Congés payés, quelles sont vos obligations en tant qu'employeur ?

Le 29/04/2013 - Mise à jour le 17/05/2016
(6 notes)

Les congés payés constituent un droit fondamental du salarié. En conséquence, ils entraînent une succession d’obligations à bien organiser au sein de l’entreprise. Récapitulatif complet pour ne rien oublier.

Rappel : les droits et obligations en matière de congés payés

Pour le salarié 
 Pour l’employeur
  • Ces droits ouverts dès le 1er jour de travail.
  • 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, quel que soit le temps de travail contractuel.
  • Congés supplémentaires prévus par la convention collective.
  • Congés de fractionnements.  
  •  Sauf disposition conventionnelles ou d’usage, l’employeur fixe l’ordre et la date des départs en fonction de certains critères.
  • L’employeur peut fractionner les congés payés si nécessité mais en respectant certains dispositions.

Les règles appliquées pour la prise de congés payées

Pour son congé principal, le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines) en une seule fois.

  • Si ce congé principal dure seulement 12 jours, il ne doit pas être fractionné.
  • Entre 12 et 24 jours ouvrables, l’employeur peut fractionner le congé avec l’accord du salarié.

Ce congés principal est normalement pris pendant la durée légale des congés payés, c’est-à-dire entre le 1er mai et le 31 octobre.

Conséquences en cas de fractionnement des congés payés

Le fractionnement des ces 24 jours ouvrables principaux déclenche des congés supplémentaires. Ils sont calculés en fonction du nombre de jours ouvrables pris après le 31 octobre de l’année (hors 5ème semaine).

Quelques reports sont toutefois possibles en fonction des événements de la vie ou du contrat de travail de votre salarié (exemple : maladie, accident de travail, rechute…).

Congés payés : les dates clés pour bien gérer vos obligations vis-à-vis de vos salariés

Calendrier 
  Information à communiquer concernant la pris de congés
 Avant le 28 février  Affichage de la période de fermeture de l’entreprise.
 Avant le 30 avril  Prise de la 5ème semaine de congés payés.
 Avant le 31 mai  Vérification des soldes des compteurs à zéro. ATTENTION : aucune indemnité compensatrice pour solder les compteurs positifs.
 Du 1er mai au 31 octobre  Prise de 12 jours consécutifs et 4 semaines max.
 1 mois avant la prise de CP   Plus de modifications des dates possibles.

Suivez en permanence la prise de congés de vos salariés

Lorsque ceux-ci posent un jour par-ci, un autre par-là, notamment pour compléter des ponts, le suivi des congés payés peut s’avérer difficile. Or, une simple mention sur le bulletin de paie n’est pas suffisante. Vous devez contrôler effectivement la prise de congés de vos salariés.

Car le non-respect de la réglementation en matière de congés payés entraîne des sanctions pénales et amendes pouvant aller de 26 à 500 € par travailleur lésé.

Par ailleurs, la non-prise de congés payés par un salarié pourrait remettre en cause votre obligation légale de résultat en matière de sécurité. En fonction du préjudice subi, vous pouvez être dans l’obligation de verser à vos salariés des dommages et intérêts.

Comment bien gérer les prises de congés et vous protéger ?

  • En instaurant un système de planification des vacances avec, notamment, un formulaire de demande de congés à signer par les deux parties, avant la période de début des congés.
  • En établissant une note de service invitant les salariés à prendre leurs congés payés avant la date de fin de période.
  • En contrôlant régulièrement dans l’année la prise effective des congés payés.
  • En remettant chaque fin d’année un état des droits pris et acquis à signer et à conserver. Un exemple pour vous, un second pour le salarié.

Le conseil de nos experts comptables pour la gestion des congé payés de vos salariés

Outil pratique : instaurez un tableau de suivi des congés des collaborateurs. Vous saurez ainsi, à tout moment, où en sont vos salariés dans leur prise de congés payés.  Et en cas de contrôle social, vous aurez constamment sous la main, un état actualisé des congés payés au sein de l’entreprise.

Autre solution, si vous confiez la gestion de vos bulletins de paie à votre expert comptable, son service social peut mettre en place un compteur des jours de congés pris par vos collaborateurs.

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Marie-Laure Bouchet,

Journaliste spécialisée entreprise, Marie-Laure s'intéresse plus particulièrement à l'actualité des TPE et se consacre à la presse Internet (SEO, utilisation des réseaux sociaux).

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