Vous hésitez entre recourir à un expert-comptable ou continuer à remplir vous même vos obligations administratives et légales ? Nous vous aidons à y voir plus clair en revenant notamment sur les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la comptabilité pour un entrepreneur ou un créateur d’entreprise.
L’essentiel de l’article :
- En confiant vos tâches de comptabilité à un professionnel, les principaux avantages sont le gain de temps et le sentiment de sérénité. En plus de bénéficier d’un regard neuf sur votre entreprise, vous profitez de conseils pour optimiser votre revenu et les finances de votre entreprise.
- En tant qu’entrepreneur, il vous faudra accepter de laisser entrer un nouveau partenaire dans les coulisses de votre activité et dédier un budget à ce nouveau prestataire de service.
Que signifie l’externalisation en comptabilité ?
L’externalisation comptable consiste à confier totalement ou en partie sa gestion comptable à un expert-comptable ou à un cabinet spécialisé. Comme pour de nombreuses prestations de services, cela permet au client de se décharger d’une tâche, qu’il ne peut réaliser faute de temps ou de compétence.
Que la comptabilité soit de trésorerie ou d’engagement, cela peut permettre de déléguer ses opérations comptables, l’établissement de ses comptes annuels ou ses déclarations fiscales.
Chez Amarris, il n’y a pas d’externalisation comptable sans conseil à la clé ! Y compris et surtout d’abord et avant tout pour vous aider à choisir la solution comptable vraiment adaptée à vos besoins. Parlons-en !
Quels sont les avantages de l’externalisation de la fonction comptable ?
Avantage n°1 : Confier l’ensemble de sa comptabilité à un professionnel
Grâce à votre expérience, vous avez acquis des notions en gestion et en comptabilité, mais ce n’est peut être pas votre formation de base. Quoi de plus rassurant que de déléguer des missions si importantes pour la croissance de votre entreprise à un expert diplômé qui détient toutes les compétences nécessaires pour une tenue comptable rigoureuse ? Il sécurisera l’ensemble de votre gestion comptable, s’assurera que les comptes sont à jour et limitera les risques d’erreurs ayant des conséquences souvent très coûteuses.
Si des erreurs ont déjà été commises par le passé, il est ainsi recommandé de s’associer à un professionnel aguerri aux exigences de l’administration.
Avantage n°2 : Gagner du temps au quotidien en sous-traitant sa compta
Etre en veille sur les dernières obligations administratives liées à son statut juridique (en constante évolution), savoir comment remplir ses liasses et déclarations fiscales, gérer la TVA, établir un budget prévisionnel… Lorsqu’on n’est pas expert, ces tâches prennent beaucoup de temps. Chaque nouvelle situation rencontrée ou chaque nouvelle étape franchie par l’entreprise charrie son nouveau lot de questionnements, de doutes, voire d’inquiétudes. En travaillant avec un expert-comptable, vous gagnez en sérénité en vous libérant de l’opérationnel pour préciser votre cap et prendre les bonnes décisions stratégiques. Une décision qui à long terme pourrait vous faire prendre une véritable longueur d’avance sur vos concurrents.
Avantage n°3 : Se concentrer sur son activité et son offre
Nous le savons bien, en tant qu’entrepreneur, vous devez être sur tous les fronts. Pourtant, votre valeur ajoutée réside bel et bien dans votre expertise métier et la construction du produit ou service que vous commercialisez. En déléguant vos missions de gestion, vous êtes 100 % focus sur votre offre et votre cœur de métier. Résultat : vous maintenez votre différenciation sur le marché et votre satisfaction client.
Si vous prenez un temps de réflexion, songez au temps passé chaque mois pour votre gestion comptable ou pour votre traitement de la paie ? Quelles sont les tâches que vous pourriez réaliser à la place pour donner un réel coup d’accélérateur à votre business et à votre chiffre d’affaires ?
