Notes de frais, les 4 erreurs repérées d’office par l’Urssaf

Les notes de frais font partie des mouvements les plus surveillés par l’Urssaf. Normal, ceux-ci échappent aux cotisations sociales. Pour vous aider à vous rembourser vos frais sans craindre le redressement, les erreurs à éviter et principes à adopter.

Notes de frais, erreur 1 : justifier insuffisamment une dépense

Pour être remboursés par l’entreprise, les frais que vous avancez personnellement doivent systématiquement respecter les 3 règles suivantes :

• être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité,
• être proportionnés ou « raisonnables »,
• et dûment justifiés.

Concernant ce dernier point, vous devez conserver les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées, etc.) de chaque dépense faisant l’objet d’une note de frais remboursée par l’entreprise.

A noter, pour les repas d’affaire où vous invitez un prospect ou client, vous devez conserver la note en indiquant en plus au dos, le nom du client, celui de sa société et sa fonction.

Notes de frais, erreur 2 : dépasser la limite d’exonération

Les remboursements de frais sont exonérés de charges sociales dans une certaine limite. A titre d’exemple, les « frais NTIC » (frais pro mobile, Internet, box…) ne peuvent être remboursés qu’à hauteur de 50 % des sommes engagées. Voir à ce sujet, le remboursement des frais professionnels mobiles, Internet, ADSL.

Notes de frais, erreur 3 : indemniser au forfait quand il faut rembourser « au réel »

Lorsqu’il s’agit du remboursement des frais engagés par vos salariés, vous avez le choix de le rembourser sur une base forfaitaire ou bien de rembourser à l’euro près sur présentation de justificatifs.

En revanche, s’il s’agit de vos propres notes de frais en tant que gérant, aucun remboursement forfaitaire n’est possible. Vous devez systématiquement vous rembourser vos notes de frais à l’euro près, sur présentation de justificatifs.
Seules les indemnités kilométriques peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire, en utilisant le barème dédié de l’Administration fiscale. Voir sur ce point, les indemnités kilométriques, comment ça marche.

Notes de frais, erreur 4 : être un peu trop généreux avec vos collaborateurs ou gérants

En matière de notes de frais, mieux vaut pourtant s’abstenir et rembourser dans la juste limite des frais engagés « raisonnablement » pour l’entreprise.

Exemple, votre cogérant assume le rôle de commercial de l’entreprise. L’entreprise  lui rembourse tous les mois, au moins 5 repas par mois au titre d’invitation clients. Sachez qu’au-delà de 5 repas mensuels, l’Administration fiscale estime qu’il y a avantage en nature. Elle réintègre les sommes remboursées au-delà de cette limite dans l’assiette des cotisations*.

Le conseil de nos experts comptables pour le remboursement de vos notes de frais

Les remboursements de frais sont tout particulièrement supervisés par l’Administration fiscale et font souvent l’objet de redressement. C’est pourquoi nous vous conseillons de mettre en pratique une gestion rigoureuse de ces remboursements et de « tracer » les mouvements. Vous pourrez ainsi les justifier facilement en cas de contrôle.

Vous êtes client Amarris Direct ? Nous mettons à votre disposition des outils pour faciliter la gestion de vos remboursements de frais : application Fizen Go pour photographier vos notes de frais et les enregistrer en un clic dans votre comptabilité, formation en vidéo pour bien classer vos notes de frais, etc. Et surtout, votre conseiller est à votre écoute pour vous aider à y voir plus clair !

* Cf. Circulaire ministérielle no 2005-389 du 19 août 2005 relative à la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels.