31 octobre, faites le point des congés de fractionnement

Lorsqu’un salarié prend ses congés en plusieurs fois, dont une partie après le 31 octobre, il a droit à des jours de congés supplémentaires. Ce sont les jours de fractionnement dont le décompte doit être réalisé au 31 octobre de chaque année. Comment s’effectue ce calcul ? Quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ?

Les jours de fractionnement, une obligation si les congés sont pris en plusieurs fois

Le droit du travail prévoit pour les salariés une période légale de prise des congés payés, du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Période au cours de laquelle, le salarié doit respecter certaines règles pour poser ses congés :

• Au maximum, il peut prendre jusqu’à 24 jours ouvrables de congés d’affilée, c’est le congé dit « principal ». En principe, la 5e semaine de congés payés ne peut donc pas être accolée au congé principal.
• Au minimum, il doit poser un congé de 12 jours ouvrables.

Lorsqu’il ne prend que 12 jours ouvrables, seuls les 12 jours restants du congé principal peuvent être fractionnés et pris en dehors de la période légale, c’est-à-dire à compter du 1er novembre.

Lorsque le congé principal est fractionné, au choix du salarié ou suite à une obligation de l’employeur, le salarié bénéficie de congés payés supplémentaires, ce sont les jours de fractionnement. Ceux-ci sont calculés au 31 octobre de chaque année, en fonction du solde de congés payés de chaque salarié.

Calcul des jours de fractionnement

Au 31 octobre, vous devez faire le compte des jours de congés pris par vos salariés et déterminer le nombre de jour de congés de fractionnement qui seront attribués en fonction du solde de congés de chacun.

Les jours de fractionnement sont calculés comme suit :

Jours de fractionnement, vos obligations en tant qu’employeur

Lorsque le fractionnement du congé principal du salarié (24 jours ouvrables max) est à l’initiative de l’employeur, les jours de fractionnement sont obligatoires.

Lorsque le fractionnement est dû à une demande du salarié, l’attribution de jours de fractionnement n’est pas systématique. En effet, en tant qu’employeur vous avez tout liberté pour :

• Refuser une demande de fractionnement des congés payés.
• D’accepter sans conditions le fractionnement et dans ce cas, des jours de fractionnement seront attribués en fonction du solde du congé principal au 31octobre.
• D’accepter le fractionnement sous réserve que votre salarié renonce à ses jours de fractionnement. Vous devez dans ce cas faire signer un document stipulant précisément le renoncement aux jours de fractionnement.

Faut-il oui ou non accepter le fractionnement des congés payés des salariés ?

Dans les faits, rares sont les salariés concernés par le fractionnement des congés en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre. A moins bien sûr de conserver ses 4 semaines de congés pour partir sous les tropiques en plein décembre.

C’est le planning d’activité de votre société qui doit vous inciter à accepter, ou non, une demande de fractionnement des congés. Si vous pensez avoir un pic d’activité en fin d’année. Il serait dommage de devoir recruter un intérimaire à cette période parce que le salarié principalement concerné est en congé tout le mois de novembre…

Le conseil de nos experts comptables pour calculer les jours de fractionnement

En tant qu’employeur vous devez contrôler effectivement la prise de congés de vos collaborateurs salariés et faire le compte des jours de fractionnement au 31 octobre de chaque année. Lorsque vos salariés posent un jour par-ci, par-là, le suivi n’est pas évident.

Vous vous devez pourtant d’être vigilant. C’est à vous qu’il incombe de faire respecter la réglementation en matière de congés payés. Le bon réflexe, consultez le service social de votre expert comptable en cas de doute dans la gestion des congés payés.

Mettez également en place des procédures collectives qui permettent de sécuriser la gestion des congés : planning des congés, formulaire de demande de congés, rappel, etc. Plus de détail dans notre article : Congés payés, vos obligations en tant qu’employeur.