Gérant, quels frais peuvent vous être remboursés ?

Le 14/08/2014 - Mise à jour le 23/02/2017
(57 notes)

Gérant, quels frais se faire rembourser ? Déplacements, déjeuners ou cadeaux d’affaires… le gérant doit bien souvent avancer de nombreux frais. Ce n’est pas parce que c’est votre entreprise, que vous n’avez pas le droit de vous les faire rembourser. Détail des frais concernés et des conditions à respecter pour être en règle.

Quels sont les frais professionnels remboursables par votre société ?

Les dépenses de restauration et de réception

Le remboursement des dépenses alimentaires des gérants varie selon les situations :

  • Les repas d’affaires :

Ils sont entièrement remboursables. Notez qu’au-delà de 6 100 € par an (montant comprenant les frais d’invitations à des spectacles), ces dépenses doivent être portées sur le “Relevé des frais généraux” à communiquer en même temps que la déclaration annuelle des résultats.

  • Les frais de repas personnels des gérants :

Selon le régime d’imposition, les frais seront plus ou moins remboursables.

Dans les sociétés assujetties à l’IS (SARL, EURL), les frais de repas personnels pris sur le lieu de travail ou à proximité ne peuvent pas être pris en charge par la société.

Dans les EURL à l’IR, ces frais sont remboursés si la distance domicile-travail est trop importante pour permettre au gérant de rentrer déjeuner chez lui compte tenu des heures d’ouverture de la société. Voir pour plus de précisions, notre article dédié à la déduction des frais de repas.

Les cadeaux offerts par les gérants aux clients et autres partenaires

Fleurs, bouteille de vin, cadeaux de naissance ou de mariage…

Les présents offerts à des clients, prospects ou apporteurs d’affaires sont remboursables s’ils sont faits dans l’intérêt de l’entreprise.

Bon à savoir, la TVA n’est pas récupérable sur les biens cédés sans contrepartie financière. Exception faite des cadeaux d’affaires si leur valeur unitaire (frais de port et d’emballage compris) ne dépasse pas 65 € TTC par bénéficiaire sur l’année.

Les frais de déplacements du gérant

Indemnités kilométriques, péages, stationnement, notes d’hôtels, billets de train ou d’avion, restaurants…

La totalité de ces frais peuvent être pris en charge. En revanche, les trajets domicile-travail ne sont pas concernés.

Conditions de remboursement des frais professionnels du gérant

Les frais professionnels engagés au titre de l’activité doivent être dûment justifiés, cohérents avec la nature de l’activité et engagés dans l’intérêt de la société.

En cas de contrôle, les remboursements non justifiés, ou de manière imprécise seront requalifiés en rémunération et seront alors imposables.

A titre d’exemple : pour un repas d’affaires, la facture du restaurateur (pas de tickets de caisse) doit mentionner les noms des convives que vous avez invités. Pour vos indemnités kilométriques tenez à jour un relevé mensuel précis (date, motif, destination et distance parcourue).

Vos frais professionnels de gérants ne seront pas imposables s’ils sont remboursés à « l’euro » (aux frais réels). Si des remboursements de frais versés au gérant sont calculés sur une base forfaitaire, ils seront assimilés à de la rémunération et donc imposables.

Le conseil de nos experts comptables pour bien gérer les remboursements de frais du gérant

En plus d’être remboursés par la société, ces frais sont fiscalement déductibles. Il est donc essentiel de récupérer systématiquement les pièces justificatives associées à chacun des frais engagés pour le compte de votre société.

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Marie-Laure Bouchet,

Rédactrice économique, comptable et juridique, spécialiste dans l’accompagnement des petites entreprises.

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