Obligations FEC en cas de contrôle fiscal, êtes-vous au point ?

Le 10/11/2017 - Mise à jour le 10/11/2017
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Le Fichier des Ecritures Comptables doit être remis en cas de contrôle fiscal. Appelé plus communément le FEC, ce fichier numérique est obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

Le FEC concerne-t-il toutes les entreprises ? Existe-il des tolérances fiscales ? Comment s’assurer de sa conformité ? Est-il possible de tester le logiciel ? Quels risques encourus en cas de non-conformité ?

 

Le FEC est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

Bonne nouvelle, toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’obligation de fournir un FEC lors de contrôle de l’administration fiscale.

En effet, vous êtes dispensé de produire un FEC si vous êtes :

  • micro-entrepreneur (anciennement autoentrepreneur),
  • une SCI soumise exclusivement aux revenus fonciers et dont les associés sont uniquement des personnes physiques.

Ou bien si votre entreprise n’utilise pas de logiciel comptable pour tenir sa comptabilité.

Par contre, toutes les sociétés et entrepreneurs qui tiennent leur comptabilité sous forme informatisée doivent obligatoirement adresser une copie des Fichiers des Ecritures Comptables sous forme dématérialisée au début du contrôle fiscal, peu importe leur forme juridique ou leur imposition.

 

Pourquoi transmettre un FEC ?

Le Fichier des Ecritures Comptables regroupe l’ensemble des écritures saisies et permet au contrôleur de s’assurer de l’exhaustivité des opérations.

Les écritures doivent donc être validées au plus tard lors de la clôture de l’exercice. Ainsi les écritures  deviennent irréversibles et ne donneront lieu à aucune modification.

L’administration peut donc contrôler à distance les données transmises ce qui lui fait gagner un temps considérable et offre la possibilité de manipulations informatiques utiles (tri, sélections, filtres sur les écritures).

 

Comment s’assurer de sa conformité ?

La conformité du FEC varie selon le régime fiscal (quelques tolérances notamment pour les contribuables imposés à l’impôt sur le revenu dans la catégorie micro-BIC et micro-BNC*).

Les écritures saisies doivent être chronologiques, en référence à une pièce justificative, contenant un numéro d’écriture, une date, un libellé explicite et un mode de règlement.

Pour être sûr de sa conformité, le meilleur moyen est de le tester.

L’administration fiscale met à la disposition de tout entrepreneur ou société  un outil gratuit :

Attention, l’outil vérifie la conformité structurelle du FEC mais, c’est bien logique, il ne se préoccupe pas de la régularité de la comptabilité !

 

Quels risques encourus en cas de non conformité ?

Il existe plusieurs sanctions possibles en cas de non-conformité du FEC.

Si le FEC transmis n’est pas conforme ou que vous ne pouvez en transmettre un alors l’amende peut varier entre 5 000 € et 10 % des droits rappelés. En parallèle, vous encourez un rejet de comptabilité ce qui entraîne une évaluation d’office ainsi que des pénalités jusqu’à 100 % des droits rappelés.

Il est donc primordial de respecter cette obligation au risque de payer très cher !

 

Où puis-je trouver mon FEC ?

Tout dépend de la tenue de la comptabilité. Si vous faites vous-même votre comptabilité, vous pouvez exporter votre fichier FEC à partir de votre logiciel comptable (dernière version généralement).

Si vous confiez la réalisation de votre bilan à un expert-comptable, c’est lui qui fournit le FEC.

 

Le FEC peut-il être transmis sous format Word ou Excel ?

Non, il s’agit d’un format de fichier spécifique, décrit par l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales (LPF). Ce fichier FEC correspond à un journal comptable comprenant toutes les écritures comptables de votre entreprise sur la durée d’un exercice. Les écritures comptables y sont numérotées chronologiquement et de manière croissante sans rupture de séquence au d’un même code journal.

Le fichier FEC est donc assez complexe. Assez logiquement, ce sont les logiciels de comptabilité qui l’éditent. Le vôtre ou bien celui de votre expert-comptable lorsque toute la compta est à jour.

 

Le conseil de nos experts comptables pour mettre votre comptabilité au format FEC

Transmettre un FEC est obligatoire depuis plusieurs années lors d’un contrôle fiscal. Au vu de la lourdeur des sanctions, mieux vaut s’assurer que vous êtes en règle.

Pas d’inquiétude si vous avez confié votre tenue comptable à votre expert-comptable, son logiciel répond obligatoirement aux normes imposées.

En revanche, si vous tenez votre comptabilité en interne, mieux vaut prendre le temps de vérifier la conformité de votre fichier des écritures comptables via l’outil mis à disposition par  la DGFIP.

 

 

 

 

* Pour les contribuables imposables à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-BIC et micro-BNC, tenant un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et qui confient la tenue de leur comptabilité à leur expert-comptable : ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation mensuelle des totaux de ces opérations. Il est dans ce cas toléré que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes.

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Nathalie Menouard,

Expert-comptable avec plus de 14 ans d'expériences en cabinet d'expertise comptable, Nathalie Menouard apprécie particulièrement le suivi des TPE. Ce n'est pas la taille de l'entreprise qui fait sa complexité aime-t-elle rappeler. Au sein d'ECL Direct, sa mission comprend également la formation des collaborateurs et le suivi de toute l'actualité comptable et fiscale.

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