Avantage n°4 : Optimiser les finances de votre entreprise
Déduction de charges, crédit d’impôt, amortissement : faire appel à un expert-comptable vous permet d’obtenir des recommandations et d’établir une stratégie financière solide. Résultat : vous pilotez mieux vos finances et réduisez les coûts dans l’entreprise.
Au-delà de l’activité, vous recevez des conseils pertinents pour augmenter votre rémunération de dirigeant et pouvoir diminuer vos impôts.
Avantage n°5 : Bénéficier d’un regard extérieur et de conseils adaptés aux entrepreneurs
Vous connaissez vos process sur le bout des doigts et utilisez le même outil depuis… à vrai dire, vous ne comptez plus vraiment ! Mais, peut-être existe-t-il aujourd’hui des solutions plus performantes, des outils plus adaptés qui augmenteraient la productivité et la rentabilité de vos équipes ? En faisant appel aux services d’un professionnel, vous allez bénéficier d’un regard externe pour faire progresser votre activité.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation comptable ?
Inconvénient n°1 : Dédier une enveloppe budgétaire à votre prestataire externe
Jusqu’à présent, si vous vous occupiez vous-même de votre facturation ou de vos déclarations fiscales, vous n’aviez pas de salaire à verser à un employé pour effectuer ces tâches ou encore d’enveloppe budgétaire prévue pour un prestataire de service.
Bien sûr, l’accompagnement par un expert-comptable a un prix, mais il reste très variable selon la nature de l’activité et le statut juridique. Renseignez-vous sur les tarifs d’accompagnement que nous pourrions vous proposer pour la gestion de votre comptabilité.
Surtout, il convient de bien comprendre ce que la lettre de mission que l’on vous propose ! D’un cabinet à l’autre, la même mission peut être traitée de 1000 façons :
- Avez-vous un interlocuteur dédié ou bien un simple chat pour poser vos questions ?
- Avez-vous une proposition de conseil pour l’analyse de votre bilan ?
- Savez-vous sur qui compter si vous avez des doutes sur votre gestion ?
- Y a-t-il des prestations complémentaires pour le devenir de votre activité (juridique, paie, fiscalité…) ?
- Quelle est la durée de traitement de vos demandes ?
Le conseil d’Elodie Le Gall, conseillère commerciale chez Amarris :
« Prendre la décision d’externaliser, c’est savoir analyser votre besoin. Et cela va bien au-delà d’une comparaison des prix comptables ! Pour vous aider à faire le point, interrogez les cabinets, vérifiez ce qui est compris ou non dans la mission, posez des questions, demandez à ce qu’on vous raconte ce que sera votre quotidien comptable, bref… grattez un peu. La relation que vous allez nouer avec un partenaire essentiel à votre développement en dépend ! »
Inconvénient n°2 : Organiser une nouvelle collaboration
Pour que cette nouvelle collaboration soit efficace, il faudra vous entendre sur un mode de fonctionnement : la manière dont vous allez échanger et comment vous allez vous rendre disponible. Quelle sera la fréquence des rendez-vous ? Qui fait quelle démarche ? Comment allez-vous échanger : mails, visioconférences, appels, sms, etc. ? Il vous faudra également anticiper les absences de l’un ou de l’autre pour ne manquer aucune échéance importante.
Aujourd’hui, le marché de l’expertise comptable compte de nombreux acteurs intervenant à distance pour faciliter le travail grâce à des réunions en ligne et des échanges de documents sur des plateformes sécurisées.
Inconvénient n°3 : Accepter les recommandations d’une personne extérieure à l’entreprise
Vous l’avez créée, imaginée, choyée, avec passion et engagement. Alors, laisser entrer quelqu’un dans les coulisses de votre activité n’est peut-être pas une démarche évidente pour vous.
Si c’est le cas, adoptez une posture d’écoute et acceptez de questionner votre fonctionnement.
