Les indemnités kilométriques permettent à un dirigeant, ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle. Les éléments clés pour les comprendre, les calculer…

indemnités kilométriques fonctionnement

Qui peut percevoir des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques peuvent être perçues soit par le dirigeant, soit par un salarié.

Elles ne peuvent pas être versées à un associé qui n’aurait aucune fonction officielle dans l’entreprise.

Dans quel cas peut-on bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour en bénéficier d’indemnités kilométriques plusieurs conditions doivent être remplies :

  • Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
  • Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement).
  • Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel.

Les indemnités kilométriques peuvent-elle couvrir les déplacements domicile-travail ?

Les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser.

Il tient compte du nombre de chevaux du véhicule et de la distance parcourue durant l’année civile. Voici à titre d’exemple le dernier barème publié pour les indemnités kilométriques (base 2014)

 Nbre de chvx

fiscaux

moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km 

 3 CV

 d x 0,408 (d x 0,244) + 820 d x 0,285

 4 CV

 d x 0,491
 (d x 0,276) + 1 077
 d x 0,330

 5 CV

 d x 0,540 (d x 0,303) + 1 182
 d x 0,362

 6 CV

 d x 0,565 (d x 0,318) + 1 238
 d x 0,380

 7 CV

 d x 0,592 (d x 0,335) + 1 282
 d x 0,399

"d" représente ici la distance parcourue en kilomètres.

 

Quelles sont les dépenses couvertes par les indémnités kilométriques ?

  • le coût d’achat du véhicule et de ses équipements,
  • les frais de carburant (essence, gazoil, etc.),
  • la prime d’assurance annuelle, les frais d’entretiens (réparation, pneus, échappement, révision, etc.).

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Quelles dépenses ne sont pas couvertes par les indemnités kilométriques ?

  • les frais de stationnement (parking, parcmètre),
  • les frais de péage.

Ces dépenses peuvent être payées ou remboursées par la société en plus des indemnités kilométriques.

Quels sont les avantages des indemnités kilométriques ?

Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. En effet, il n’a pas à apparaître sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire.

Elles permettent à la société de ne pas avoir à payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) dont le montant peut dépasser 4 000 € par an.

Quels sont les inconvénients des indemnités kilométriques ?

Pour le salarié, le principal inconvénient réside dans l'utilisation même de son propre véhicule. En effet, de possibles frais seront facturés à sa charge suite à une utilisation importante pour les besoins professionnels. Or, le montant des indemnités kilométriques ne suffit pas lorsqu'il faut régler certaines réparations onéreuses.

Pour le dirigeant l’utilisation des indemnités kilométriques a plusieurs impacts :

  • Le véhicule n’étant pas immatriculé au nom de la société, tous les frais engagés sur le véhicule (assurance, essence, réparations et entretiens du véhicule) ne peuvent pas être pris en charge par la société.
  • Le véhicule ne pourra pas être amorti.

Y-a-t-il d’autres choix possibles ?

En ce qui concerne le salarié, la seule possibilité qui lui est offerte est l’utilisation du véhicule de la société dans laquelle il est employé. Ce choix n’est pas de son ressort et dans ce cas le salarié ne touchera plus d’indemnités kilométriques.

Le dirigeant quant à lui peut opter pour l’acquisition d’un véhicule de société via son entreprise. Par conséquent le véhicule utilisé ne sera plus immatriculé en son nom mais à celui de sa société. Le coût d’acquisition sera payé par la société. Elle pourra l’étaler sur plusieurs années.

Les frais d’assurance, de carburant, de réparations et d’entretiens du véhicule seront une charge pour la société et non plus une charge du dirigeant.

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