Le nouveau bulletin de paie électronique : avantages et inconvénients

Par Le 13/06/2016 - Mise à jour le 21/02/2017
(2 notes)

Pas tout à fait nouveau, le bulletin de paie électronique s’inscrit dans la vague des mesures de simplification proposée pour 2017. Celui-ci était jusqu’à présent soumis à l’accord du salarié. Le projet de loi travail prévoit la suppression de cet accord préalable et pourrait ainsi généraliser la dématérialisation complète de la paie à partir de 2017. A la clé pour votre entreprise, des économies réelles, à condition de trouver le bon process RH. Etat des lieux.

Le bulletin de paie électronique, c’est pour quand ?

En fait, le bulletin de paie électronique est autorisé depuis la loi du 12 mai 2009. Mais jusqu’au 31/12/2016, l’accord du salarié était obligatoire pour mettre en place la télétransmission du bulletin de paie. C’est toujours en partie le cas, puisque la loi travail prévoit que si le bulletin de paie électronique devient la norme au 1er janvier 2017, le salarié a toujours le droit de s’y opposer.

Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur doit informer le nouveau salarié, au moment de l’embauche ou au moins un mois avant le 1er bulletin de paie de son droit d’opposition à la dématérialisation du bulletin de paie.

Etant donné les économies de gestion que le bulletin de paie électronique offre aux entreprises, celui-ci devrait dorénavant se généraliser. D’autant qu’il offre de sérieux avantages à vos collaborateurs.

Bulletin de paie électronique, des avantages partagés pour les salariés et l’employeur

Les avantages de la fiche de paie électronique sont partagés quasi-équitablement entre collaborateurs et employeurs :

Pour les collaborateurs
Pour l’employeur
  • Protection accrue contre les pertes ou destructions, par exemple dans les cas de déménagements ou de dégâts au domicile.
  • Accessibilité aux bulletins à distance facilitant toutes les démarches courantes (exemple, dossier de location immobilière, déclaration des revenus, etc.).
  • Réduction des frais d’impression, de mise sous pli et affranchissement. Le coût global d’un bulletin électronique est estimé à 0,50 € VS 1,5 € lorsqu’il est envoyée par courrier.
  • Optimisation des processus RH : gestion totalement informatisée des bulletins facilitant l’accès à l’information et la production de duplicatas.
  • Image innovante et attractive.

Inconvénients du bulletin de paie électronique, une mise en place parfois complexe

En effet, le nouveau bulletin de paie électronique n’est pas qu’un PDF envoyé par mail. La loi précise qu’il doit être transmis et conservé « dans les conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».

En clair, la fiche de paie électronique doit être déposée dans un espace sécurisé et confidentiel, propre à chaque salarié. Ce qui impose aux entreprises de trouver une solution satisfaisante de stockage des bulletins de paies électroniques. Des coffres forts numériques sont déjà disponibles, notamment proposés par les banques ou la poste. Mais ceux-ci ne permettent pas un dépôt par l’entreprise.

Plus adaptées, les solutions de création d’espaces sécurisés proposées par les éditeurs de logiciels de paie respectent la norme NF Z42-013 (signature électronique, horodatage…), régissant l’archivage électronique.

Un hébergement des bulletins de paie par les services du compte personnel d’activité est également prévu dans le cadre de la loi travail. Au cours de l’année 2017, les différents opérateurs d’hébergement des bulletins de paie électroniques devraient ainsi être raccordés à l’espace dédié sur le site du compte personnel d’activité.

Le conseil de nos experts comptables pour la mise en place du bulletin de paie électronique

A l’heure de la dématérialisation des formalités, la mise en place du bulletin de paie électronique est un changement inéluctable.

Dans les TPE, il faut relativiser l’économie offerte par le bulletin électronique. En effet, si vous comptez 3 salariés, sur un an, le bulletin électronique vous ferait économiser 36 € (pour 12 bulletins par an et par salarié à 1,5 € en version papier et 0,5 € en version électronique).

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Marie-Laure Bouchet,

Journaliste spécialisée entreprise, Marie-Laure s'intéresse plus particulièrement à l'actualité des TPE et se consacre à la presse Internet (SEO, utilisation des réseaux sociaux).

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