Votre expert-comptable va peut-être pointer du doigt certaines dépenses inutiles ? Rassurez-vous, tout cela n’a qu’un objectif : faire grandir votre entreprise !
Inconvénient n°4 : Dire toute la vérité, rien que la vérité
Vous allez travailler avec un professionnel qui ne vous laissera pas faire n’importe quoi. Ainsi, vous vous engagez à faire preuve d’honnêteté et à transmettre l’ensemble des informations, sensibles ou non, à votre expert-comptable afin de respecter la législation en vigueur.
Quels sont les deux types d’externalisation ?
Deux options s’offrent à vous pour externaliser votre comptabilité : une externalisation partielle ou une externalisation totale.
Une externalisation partielle de la compta
Si vous avez déjà une personne qui traite en partie votre administratif ou bien si c’est vous qui vous en chargiez jusqu’à présent mais souhaitez garder un peu la main, vous pouvez choisir de faire superviser les tâches comptables ou bien d’externaliser seulement une partie d’entre elles. C’est ce que l’on appelle alors une externalisation partielle. Elle vous permet de conserver une partie de l’opérationnel comptable tout en sécurisant toutes vos obligations.
Vous pouvez aussi y voir une opportunité de décharger vos collaborateurs, de les laisser s’emparer de sujets plus stratégiques ou de travailler sur de nouveaux projets. L’externalisation partielle peut aussi être une alternative séduisante si votre activité a grandi et que les opérations à traiter deviennent plus nombreuses,
Le prestataire en comptabilité peut ainsi venir en aide au chef d’entreprise dans :
- la gestion de sa comptabilité et de sa facturation ;
- l’établissement des comptes annuels ;
- le classement des dossiers comptables ;
- la déclaration de TVA ;
- le traitement des notes de frais et des factures ;
- la réalisation du bilan comptable ;
- le suivi de la trésorerie de l’entreprise ;
- la rédaction d’un business plan ;
- l’assistance juridique ;
- le pilotage financier.
Externalisation de la paie par votre comptable
Important – Ressources Humaines : vous pouvez également choisir de sous-traiter la réalisation de vos bulletins de paie. Mais tous les cabinets comptables ne vous proposent pas de solution intégrée. Notre groupe compte un cabinet spécialiste dans le domaine de l’externalisation de la paie, TPLPaye qui intervient dans toute la France. Vous profitez d’une solution complète, avec un interlocuteur comptable et un interlocuteur paie dédié qui fonctionnent de manière coordonnée.
Déléguer complètement la comptabilité de son entreprise
L’externalisation complète de la comptabilité convient aux dirigeants qui souhaitent se libérer totalement de leurs contraintes administratives.
En optant pour cette solution, ils capitalisent sur une collaboration approfondie avec un expert-comptable qui devient alors un véritable partenaire stratégique de l’entreprise. Un accompagnement global se met en place : analyses financières détaillées, tableaux de bord personnalisés et recommandations sur mesure pour optimiser la performance de la structure. Cette relation privilégiée facilite aussi l’anticipation des besoins futurs de l’entreprise.
Grâce aux logiciels de gestion comptable qui assurent aujourd’hui un accès permanent aux données financières avec un niveau de sécurité élevé, le dirigeant et l’expert-comptable partagent des données en quelques clics.
Quel est le tarif pour le conseil comptable et l’externalisation de la saisie comptable ?
Difficile de donner une réponse à cette question tant les honoraires d’un expert-comptable dépendent d’un grand nombre de critères : le volume d’opérations, le statut juridique, l’étendue des missions à réaliser, le secteur d’activité, etc.
Pour vous aider à estimer le budget à allouer à votre prestataire externe, voici quelques tarifs qui vous permettront d’y voir plus clair.
Si le comptable facture au temps passé, il faudra compter environ 100 € HT par heure pour un expert-comptable et 70 € HT par heure pour un collaborateur confirmé.
