Combien coûte un stagiaire à une entreprise ?

Pendre un stagiaire dans son entreprise, c’est souvent une bonne solution pour tester un collaborateur, le former et lui permettre de faire des travaux que vous n’avez pas toujours le temps de faire. Comment faire concrètement ? Voici les réponses aux 7 questions que vous devez vous poser avant de recruter un stagiaire dans votre entreprise.

Un stagiaire est-il obligatoirement étudiant ?

Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 10 juillet 2014 relative à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires, renforcée par les dispositions actuelles du Code de l’éducation, les stages étudiants en entreprises doivent obligatoirement être intégrés dans un cursus pédagogique.

Si vous prenez quelqu’un en stage, il doit donc obligatoirement être étudiant (inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire) et le stage doit faire partie intégrante de sa formation avec un volume pédagogique d’enseignement de 200 heures minimum par année d’enseignement.

Les entreprises ne peuvent donc plus accueillir des étudiants dans le cadre de stages d’entreprise conclus en dehors d’un parcours de formation officiel. Le stage doit obligatoirement faire l’objet d’une convention tripartite signée entre l’étudiant, l’établissement d’enseignement et l’organisme d’accueil, conformément aux articles L124-1 et suivants du Code de l’éducation.

Un stagiaire : pour quoi faire ?

Toutes les entreprises peuvent embaucher des stagiaires sauf dans les cas suivants :

• Remplacer un salarié licencié ou simplement absent
• Occuper un emploi permanent
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Occuper un emploi saisonnier

En effet, l’étudiant pris en stage n’a pas le statut de salarié puisqu’il n’est pas lié à un contrat de travail.

Peut-on recruter un stagiaire juste après l’embauche d’un 1er stagiaire ?

Oui, vous pouvez bien entendu prendre plusieurs stagiaires au même moment dans votre entreprise (sans abuser car cela pourrait vous poser des problèmes en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf).

Toutefois, si vous prenez un stagiaire dans l’entreprise pour occuper le poste qu’un précédent occupait jusqu’à présent, vous devez respecter un délai de carence.

Vous devez attendre 2 mois après le départ du 1er stagiaire pour en prendre un second au même poste dans l’entreprise. Sauf dans le cas où c’est le stagiaire lui-même qui a mis fin au stage avant le terme conclu dans la convention.

Quelle est la rémunération minimum d’un stagiaire ?

Quand la durée du stage ne dépasse pas deux mois consécutifs, le versement d’une indemnité de stage n’est pas obligatoire.

Au-delà de deux mois de stage, en l’absence de convention de branche, la rémunération obligatoire versée au stagiaire ne peut pas être inférieure à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (30 € en 2026), soit une gratification minimale obligatoire de 4,50 €/heure.

En 2026, l’indemnité de stage minimale est notamment de 630€ par mois (si on calcule en fonction du nombre d’heures réellement travaillées) pour un temps complet à 35 heures.

Combien coute un stagiaire à une entreprise ? Détail du coût pour l’entreprise

Rémunérer un stagiaire ne coûte pas cher, puisque lorsque l’indemnité de stage ne dépasse pas le montant minimum, c’est-à-dire 630 € par mois pour un temps complet (35 heures de stage) en 2026, vous êtes exonéré de cotisations sociales.

Cette exonération de cotisations sociales s’applique dans la limite de 4,50 € par heure de stage effectuée, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (30 € en 2026). Toutes les cotisations et contributions sociales sont concernées par cette exonération, à l’exception de la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles (AT-MP).

Si l’indemnité de stage dépasse le montant minimal, vous devez payer des cotisations sociales sur la fraction de l’indemnité de stage excédentaire. Les cotisations dues sur l’excédent concernent la Sécurité sociale, la CSG/CRDS, la contribution solidarité autonomie et le FNAL. En revanche, les cotisations de retraite complémentaire, d’assurance chômage et la contribution patronale au dialogue social ne sont jamais dues, même en cas de dépassement.

En plus du coût financier direct du stagiaire, vous devez également tenir compte du temps et des coûts indirects nécessaires à l’encadrement et à la formation. Ces coûts cachés sont souvent plus importants que les coûts directs, notamment en termes de temps de rémunération de l’employeur chargé de superviser le stagiaire.

Quelles sont les formalités d’embauche ? Zoom sur la convention de stage

L’embauche d’un stagiaire n’est possible que si une convention de stage tripartite (étudiant, école, entreprise) est conclue. Elle doit également être signée par le représentant légal du stagiaire quand celui-ci est encore mineur.

Elle comporte obligatoirement un certain nombre de points dont les principaux sont :

• la définition des activités confiées au stagiaire, qui dépendent des objectifs de la formation,
• les dates de début et de fin du stage,
• la durée hebdomadaire maximale de présence dans l’entreprise, voire sa présence en entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié,
• le montant de la gratification versée au stagiaire ainsi que les modalités de son versement,
• la liste des avantages offerts au stagiaire par l’entreprise, notamment en matière de restauration, remboursement de frais de transports ou d’hébergement,
• le régime de couverture sociale du stagiaire,
• les modalités de résiliation ou de suspension du stage.

Faut-il faire une déclaration unique (DUE) lors de l’embauche d’un stagiaire ?

Il n’y a pas de déclaration unique d’embauche (DUE) à faire puisque les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés. En effet, contrairement à un recrutement classique, l’employeur n’a pas l’obligation d’effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf.

Cependant, l’organisme d’accueil doit respecter certaines formalités administratives obligatoires :

• Mentionner le stagiaire dans le registre unique du personnel : les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement d’enseignement doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre, selon leur ordre d’arrivée
• Tenir à jour la liste des conventions de stage conclues par l’entreprise
• Respecter les règles de déclaration en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle du stagiaire

Cette simplification administrative fait partie des avantages de l’accueil d’un stagiaire dans l’entreprise par rapport à l’embauche d’un salarié classique, tout en maintenant un cadre légal protecteur pour l’étudiant.

Le conseil de nos experts-comptables si vous comptez prendre un stagiaire

Prendre un stagiaire engage l’entreprise en termes d’encadrement et de formation. Comptez un minimum de 2 heures par jour, pendant les 5 premiers jours. Si vous ne l’encadrez pas, le travail du stagiaire peut être très peu productif voir contreproductif.

Avant de rechercher un stagiaire, commencez par analyser précisément quelles sont les tâches que vous allez lui confier, qui va l’accueillir, le former, l’encadrer et le contrôler. Si vous n’avez pas de temps à consacrer à sa formation, peut-être faut-il envisager un recrutement, si l’activité le permet. Voir sur ce point, les aides à l’embauche à disposition des TPE.