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Embauche d'un salarié : quelles sont les démarches et formalités obligatoires ?

Le 23/10/2012 - Mise à jour le 01/12/2017
(9 notes)
4 mn de lecture

Vous embauchez un salarié et vous avez trouvé la perle rare, quelles sont à présent les démarches et formalités à accomplir pour intégrer le salarié dans votre entreprise ?

1. Établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Si l’employeur n’use pas d’un dispositif simplifié (ex. : TESE, CESU), une DPAE doit obligatoirement être établie pour l’embauche de tout salarié, quelque soit la nature et la durée du contrat de travail.

Cette déclaration doit être remise à l’Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l’établissement et ou travaillera le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.

Le format papier peut être utilisé (à l’aide d’un formulaire officiel), mais la transmission électronique est privilégiée voire obligatoire pour les entreprises procédant à un grand nombre de déclarations. Un des moyens de déclaration est la saisie en ligne sur le site www.due.fr pour les employeurs relevant du régime général de sécurité sociale.

Les données à transmettre concernent l’entreprise, le salarié et l’embauche en elle-même.

Cette déclaration unique permet l’accomplissement de plusieurs formalités :

  • S’il s’agit d’une première embauche : immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale, au régime d’assurance chômage et à un service de santé au travail.
  • Si le salarié n’est pas encore immatriculé : immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie.
  • Demande d’examen médical d’embauche.
  • Affiliation aux institutions de retraite complémentaire et à certaines institutions de prévoyance pour le régime social agricole.

Attention : le défaut de remise de la DPAE expose l’employeur à une pénalité égale. En cas d’omission volontaire, l’employeur peut être poursuivi pour travail dissimulé.

2. Rédiger et signer un contrat de travail

La rédaction du contrat de travail est un point de passage obligé dans les démarches à accomplir :

Même si le droit français n’impose pas d’écrit pour un contrat de travail à durée indéterminée à temps complet, une directive européenne recommande un écrit contenant un certain nombre d’informations relatives à l’embauche. En outre, certaines conventions collectives prévoient la rédaction du contrat de travail.

Qui plus est, la rédaction du contrat de travail est imposée pour certains cas particuliers : contrat de travail à temps partiel, à durée déterminée et contrat en alternance notamment.

Le contrat de travail doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires auxquelles l’employeur pourra utilement ajouter des clauses particulières : clause d’objectif, de non-concurrence, de dédit-formation, de mobilité…

Attention cependant, les clauses du contrat de travail ne doivent porter atteinte ni aux droits et aux libertés fondamentales du salarié, ni au respect de sa vie privée. Elles ne sauraient déroger au principe d’égalité femmes-hommes et ne doivent pas contrevenir dans un sens défavorable au salarié, à des dispositions d’ordre légal, réglementaire ou conventionnel.

3. Organiser la visite médicale d’embauche

Autre démarche obligatoire : la Visite d’Information et de Prévention (VIP), remplace la visite d’embauche depuis le 1er janvier 2017. Ce rendez-vous avec un professionnel de santé doit permettre de connaître l’état de santé du salarié, de l’informer et de le sensibiliser aux risques liés à son poste de travail.

Cette VIP doit être effectuée au plus tard dans les 3 mois après l’embauche effective et doit être renouvelée tous les 5 ans. Le salarié est libre de demander un rendez-vous à tout moment.
L’employeur est toutefois dispensé de cette démarche si les trois conditions suivantes sont réunies :

  • Le salarié est appelé à occuper un emploi présentant les mêmes risques d’exposition que celui qu’il a quitté.
  • Le professionnel de santé dispose de sa fiche d’aptitude.
  • Aucune mesure d’aménagement ou de transformation du poste de travail, ni aucune inaptitude n’a été constatée au cours des 5 dernières années, (ou des 3 dernières années pour les salariés handicapés, invalides ou travailleurs de nuit.)

Attention : les postes à risques (exposition à l’amiante, au plomb, aux agents cancérigènes….) et les mineurs bénéficient toujours d’un suivi médical renforcé et doivent faire l’objet d’un examen médical d’aptitude à l’embauche auprès d’un médecin du travail avant l’embauche. Cette visite donne lieu à une aptitude au poste de travail qui doit être renouvelée tous les 4 ans avec une visite intermédiaire avec un professionnel de santé tous les 2 ans.

4. Les autres démarches à effectuer dans certains cas

  • Affiliation du salarié au régime de prévoyance mis en place dans l’entreprise : l’employeur doit contacter sa caisse de prévoyance pour connaître les démarches à effectuer lors de l’embauche : bulletin d’affiliation, questionnaire médical dans certains cas.
  • Livret d’épargne salariale : si l’entreprise a mis en place un dispositif d’épargne salariale (intéressement, participation, PEE, PERCO), elle doit remettre au salarié, lors de l’embauche, un livret d’épargne salariale présentant ces dispositifs.
  • BIAF : Les entreprises soumises à l’ANI du 5 décembre 2003 (employeurs de l’artisanat, du commerce et de l’industrie) doive remettre lors de l’embauche d’un salarié en contrat à durée déterminé un bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF). Ce document a pour objet d’informer le salarié de ses droits au congé formation.

L’embauche d’un salarié s’accompagne donc d’un certain nombre de démarches obligatoires. Attention : il existe des démarches supplémentaires propres à certaines catégories de salariés : jeunes de moins de 18 ans, travailleurs étrangers, travailleurs handicapés. N’hésitez pas à nous contacter pour tous ces cas particuliers !

 

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Bénédicte Elias, Collaborateur

Bénédicte Elias, accompagne les entrepreneurs dans la gestion de leur ressources humaines : établissement des bulletins de paie et déclarations sociales, formalités d'embauche et de départ etc.

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