dans le cadre de votre activité indépendante. Cette catégorie englobe les coûts liés à la gestion de votre compte professionnel :
- cotisations mensuelles ;
- commissions sur virements internationaux ;
- frais de carte bancaire ;
- charges de découvert autorisé.
Les relevés bancaires constituent vos pièces justificatives principales, accompagnés des factures détaillées de votre établissement financier.
Auto-entrepreneur : note de frais et abattement forfaitaire
En tant qu’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos dépenses professionnelles pour leur montant réel. Le régime micro-fiscal prévoit un abattement forfaitaire qui s’applique automatiquement à votre chiffre d’affaires déclaré, quelle que soit la réalité de vos frais engagés.
Les taux d’abattement forfaitaire applicables en 2026 sont :
- 71 % pour les activités de vente de marchandises
- 50 % pour les activités de prestations de services commerciales (BIC)
- 34 % pour les activités libérales (BNC)
Cet abattement représente l’ensemble de vos charges professionnelles : frais de déplacement, billets de train, cotisations sociales, fournitures, matériel informatique… Même si vous conservez vos justificatifs, ces dépenses ne peuvent pas être déduites individuellement de votre résultat imposable.
💡Conseil d’expert : Si vos frais professionnels réels dépassent régulièrement le montant de l’abattement forfaitaire (par exemple, nombreux déplacements, investissements matériels importants, location de bureau), envisagez un changement de statut juridique. Une entreprise individuelle en régime réel ou une société (EURL, SASU) vous permettrait de déduire vos charges réelles et d’optimiser votre fiscalité.les pour leur valeur réelle. Ce pourquoi si en tant que consultant vous envisagez dès votre lancement des frais de déplacements nombreux, des invitations régulières au restaurant pour gérer votre clientèle, peut-être vaut-il mieux de suite envisager un autre statut, même si celui peut sembler d’un abord plus complexe à 1re vue.
Portage salarial : le remboursement des notes de frais est-il possible ?
En portage salarial, les frais de fonctionnement correspondent aux dépenses liées à votre activité professionnelle. Ces frais sont remboursables sous certaines conditions strictes. Depuis 2026, ces frais doivent rester inférieurs à 30 % de votre salaire brut mensuel (ce plafond est relevé à 50 % dans le cadre du forfait grand voyageur).
Pour bénéficier de ces remboursements, vous devez :
- Fournir systématiquement des justificatifs (factures) à votre société de portage.
- Distinguer clairement les frais de mission (refacturables au client) des frais de fonctionnement.
- Respecter le plafond de 15 % du chiffre d’affaires facturé pour certaines sociétés de portage.
- Inclure votre cotisation bancaire professionnelle dans vos frais de fonctionnement.
➡️Par exemple : un consultant avec un salaire brut de 3 000 € pourra se faire rembourser jusqu’à 900 € de frais de fonctionnement mensuels. Ces remboursements sont exonérés de charges sociales, ce qui représente un avantage considérable pour optimiser vos revenus tout en respectant le cadre légal de votre activité professionnelle.
L’application de gestion des notes de frais pour freelances par Amarris
Pourquoi digitaliser la gestion des justificatifs ?
La gestion manuelle des notes de frais coûte en moyenne 18 euros par note traitée et représente une source constante de tracas pour les freelances. Entre justificatifs égarés, erreurs de saisie et délais de remboursement interminables, le processus traditionnel peut rapidement devenir chronophage. La digitalisation offre une solution efficace en divisant par quatre le temps de traitement des notes de frais. Elle permet également de conserver tous vos justificatifs en toute sécurité, avec une valeur légale grâce à la numérisation certifiée des documents, vous dispensant ainsi de conserver les factures papier.
La gestion des notes de frais avec votre logiciel Amarris
Notre outil de gestion comptable Amarris propose une application mobile entièrement repensée pour offrir une expérience fluide et simplifiée. Elle permet l’enregistrement de vos dépenses professionnelles, notes de frais et indemnités kilométriques depuis votre smartphone, avec synchronisation automatique vers votre espace client et votre expert-comptable.
Pour optimiser la gestion des notes de frais de votre activité freelance, nous avons prévu ces fonctionnalités indispensables dans notre solution mobile :
- Scan automatique des tickets de caisse avec reconnaissance des données (montant, date, TVA)
- Export automatique des factures vers votre comptabilité ou votre expert-comptable
- Catégorisation intelligente des dépenses selon leur nature
- Tableau de bord synthétique pour suivre l’évolution de vos frais professionnels
💡Notre conseil : établissez une routine mensuelle en consacrant une heure fixe chaque mois pour vérifier que toutes vos dépenses professionnelles ont bien été enregistrées. Cette discipline vous évitera des oublis coûteux et facilitera grandement votre déclaration fiscale annuelle.
Le conseil de nos experts-comptables bien établir et déduire vos notes de frais
Sachez que certains frais engagés jusqu’à 6 mois avant la création de votre société sont remboursables et ceci en respectant, bien entendu, les règles relatives aux charges déductibles.
En freelance, déclarer vos revenus peut être complexe. Pour éviter d’oublier des déductions importantes, un comptable spécialiste des freelances peut vous aider à identifier vos dépenses professionnelles. Il saura notamment vous conseiller sur l’optimisation de votre impôt sur le revenu en fonction de votre résultat imposable et de votre situation personnelle.
Il faut savoir dissocier les frais personnels et les frais professionnels. Certaines de vos dépenses personnelles ne doivent pas être confondues avec des frais professionnels au risque de vous mettre en danger en cas de vérification. La possibilité d’obtenir des conseils personnalisés permet d’éviter ces erreurs courantes.
Bien sûr, ses conseils ne se limitent pas à éviter les erreurs. En cours d’exercice, il pourra vous aider à anticiper des dépenses utiles pour votre société qui permettront d’optimiser un résultat très excédentaire en fin d’exercice ou arbitrer avec vous le bon rapport dividendes/rémunération.
FAQ : tout savoir sur la note de frais appliquée aux freelances
Non, un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais professionnels via des notes de frais. Le régime micro-fiscal prévoit déjà un abattement forfaitaire (71 %, 50 % ou 34 % selon l’activité) qui intègre l’ensemble des charges. Toute tentative de déduction supplémentaire serait considérée comme un double avantage fiscal.
Une note de frais pour un indépendant est un document qui récapitule les dépenses professionnelles avancées personnellement et destinées à être remboursées par l’entreprise. Elle doit être accompagnée des justificatifs correspondants et concerne uniquement les dépenses nécessaires à l’activité, permettant ainsi leur déduction fiscale.
La note de débours concerne uniquement les achats réalisés au nom et pour le compte du client, qui bénéficie directement des garanties et services associés. Le prestataire avance simplement la trésorerie et se fait rembourser.
Une note de frais traditionnelle permet au freelance de refacturer des dépenses engagées à son propre nom dans le cadre de sa mission. Cette différence de traitement comptable est fondamentale : les débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires.
