Prendre un stagiaire en entreprise : qui ? combien ? comment ?

Le 22/07/2013 - Mise à jour le 07/03/2016
(42 notes)

Pendre un stagiaire dans son entreprise, c’est souvent une bonne solution pour tester un collaborateur, le former et lui permettre de faire des travaux que vous n’avez pas toujours le temps de faire. Comment faire concrètement ? Voici les réponses aux 7 questions que vous devez vous poser avant de recruter un stagiaire dans votre entreprise.

Un stagiaire est-il obligatoirement étudiant ?

Depuis le 1er septembre 2010, les stages étudiants en entreprises doivent obligatoirement être intégrés dans un cursus pédagogique.

Le stagiaire doit donc obligatoirement être étudiant (collégien, lycéen ou inscrit dans un cursus universitaire).

Les entreprises ne peuvent donc plus accueillir des étudiants dans le cadre de stages d’entreprise conclus, notamment, à l’issue de la formation et donc après que le jeune ait achevé son cursus.

Un stagiaire : pour quoi faire ?

Toutes les entreprises peuvent embaucher des stagiaires sauf dans les cas suivants :

  • Remplacer un salarié licencié ou simplement absent
  • Occuper un emploi permanent
  • Faire face à un accroissement temporaire d’activité
  • Occuper un emploi saisonnier

Peut-on recruter un stagiaire juste après l’embauche d’un 1er stagiaire ?

Oui, vous pouvez bien entendu prendre plusieurs stagiaires au même moment dans votre entreprise (sans abuser car cela pourrait vous poser des problèmes en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’urssaf).

Toutefois, si vous prenez un stagiaire dans l’entreprise pour occuper le poste qu’un précédent stagiaire occupait jusqu’à présent, vous devez respecter un délai de carence.

Vous devez attendre 2 mois après le départ du 1er stagiaire pour prendre un second stagiaire au même poste dans l’entreprise. Sauf dans le cas où c’est le stagiaire lui-même qui a mis fin au stage avant le terme conclu dans la convention.

Un stagiaire : quelle rémunération minimum ?

Quand la durée du stage ne dépasse pas deux mois consécutifs, le versement d’une indemnité de stage n’est pas obligatoire.

Au-delà de deux mois de stage, en l’absence de convention de branche, la rémunération obligatoire versée au stagiaire ne peut pas être inférieure à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (24 € en 2016), soit une gratification minimale obligatoire de 3,60 €/heure.

En 2016, l’indemnité de stage minimale est de 504 € par mois pour un temps complet à 35 heures.

Rémunération de stage, quel coût pour l’entreprise ?

Rémunérer un stagiaire ne coûte pas cher, puisque lorsque l’indemnité de stage ne dépasse pas le montant minimal (504 €/mois à temps complet et à 35H en 2016), vous êtes exonéré de cotisations sociales.

Si l’indemnité de stage dépasse le montant minimal, vous devez payer des cotisations sociales sur la fraction de l’indemnité de stage excédentaire.

Exemple, si vous versez une gratification de stage de 600 €/mois. Les 96 € excédentaires (600 – 504) seront soumis à cotisations sociales. Comptez 40 % de charges sociales, soit 38,40 € en plus.

En plus du coût financier direct du stagiaire, vous devez également tenir compte du temps et des coûts indirects nécessaires à l’encadrement et la formation du stagiaire. Ces coûts cachés sont souvent plus importants que les coûts directs.

Quelle formalités d’embauche pour un stagiaire ?

L’embauche d’un stagiaire n’est possible que si une convention de stage tripartite (étudiant, école, entreprise) est conclue. Elle doit également être signée par le représentant légal du stagiaire quand celui-ci est encore mineur.

Elle comporte obligatoirement un certain nombre de points dont les principaux sont :

  • La définition des activités confiées au stagiaire, qui dépendent des objectifs de la formation
  • Les dates de début et de fin du stage
  • La durée hebdomadaire maximale de présence dans l’entreprise, voire sa présence en entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié
  • Le montant de la gratification versée au stagiaire ainsi que les modalités de son versement
  • La liste des avantages offerts au stagiaire par l’entreprise, notamment en matière de restauration, remboursement de frais ou hébergement
  • Le régime de couverture sociale du stagiaire
  • Les modalités de résiliation ou de suspension du stage

Faut-il faire une DUE lors de l’embauche d’un stagiaire ?

Il n’y a pas de déclaration unique d’embauche à faire pour les stagiaires, puisqu’ils ne sont pas considérés comme des salariés.

Le conseil de nos experts comptables si vous comptez prendre un stagiaire

Prendre un stagiaire engage l’entreprise en termes d’encadrement et de formation. Si vous ne l’encadrez pas, le travail du stagiaire peut être très peu productif voir contreproductif.

Avant de rechercher un stagiaire, commencez par analyser précisément quelles sont les tâches que vous allez lui confier, qui va l’accueillir, le former, l’encadrer et le contrôler.

Comptez un minimum de 2 heures par jour, pendant les 5 premiers jours.
 

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Xavier de Labarriere, expert-comptable, commissaire aux comptes, co-fondateur Ecl Direct, specialiste de l'accompagnement des entreprises de service et entreprises innovantes

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