Inviter un client au restaurant reste une dépense stratégique pour votre entreprise, mais elle fait l’objet d’une surveillance étroite par l’URSSAF et l’administration fiscale. Ce guide vous explique la différence entre les frais de repas personnels et d’affaires, les règles fiscales en vigueur, les conditions pour bénéficier d’un remboursement et les justificatifs indispensables. Objectif : optimiser votre déduction tout en restant conforme.
Qui a le droit de bénéficier des frais de repas déductibles lors d’une invitation client ?
La possibilité de déduire les frais supplémentaires de repas lors d’invitations clients varie considérablement selon votre statut juridique et fiscal.
- Régime TNS (Travailleurs indépendant Non Salariés) : Les dirigeants de sociétés sous ce régime (gérants majoritaires de SARL, entrepreneurs individuels au régime réel BIC ou BNC) bénéficient de frais de repas déductibles.
- Régime de la micro-entreprise : Les micro-entrepreneurs ne peuvent pas soustraire leurs frais de repas de leur chiffre d’affaires car ce dernier fait déjà l’objet d’un abattement global censé couvrir l’ensemble des charges professionnelles.
- Dirigeants assimilés salariés : Les présidents de SAS et gérants minoritaires ou égalitaires de SARL relèvent fiscalement du statut salarié. Leurs frais de repas personnels sont couverts en partie par l’abattement forfaitaire de 10% pour frais professionnels. En revanche, ils peuvent se faire rembourser intégralement par leur société les repas d’affaires avec clients.
ℹ️À savoir : la seule restriction commune à tous les régimes sont les frais de l’époux ou du partenaire de PACS. Ils restent exclus, sauf justification d’un rôle professionnel avéré dans l’entreprise.
Le cas particulier des frais de repas pour invitation client
L’administration fiscale applique un traitement fiscal distinct selon la nature du repas engagé par l’entreprise. Les frais de repas lors d’une invitation client sont intégralement déductibles, sans application des plafonds habituels des frais personnels.
Cette différence fondamentale repose sur l’objectif commercial de la dépense. Lorsque vous invitez un prospect ou un partenaire, la totalité de la facture restaurant constitue un frais de représentation déductible. À l’inverse, vos repas personnels pris hors domicile subissent les limitations du régime des bénéfices industriels et commerciaux.
Conditions de déduction des frais de repas d’invitation client
Pour bénéficier de la déductibilité fiscale, votre invitation client doit servir directement les intérêts commerciaux de votre entreprise : prospection, négociation contractuelle ou fidélisation de clientèle existante.
La justification économique reste primordiale lors des vérifications. Votre secteur d’activité influence l’appréciation du caractère nécessaire à l’exercice de votre profession : un architecte justifie plus facilement des invitations régulières qu’un professionnel de santé libéral.
Exemples de déjeuners professionnels éligibles au remboursement
- Consultant en marketing digital invitant un dirigeant de PME pour présenter une stratégie de référencement naturel ou négocier un contrat d’accompagnement SEO.
- Architecte indépendant organisant un déjeuner de fidélisation avec le promoteur immobilier représentant 15% de son chiffre d’affaires annuel.
- Développeur freelance rencontrant le directeur technique d’une startup pour discuter du développement d’une application mobile ou renégocier les conditions d’une mission longue durée.
- Consultant en ressources humaines déjeunant avec un banquier d’affaires pour solliciter un financement destiné au développement de son cabinet ou présenter les résultats de croissance de son activité.
- Formateur professionnel indépendant organisant un repas au restaurant lors d’un séminaire réunissant plusieurs dirigeants d’entreprises clientes et des prospects du secteur industriel.
Nos conseils pour éviter les contrôles des impôts et de l’URSSAF
- Limitez la fréquence des invitations avec un même partenaire pour éviter la requalification en avantage personnel.
- Privilégiez les établissements aux tarifs cohérents avec votre secteur d’activité et votre chiffre d’affaires.
- Séparez clairement les repas d’affaires des déjeuners personnels dans votre comptabilité pour faciliter les contrôles.
Quel montant peut-on déduire pour les frais de restauration lors d’une invitation client ?
Totalité de la facture
Contrairement aux repas personnels soumis aux plafonds habituels, les invitations clients permettent une déduction intégrale du montant total facturé. Cette règle s’applique sans limitation de valeur du repas au restaurant, qu’il s’agisse d’un déjeuner à 25 € ou d’un dîner d’affaires à 80 €.
La seule contrainte porte sur le caractère raisonnable de la dépense. Un repas à 150 € par personne pourrait attirer l’attention de l’administration fiscale, sauf si vous démontrez que l’importance du client ou la nature de la négociation justifiait cette dépense. Le montant total doit rester proportionnel à votre chiffre d’affaires et cohérent avec votre secteur d’activité.
TVA déductible sur les frais de restaurant
La TVA grevant vos repas d’affaires est entièrement récupérable, contrairement à vos repas personnels. Cette déductibilité s’applique à l’ensemble de la facture, y compris sur les boissons alcoolisées (TVA à 20%) et les plats (TVA à 10%).