Lorsqu’un forfait annuel est mis en place, voici les coûts à prévoir pour ce type de contrat :
- pour une entreprise individuelle : entre 1000 et 1500 euros de l’heure ;
- pour une TPE-PME : entre 2000 et 3000 euros annuels, hors prestations spécifiques ;
- pour des structures plus grandes avec des exigences particulières, cela dépassera les 4000 euros par an.
Le saviez-vous ? Avant de collaborer avec un expert-comptable, une lettre de mission est rédigée par le cabinet comptable et définit les contours de la prestation. Ce document fait office de contrat, encadre la relation professionnelle et permet de détailler l’ensemble des services prévus.
Nathalie Menouard, expert-comptable chez Amarris, vous explique tout en vidéo :
Choisir l’externalisation comptable en ligne ou un cabinet de proximité ?
Pour bénéficier de tarifs attractifs, vous pouvez collaborer avec un cabinet comptable en ligne qui propose généralement des prix plus bas qu’un cabinet de proximité. Mais, le caractère financier ne doit pas être votre seul critère de choix ! Etudiez vos besoins et fixez vos critères de sélection : spécialisation du comptable dans votre secteur d’activité, réactivité, échanges en face-à-face ou en visio, etc.
Séduit par les avantages d’une comptabilité externalisée, vous souhaitez en savoir plus sur les offres d’accompagnement d’Amarris Expertise Comptable, membre de l’Ordre des Experts-Comptables depuis 25 ans ? Echangez avec l’un de nos conseillers qui pourra vous orienter vers une formule adaptée à vos besoins qu’il s’agisse d’une externalisation partielle ou totale de votre comptabilité.
Sur le même thème : Comment trouver un expert-comptable ?
FAQ sur l’externalisation de la comptabilité
Aucune obligation légale n’impose aux entreprises françaises de faire appel à un expert-comptable pour tenir leur comptabilité. Les dirigeants conservent la liberté de gérer eux-mêmes leurs obligations comptables ou de recruter un salarié en interne pour la réaliser. Mais dans les faits, dès que l’entreprise se développe, les obligations sont telles qu’il devient complexe de les gérer seul. Sans compter que cela vous prive d’optimisations utiles et d’une information adaptée sur les dispositifs et réglementations qui vous concernent. En effet, tout cabinet comptable a un devoir de conseil qui va au-delà du simple traitement de la comptabilité de ses clients.
En revanche, lorsque vous décidez de confier votre comptabilité à un prestataire externe, celui-ci doit obligatoirement être inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables. Cette réglementation protège les entreprises en garantissant des compétences professionnelles et une assurance responsabilité civile.
La comptabilité externe désigne l’externalisation de la gestion comptable d’une entreprise vers un prestataire spécialisé, généralement un expert-comptable. Cette démarche permet de confier tout ou partie des tâches comptables (comptabilité générale, comptabilité clients, déclarations fiscales) à un professionnel externe plutôt que de les gérer en interne.
Le choix dépend de votre budget et de vos compétences internes. L’externalisation totale convient aux TPE souhaitant déléguer toutes les tâches comptables, tandis que l’option partielle permet de conserver certaines missions comme la saisie tout en confiant les déclarations fiscales et la comptabilité analytique à votre expert-comptable.
La transition s’organise en plusieurs phases : préparation interne avec l’audit de vos besoins et la définition du périmètre d’intervention, signature de la lettre de mission précisant les engagements mutuels, puis transfert progressif des données comptables vers le cabinet.
Une formation pour vous en tant que dirigeant ou de vos équipes peut être nécessaire pour garantir une collaboration efficace avec votre nouveau prestataire. Vos collaborateurs doivent assimiler les nouveaux process et savoir comment interagir avec le cabinet comptable.
Pensez également à la mise en place d’indicateurs de performance pour évaluer la qualité des services fournis. Surveillez régulièrement les délais de traitement, la réactivité aux demandes et la précision des livrables.
Article publié initialement le 3 novembre 2014
