Facturation électronique : les obligations pour les entrepreneurs

C’est bien connu, la technologie fait gagner du temps… à condition de maîtriser le sujet ! Pour la gestion de votre entreprise, beaucoup d’outils sont à votre disposition pour vous faciliter les choses, notamment la dématérialisation des factures qui présente bien des avantages. Jusqu’à présent elle était facultative pour la plupart d’entre vous, des ajustements ont été prévus suite à l’ordonnance du 15 septembre 2021 dont l’obligation d’émettre des factures électroniques pour toutes les entreprises d’ici 2026. A quel moment la généralisation de la facturation électronique vous concernera ? Quelles sont les règles et les atouts de cette généralisation ? Clés de compréhension pour guider votre réflexion.

Facturation électronique, quelles sont les règles et obligations ?

Facturation électronique obligatoire dans le secteur public

Ce système de gestion des factures présente de nombreux avantages. Attention si votre entreprise se résout à dématérialiser les factures, il est nécessaire de connaître les règles d’utilisation et vos obligations.

Toutes les entreprises du secteur public sont déjà dans l’obligation d’accepter les factures électroniques de la part de leurs fournisseurs depuis le 1^er janvier 2020.

Pour toutes les factures (dématérialisées ou non), il faut nécessairement y faire apparaître des mentions obligatoires. Fiscalement, les factures d’achat et de vente doivent être conservées pendant 6 ans.

Pour établir une facture électronique, il convient de garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité avec :

• la signature électronique,
• la mise en place d’un accord entre les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture avec par exemple l’échange de données informatisées (EDI) qui permet de télétransmettre les factures,
• la mise en place d’un contrôle établissant une piste d’audit fiable* entre une facture et la livraison de biens (ou la prestation de services).

Généralisation de la facturation électronique définit par l’ordonnance du 15 septembre 2021

Un déploiement qui débute au 1^er juillet 2024 et qui tient compte de la taille de l’entreprise :

• A partir du 1^er juillet 2024 : tous les assujettis sont tenus d’accepter la réception de factures électroniques. Et pour les grandes entreprises, obligation de dématérialiser l’envoi des factures.
• A compter du 1^er janvier 2025 : obligation de dématérialiser l’envoi des factures pour les entreprises de taille intermédiaire.
• A compter du 1^er janvier 2026 : obligation de dématérialiser l’envoi des factures pour les petites, moyennes entreprises et micro-entreprises.

A noter : Si vous n’êtes pas concerné par l’obligation d’émettre des factures électroniques dès 2024, il vous faudra toutefois être connecté à la plateforme pour récupérer les factures provenant de fournisseurs concernés par cette première échéance.

A terme, toutes les entreprises devront communiquer des informations sur le règlement des factures. Cette obligation est ce qu’on appelle le e-reporting et devra se faire via les plateformes qui y seront dédiées. Parmi les objectifs visés, le e-reporting permettra de détecter toute fraude mais aussi de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.

Mais concrètement, comment se mettre en conformité ?

Le point de vue de Nathalie Mesouard, expert-comptable pour Amarris Direct :

Des précisions sur les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique et de l’obligation de transmission des données de paiement seront apportées prochainement.

Facture électronique structurée et facture électronique non-structurée, quelle différence ?

La facture structurée est un format qui répond aux normes exigées par l’administration fiscale (format EDI, XML…). La facture non structurée est un format non modifiable et non sécurisé (PDF, JPEG…).

Dans le cadre de la facturation structurée, la dématérialisation fiscale correspond aux standards acceptés pour la certification fiscale. La facture électronique émise est donc un document fiscal et l’échange des factures se réalise seulement par voie électronique.

La facture dématérialisée : des atouts non négligeables !

La facture dématérialisée est loin d’être une contrainte. Le point sur les atouts de la dématérialisation.

La dématérialisation : financièrement avantageuse

1^er atout financier qui ne risque pas de vous décevoir, surtout si comme beaucoup de freelances, vous êtes loin de posséder une marge de manœuvre très confortable niveau trésorerie. Une facture dématérialisée coûte moins cher qu’une facture papier. Un point évidemment à reconsidérer si vous décidez d’utiliser un logiciel de facturation payant.

Une gestion simplifiée et un gain de temps

La gestion de vos factures est plus simplifiée avec les logiciels de facturation qui, une fois appréhendés, représente un gain de temps considérable. Il vous suffit de quelques clics pour envoyer la facture à votre destinataire. En prime, ces logiciels minimisent les risques d’erreurs. Et s’il vous arrivait parfois de perdre vos factures, peu de chance que cela arrive si celles-ci sont dématérialisées !

Un pas vers l’éco-responsabilité

Le papier et l’électronique ont tous les deux un impact sur l’environnement. Mais pour l’envoi des factures, la solution la plus bénéfique reste l’électronique.

Quelle méthode choisir pour gagner du temps ?

Si votre ultime but est de gagner du temps, certaines méthodes sont plus avantageuses. Que valent les logiciels ou applications de facturation ?

Bien entendu, il existe de nombreux outils qui permettent à présent d’automatiser le traitement de votre facturation. Ces plateformes limitent également les erreurs et, bien entendu, vous font gagner du temps.

Attention toutefois, cette méthode peut nécessiter un coût. Tout dépend de vos besoins. Mais l’avantage, c’est que le temps que vous ne consacrez pas à cette tâche, vous pouvez l’utiliser pour des missions générant une réelle plus-value.

Différents types de logiciels de facturation existent. Gratuits ou payants, certains sont adaptés pour les freelances, d’autres non. D’un simple logiciel de facturation à un logiciel qui peut tout faire (enregistrement des clients, création de devis et de factures, gestion de la TVA…), le choix dépendra de vos besoins.  Pour un freelance, il est bien souvent question de privilégier un « logiciel tout-en-un ».

Si des logiciels gratuits existent, peut-être préféreriez-vous une version payante qui propose un meilleur service et une interface plus intuitive. Là encore, tout dépend de vos besoins. Automatisation des relances de paiement, mise à jour fiscale… se dispenser des tâches chronophages est tout de même loin d’être inabordable.

Par ici, nos pistes pour y passer le moins de temps possible !

Le conseil de nos experts comptables pour gagner du temps avec la facturation électronique

Quoi qu’il en soit, toutes les entreprises vont bientôt être obligées de transmettre les factures par voie électronique. Si c’est déjà le cas pour les entreprises du secteur public plus d’exception à la règle début 2026 !

Pour mémoire, avant de les oublier complètement, les factures papier peuvent être numérisées pour être conservées et archivées (délai fiscal de 6 ans, mais une durée de 10 ans est conseillée).

Chez Amarris Direct notre offre de comptabilité en ligne comprend systématiquement un logiciel qui répond aux besoins des freelances en rassemblant facturation, devis, comptabilité… Le module facturation conserve en mémoire vos données clients et informations relatives à vos produits ou services, d’une facture à l’autre, vous gagnez un temps précieux et vous pouvez concentrer sur votre activité.

*piste d’audit : l’émetteur de la facture doit pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape de la commande jusqu’à la facturation.