TVA, faut-il en appliquer sur les frais refacturés à vos clients ?

La TVA s’applique aussi sur les frais refacturés, à condition qu’il ne s’agisse pas de débours. Alors frais de déplacement, frais de restaurant… faut-il appliquer la TVA sur les frais refacturés ? Nos experts vous répondent.

TVA sur frais refacturés, les principes appliqués

Tous les frais refacturés à un client constituent des produits imposables à la TVA, hormis lorsqu’ils sont engagés au nom et pour le compte du client (débours).

A noter, sur la plupart des frais engagés pour les déplacements (billets de train, d’avion, frais d’hôtel ou de location d’un véhicule de tourisme), la TVA n’est pas récupérable.

Frais refacturés aux clients, la TVA est applicable

Tous les frais facturés à vos clients en plus de la tarification normale de vos services ou produits doivent être compris dans votre base d’imposition à la TVA. Cela signifie que c’est vous qui collectez la TVA sur les frais refacturés à vos clients.

Exemple : vous êtes consultant et facturez régulièrement vos frais de déplacement à vos clients. Vous ne récupérez pas la TVA sur vos billets train, ni sur vos notes d’hôtel.
Mais cela ne vous empêche pas de les refacturez à votre client. Par exemple, pour une mission, vous avez dépensé :

• 300 € d’hôtel
• 600 € de TGV

Vous facturez donc bien 900 € de frais HT à votre client.

Toutefois, cette facturation est bien assujettie à la TVA, donc vous appliquez le taux habituel de la prestation. Si vous êtes assujetti à la TVA à 20 %, vous appliquez ce taux, soit 180 € de TVA à ajouter sur votre facture.

Ce qui génère donc pour votre client 180 € de TVA déductible.

Frais comptabilisés en débours, pas de TVA appliquée

Contrairement aux frais, les débours ne font pas l’objet d’une comptabilisation de TVA par celui qui les facture.

Les débours sont des frais avancés au nom et pour le compte de vos clients et font l’objet d’une reddition de compte exacte. Ils sont donc remboursés au centime près par vos clients.

Exemple : une télésecrétaire indépendante avance des impressions de documents pour un client, elle fait faire une facture établie au nom de son client.

Par ailleurs, elle facture aussi des frais de déplacement sur un salon où elle a assuré une permanence pour ce même client. Mais elle a réglé son billet de train et ses frais de restauration en son propre nom.

• L’avance des impressions entrent dans le cadre des débours. La TVA n’est pas collectée par la télésecrétaire mais par son client final. La télésecrétaire refacture distinctement les frais en TTC.
• Les frais de déplacements et de restauration sur place sont indiqués séparément de la prestation sur la facture finale éditée par la télésecrétaire. Mais la TVA réglée sur ces frais est comptabilisé par la télésecrétaire. Elle refacture donc ces frais en HT, soumis à la TVA.

Gestion et refacturation de frais, les bonnes pratiques

L’exemple précédent le montre bien, la refacturation de frais peut être fastidieuse. Lorsque c’est possible, vous pouvez aussi négocier avec votre client pour qu’il prenne directement en charge vos frais.

Par exemple, pour un déplacement en avion ou TGV, c’est lui qui achète vos billets. Pour vous, pas d’avance de frais et pas de TVA à collecter…

Les frais refacturés sont un incontournable quand on travaille en freelance. Et comptabiliser ceux-ci, déterminer ce qui doit être pris en compte ou non pour le calcul de vos montants de TVA se révèle souvent assez fastidieux. Un comptable peut vous aider à y voir plus clair et vous seconder efficacement pour vous aider à la fois à :

1. optimiser votre gestion et donc vos résultats,
2. gagner du temps.

Voir aussi, les frais que votre société peut vous rembourser.