Notes de frais du dirigeant, comment bien les établir pour se faire rembourser rapidement ?

Le 11/12/2018 - Mise à jour le 21/12/2018
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Outils à la fois simple et complexe, la note de frais est un moyen pour vous, chef d’entreprise, de vous faire rembourser les frais que vous engagez personnellement pour votre société. Mais comment ça marche ? Sur quels éléments devez-vous vous concentrer lorsque vous établissez une note de frais ? Chez ECL Direct nous sommes toujours aux petits soins pour nos clients. A ce titre les chefs d’entreprise possèdent déjà un modèle établit par nos équipes pour faciliter la saisie des notes de frais. Mais attention, avoir un modèle n’exclue pas le fait que vous devez impérativement prendre en compte certains prérequis… Et ceci est valable que vous soyez client chez nous, ou pas !

 

Notes de frais, je mets tous mes achats d’un coup sur une ligne ou dois-je forcément tout détailler ?

Chaque achat doit faire l’objet d’une ligne précise sur vos notes de frais. Vous devez reporter et bien dissocier les montants Hors taxe, la TVA et le montant TTC.

Oui, la petite voix dans votre tête a raison, si vous faites 200 achats sur un mois, vous devez bien établir 200 lignes différentes.

Ce n’est pas à celui qui reçoit votre note de frais de disséquer, analyser et deviner vos achats. Ceci doit être le plus clair possible pour chaque personne amenée à s’intéresser à vos notes de frais. Que ce soit vous, votre comptable ou … un inspecteur.

 

Ok, maintenant que j’ai en tête d’établir tous mes achats, à quoi dois-je faire attention pour réaliser mes notes de frais ?

Chacune de vos dépenses doivent être datées, idéalement dans le mois d’établissement de la note de frais. Il faut bien garder à l’esprit que les charges sont déductibles de l’exercice au cours duquel elles se rattachent, ce qui veut dire que si toutefois vous omettez de mentionner des frais engagés sur votre exercice et que ces frais sont comptabilisés sur l’exercice suivant, ces frais seront alors non déductibles de votre résultat imposable.

Notes de frais

Je peux mettre ce que je veux dans ma note de frais ?

Dans vos notes de frais il ne doit y avoir que les dépenses que vous avez avancées à la société. Vous ne pouvez pas y indiquer une dépense qui vous serait attribuée à titre personnel.

Par exemple si un repas peut être mis en note de frais, l’achat du chargeur de votre portable personnel que vous avez perdu, mais que vous utilisez des fois pour appeler des clients ne rentre pas dans les frais que vous avancez à la société.

A ce propos, savez-vous quand un repas peut être déductible du bénéfice imposable ?

 

D’accord et pour ma superbe voiture que j’utilise pour aller voir mes clients ?

Vos notes de frais peuvent contenir des indemnités kilométriques lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

D’ailleurs nous avons un superbe article à ce propos: les indemnités kilométriques, comment ça marche ?

 

Une fois que j’ai bien mis mes un million de lignes sur ma note de frais, j’ai fini ?

Non, il y a une partie qui peut faire peur mais qui doit faire l’objet d’une vigilance absolue, ce sont les justificatifs. Chaque opération renseignée dans votre note de frais doit avoir un justificatif qui lui correspond. C’est LA condition pour que la charge soit acceptée.

En effet, tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie (article R 123-174 C.com et PCG Art 922-1)

Les notes de frais en font bien évidemment partie, et si un inspecteur souhaite regarder vos notes de frais de plus prêt, attention aux sanctions en cas de non respect de cette règle… petit indice, ça fait très mal.

 

Et voila ! Vous êtes arrivé à bout de votre note de frais !

Une fois celle-ci établie avec précision et accompagnée des justificatifs, vous pouvez transmettre ce document à votre comptable. Celui-ci va la comptabiliser et vous pourrez alors vous verser l’indemnité correspondante.

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Pierre Guy

Pierre Guy,

Collaborateur et rédacteur comptable et fiscal, spécialisé dans les sujets relatifs aux TPE et PME.

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