Comment facturer les frais de déplacement ? Avec ou sans TVA ?
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Comment facturer les frais de déplacement ? Avec ou sans TVA ?

  • Mise à jour le 10 juillet 2020

Selon votre métier, vous pouvez être amené à vous déplacer régulièrement pour votre travail. C’est notamment le cas si vous êtes commercial, si vous travaillez dans le bâtiment ou bien tout simplement indépendant contraint de vous déplacer souvent chez vos clients… Si vous êtes dans ce cas, pouvez-vous facturer vos frais de déplacement à votre client ? Comment les facturer ?

Comment calculer les frais de déplacement à refacturer ?

Il est tout à fait courant de refacturer les frais de déplacement au client. Pour ce faire, deux solutions. Soit, vous choisissez le montant à refacturer. Dans ce cas, vous êtes tout à fait libre de choisir le montant tout en veillant bien entendu à ce que ce soit dans les mêmes tranches de prix que vos confrères. Soit, vous calculez vos frais kilométriques en fonction du barème fiscal.

1. Choisir le montant des frais de déplacement à facturer

Si vous désirez choisir le montant des frais de déplacement, veillez à bien le faire :

  • Tenez compte des kilomètres parcourus

Evidemment, le coût ne sera pas le même pour un client qui se trouve à 5 km et un autre à 50 km de distance. A vous de juger quel montant facturer par rapport au nombre de kilomètres parcourus.

Vous pouvez aussi appliquer une somme forfaitaire. Dans ce cas, cette somme forfaitaire vaut pour tous vos clients, et ce peu importe la distance. Qu’ils se situent à 5 ou à 50 km, le forfait est le même. Bien sûr, rien ne vous empêche de demander un complément par tranche de kilomètres parcourus et dans la limite du raisonnable. Par exemple, vous pouvez facturez 10 € de plus par tranche de 20 km supplémentaires.

  • Avertissez au préalable vos clients du montant des frais de déplacement

Votre client doit être mis au courant si vous lui facturez des frais de déplacement. Si vous faites un devis, les frais de déplacement doivent y être indiqués.

  • Définissez le montant en fonction de vos concurrents

Soyez cohérent avec les frais de déplacement facturés. Pour fixer le montant des frais de déplacement, il vous faut vous intéresser au montant fixé par vos concurrents. Demander un montant trop élevé, c’est le risque de perdre des clients.

frais de déplacement

2. Calculer vos frais kilométriques en fonction du barème fiscal

Si vous utilisez la méthode du barème kilométrique, celle-ci tient compte du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance de votre véhicule. Ce barème est mis à jour tous les ans.

Barème kilométrique (base 2020)
Puissance fiscale Jusqu’à 5000 km De 5001 à 20000 km Au-delà de 20000 km
3 CV et moins d x 0.456 (d x 0.273) + 915 d x 0.318
4 CV d x 0.523 (d x 0.294) + 1147 d x 0.352
5 CV d x 0.548 (d x 0.308) + 1200 d x 0.368
6 CV d x 0.574 (d x 0.323) + 1256 d x 0.386
7 CV et plus d x 0.601 (d x 0.34) + 1301 d x 0.405

d = distance parcourue à titre professionnel en 2020

Facturation des frais de déplacement, avec ou sans TVA ?

La TVA est appliquée sur les frais de déplacement pour toutes les entreprises qui y sont assujetties.

Les frais de déplacement sont assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent généralement sur la même facture. Vous refacturez donc vos frais de déplacement sur la base du montant hors taxe.

Les frais de déplacement sur lesquels vous ne pouvez pas récupérer de TVA (train, bus…) peuvent tout de même être refacturés à votre client et être assujettis à TVA en appliquant le taux habituel de la prestation.

Attention, vous ne pouvez pas comptabiliser de TVA pour les débours. Ces derniers représentent tous les frais avancés pour le compte du client. Si vous avez engagé des frais de déplacement au nom de votre client, ceux-ci ne seront donc pas soumis à TVA.

Le conseil de nos experts-comptables pour gérer vos frais de déplacement

Il est essentiel de trouver le juste milieu en termes de tarif concernant vos frais de déplacement. Des frais de déplacement trop élevés pourraient finir par agacer vos clients et ceci pourrait devenir le motif d’une renégociation de vos tarifs à la baisse.

Pour maîtriser ce poste de dépense, vous pouvez utiliser une application de gestion de notes de frais pour gagner du temps et avoir un suivi plus clair des frais engagés pour vos déplacements.

Article publié initialement le 10 juillet 2020

Olivia Boulay

Rédactrice-web spécialisée dans les sujets relatifs à la comptabilité et à la gestion d'entreprise pour les TPE

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