Conseils d’expert-comptable en ligne pour optimiser les notes de frais

Dans une entreprise, la gestion des notes de frais est souvent synonyme d’obligation chronophage et rébarbative. Toutefois, en suivant les conseils d’un expert-comptable en ligne, cette mission fondamentale peut être allégée.

Quelle que soit la taille d’une entreprise, les salariés et les collaborateurs peuvent être amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leur activité. Frais de déplacement, déjeuner clientèle, frais d’hébergement ou encore achats professionnels, ces dépenses usuelles nécessitent l’établissement de notes de frais. Et pour cause, ces dernières sont indispensables au remboursement des sommes avancées. Cependant, la perte de justificatifs de paiement ou de réservation, les dépenses aux motifs irrecevables ou encore les notes de frais mal remplies sont courantes et rendent les choses compliquées.

Découvrez comment optimiser les notes de frais de votre entreprise et pourquoi l’expert-comptable tient un rôle essentiel lorsqu’il s’agit d’optimisation comptable.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Avant d’énoncer les multiples conseils qui s’adressent aux dirigeants d’entreprises, il semble pertinent de définir le sujet : une note de frais est un document établi par un salarié. Celui-ci y recense l’ensemble des dépenses effectuées dans le cadre de son activité professionnelle.

De manière générale, les employés avancent les frais avant d’être remboursés par l’entreprise. Toutefois, plusieurs organisations, différents modes de paiements et de remboursements s’offrent aux salariés, aux collaborateurs et aux dirigeants d’entreprise. À noter qu’optimiser les notes de frais, allège la comptabilité des employeurs, mais profitent aussi aux salariés et aux personnes responsables du service financier.

Comment caractériser et contrôler les dépenses ?

Optimiser des notes de frais passe par une première étape : contrôler ces dernières en instaurant une politique de dépenses. Opter pour cette solution permet de définir les types de dépenses et les montants alloués à celles-ci.

Mettre en place une telle politique présente un réel avantage, car cette dernière encadre les coûts réels et met en lumière les erreurs et incidents qui pourraient être évités. En d’autres termes, le premier conseil se résume à prendre le temps d’analyser les dépenses courantes.

Après analyse globale de la situation, il convient d’agir. Pour ce faire, voici plusieurs suggestions :

• plafonner les dépenses par catégories (hébergement, déplacement, restauration, etc.) ;
• relever les renseignements qui doivent impérativement apparaître selon le type de note de frais.

Cette méthode permet de limiter les dépenses abusives. En effet, fixer un plafond contraint les salariés et les collaborateurs à respecter le budget alloué aux divers frais. Dans le cas où ce dernier serait dépassé, alors la différence entre le seuil fixé et le montant de la note ne serait pas remboursée.

Quelles sont les options de paiement intéressantes ?

Autre inconvénient lié aux notes de frais : les salariés peuvent rencontrer des difficultés lorsqu’il s’agit d’avancer les frais. Et pour cause, ces derniers font parfois face à des situations délicates, voire précaires. Selon la période du mois et le délai de remboursement, ce mode de fonctionnement a donc ses limites.

Les cartes prépayées sont un excellent moyen d’optimiser des notes de frais. Ainsi, les salariés ne déboursent aucun fond personnel, ils réalisent des dépenses professionnelles directement depuis le compte de l’entreprise. De surcroît, les cartes, créditées à l’avance, empêchent le déboursement de sommes excessives ou injustifiées. Autre avantage et pas des moindres, lorsque la situation l’exige, il demeure possible de modifier le plafond des cartes à distance, voire de les bloquer.

 Cette option est un réel gain de temps pour deux raisons :

• les salariés n’avancent aucuns frais ;
• les employeurs n’ont en conséquence aucun règlement à effectuer.

En outre, choisir une méthode de paiement adaptée facilite le quotidien des salariés, mais également celui des personnes en charge des formalités comptables.

Existe-t-il des modes de remboursement pertinents ?

Si le mode de paiement a son importance, c’est parce que ce dernier facilite une partie considérable de la gestion des notes de frais : les remboursements. Mettre en place une politique de remboursement est primordial, car celle-ci permet d’éviter bien des écueils.

Deux options adaptées et pertinentes s’offrent aux entreprises :

• le remboursement forfaitaire ;
• le remboursement des frais réels.

Le premier autorise les salariés à disposer d’une somme allouée aux dépenses professionnelles. Dans ce cas, réunir les pièces justificatives des décaissements n’est pas nécessaire. Cependant, la seconde option inclut l’avancement des frais et la transmission des pièces essentielles au remboursement intégral. Ce mode de fonctionnement est moins avantageux, car il suggère d’avancer les frais et de ne perdre aucun document. Toutefois, afin de simplifier ce type de transaction, il est conseillé d’opter pour un remboursement par le biais d’un virement SEPA.

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

Quatrième conseil essentiel à l’optimisation des notes de frais : la dématérialisation. Cette solution présente de multiples avantages :

• une facilité de transmission ;
• un traitement simplifié ;
• une traçabilité des pièces justificatives ;
• un risque de perte des justificatifs importants amoindri ;
• la lisibilité des documents.

La méthode de transmission proposée aux personnes assujetties aux remboursements est simplifiée. Pour ce faire, il suffit de prendre les justificatifs en photo, puis de les expédier au service concerné depuis une application ou une adresse mail prévue à cet effet. Ainsi, les justificatifs sont centralisés. Cette solution est appréciée de tous, car elle permet aux salariés, aux collaborateurs, ainsi qu’aux personnes chargées de collecter ces données, de gagner du temps.

Enfin, il est judicieux d’instaurer un délai limité pour transmettre les demandes de remboursement. Ainsi, le service financier et le comptable peuvent régulariser les paiements au fur et à mesure.

Existe-t-il un intérêt à suivre les dépenses en temps réel ?

Le traitement des notes de frais dans un ordre chronologique est la meilleure organisation possible en matière d’optimisation de gestion. La méthode énoncée précédemment permet de simplifier les remboursements, mais également d’obtenir une vision globale des dépenses au fur et à mesure que ces dernières sont réalisées.

Par ailleurs, il est conseillé de profiter de ce moment pour établir des rapports d’analyses. En effet, cette étude met en lumière les coûts qui pourraient être optimisés ou évités.

Pourquoi procéder à des contrôles ponctuels ?

Autre conseil qui tend à limiter les abus : réaliser des vérifications régulières. Pour ce faire, deux possibilités s’offrent aux personnes en charge de ces contrôles :

• l’échantillonnage par type de dépenses : montants injustifiés, frais inhabituels, justificatifs datés du week-end, etc. ;
• le contrôle aléatoire et annuel de chaque salarié.

Pour conclure, l’optimisation des notes de frais est l’élément clef d’une bonne gestion d’entreprise. Comme toute tâche propre à la gestion d’une entreprise, une comptabilité, bien réalisée, est synonyme de gain de temps. Dans ce cas, s’intéresser aux outils de gestion des notes de frais existants peut être opportun. Aujourd’hui, nombreux sont les outils performants, il convient donc d’étudier les différentes offres et d’opter pour celle qui s’adapte aux besoins de l’entreprise (praticité, transfert de documents, organisation, etc.). Enfin, le logiciel ou l’application choisie doit être conforme à la législation.

Malgré ces précieux conseils et outils disponibles, il demeure très utile de faire appel au savoir-faire d’un expert-comptable en ligne pour suivre les démarches comptables plurielles. Véritable interlocuteur privilégié, ce professionnel possède les connaissances nécessaires pour optimiser le temps et l’argent des entrepreneurs.

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