➡️Exemple concret : Pour un repas d’affaires facturé 120 € TTC (repas : 90 € HT + TVA 10% = 99 € TTC ; vin : 17,50 € HT + TVA 20% = 21 € TTC), vous récupérez intégralement les 12,50 € de TVA (9 € sur les repas + 3,50 € sur l’alcool).
Justificatifs et notes de frais : les preuves indispensables de votre repas d’affaires
En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, ces administrations exigent des pièces justificatives complètes pour valider la déduction.
La note de frais pour invitation client
La note de frais constitue le document interne que vous rédigez pour demander le remboursement au réel de votre dépense. Elle détaille l’objet du repas, les participants et le contexte commercial de l’invitation. C’est elle qui permet à l’administration de vérifier la finalité commerciale du repas.
| Mention obligatoire | Description | Exemple |
| Nom et fonction du demandeur | Identité complète de la personne qui demande le remboursement | Sophie Moreau – Directrice associée |
| Date du repas | Date précise de l’invitation | 22 novembre 2025 |
| Lieu du repas | Nom et adresse du restaurant | Brasserie des Arts, Lyon 2ème |
| Montant total TTC | Montant global facturé incluant la TVA | 78,50 € TTC |
| Montant de la TVA | Détail de la TVA pour récupération | TVA : 7,85 € (10%) |
| Nom du client invité | Identité complète de la personne invitée | Mme Claire Rousseau |
| Fonction du client | Poste occupé par le client invité | Responsable achats |
| Entreprise du client | Société d’appartenance du client | Techno Solutions SARL |
| Motif professionnel | Objectif commercial précis de l’invitation | Négociation contrat de partenariat commercial |
| Mode de paiement | Moyen utilisé pour régler la facture | Carte bancaire |
Le ticket ou facture du restaurant
La facture restaurant représente le justificatif externe émis par l’établissement prouvant la réalité de votre paiement. Ces deux pièces se complètent parfaitement : votre note de frais explique le motif professionnel tandis que la facture atteste du montant et de la date. Le ticket de caisse fournit par le restaurant garantit la récupération de TVA et prouve l’existence de la transaction auprès de l’URSSAF.
| Mention obligatoire | Description | Exemple |
| Date et heure | Horodatage précis du repas | 22 novembre 2025 – 13h45 |
| Nom du restaurant | Dénomination sociale de l’établissement | Brasserie des Arts |
| Adresse du restaurant | Localisation complète de l’établissement | 15 rue de la République, 69002 Lyon |
| Montant HT | Prix hors taxes des consommations | 71,36 € HT |
| Montant TTC | Prix toutes taxes comprises | 78,50 € TTC |
| Détail de la TVA | Taux et montant de TVA appliqués | TVA : 7,14 € (10%) |
| Numéro de facture | Référence unique du document | Facture n°2025-1147 |
| Coordonnées du lieu de travail de l’entreprise | Nom et adresse de votre société sur la facture (pour récupération de la TVA) | Sophie Moreau Consulting – 12 avenue Victor Hugo, 69003 Lyon |
| Détail des consommations (facultatif mais recommandé) | Liste des plats et boissons commandés | 2 menus déjeuner, 1 bouteille de vin |
| Nombre de couverts (facultatif mais recommandé) | Nombre de personnes ayant participé au repas | 2 couverts |
| Mentions au dos | Nom, fonction et entreprise du client invité + motif | Mme Claire Rousseau – Responsable achats – Techno Solutions SARL – Négociation contrat de partenariat commercial |
⚠️ Point crucial : Les informations sur le client invité (nom, fonction, entreprise) et le motif professionnel doivent être inscrites au dos de la facture restaurant pour justifier le caractère commercial de l’invitation lors d’un contrôle URSSAF.
Conservation de vos justificatifs de frais de repas pour inviter un client
Conservez ces documents pendant 10 ans, de préférence en format dématérialisé pour faciliter l’archivage et garantir leur valeur probatoire. Les notes de frais dématérialisées simplifient cette gestion tout en assurant la conformité réglementaire. Pour approfondir les règles de déduction, consultez notre guide sur les frais de repas.
Comment comptabiliser une invitation à un restaurant pour un client ?
L’écriture comptable s’effectue en débitant le compte 6257 « Réceptions » pour le montant hors taxes du repas d’affaires. Simultanément, vous débitez le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour récupérer la taxe.
➡️Prenons un exemple concret : votre commercial invite un prospect pour 120 € TTC (100 € HT + 20 € de TVA). Vous passez l’écriture suivante : débit du compte 6257 pour 100 €, débit du compte 44566 pour 20 €, crédit du compte 401 « Fournisseurs » ou 512 « Banque » selon le mode de règlement.
En tant que client Amarris, vous n’avez pas à vous préoccuper de ces écritures comptables complexes. Notre logiciel comptable en ligne vous permet d’importer vos notes de frais de manière dématérialisée directement dans votre solution de gestion en un simple clic. Photographiez simplement votre facture restaurant avec l’application Amarris, et votre expert-comptable personnel se charge automatiquement de l’ensemble du processus : vérification de la conformité, comptabilisation dans le bon compte, récupération de la TVA déductible et optimisation de vos déductions fiscales. Cette automatisation vous fait gagner un temps précieux tout en garantissant une parfaite conformité avec les exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.
