Facture électronique, comment gagner du temps pour ma TPE ?
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Facture électronique, comment gagner du temps pour ma TPE ?

  • Mise à jour le 17 octobre 2019

C’est bien connu, la technologie fait gagner du temps… à condition de maîtriser le sujet ! Pour la gestion de votre entreprise, beaucoup d’outils sont à votre disposition pour vous faciliter les choses, notamment la dématérialisation des factures qui présente bien des avantages. Clés de compréhension pour guider votre réflexion.

Facture électronique, quelles sont les règles et obligations ?

Ce système de gestion des factures présente de nombreux avantages. Attention si votre entreprise se résout à dématérialiser les factures, il est nécessaire de connaitre les règles d’utilisation et vos obligations.

Pour les TPE du secteur public, vous serez bientôt dans l’obligation d’accepter les factures électroniques de la part de vos fournisseurs. Cette obligation sera effective à partir du 1er janvier 2020. Pour les entreprises du secteur public ayant plus de 10 salariés, cette obligation a déjà été prononcée.

Pour toutes les factures (dématérialisées ou non), il faut nécessairement y faire apparaître des mentions obligatoires. Fiscalement, les factures d’achat et de vente doivent être conservées pendant 6 ans.

Pour établir une facture électronique, il convient de garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité avec :

  • la signature électronique,
  • la mise en place d’un accord entre les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture avec par exemple l’échange de données informatisées (EDI) qui permet de télétransmettre les factures,
  • la mise en place d’un contrôle établissant une piste d’audit fiable* entre une facture et la livraison de biens (ou la prestation de services).

Facture électronique structurée et facture électronique non-structurée, quelle différence ?

La facture structurée est un format qui répond aux normes exigées par l’administration fiscale (format EDI, XML…). La facture non structurée est un format non modifiable et non sécurisé (PDF, JPEG…).

Dans le cadre de la facturation structurée, la dématérialisation fiscale correspond aux standards acceptés pour la certification fiscale. La facture électronique émise est donc un document fiscal et l’échange des factures se réalise seulement par voie électronique.

La facture dématérialisée : des atouts non négligeables !

La facture dématérialisée est loin d’être une contrainte. Le point sur les atouts de la dématérialisation.

La dématérialisation : financièrement avantageuse

1er atout financier qui ne risque pas de vous décevoir, surtout si comme beaucoup de TPE, vous êtes loin de posséder une marge de manœuvre très confortable niveau trésorerie. Une facture dématérialisée coûte moins cher qu’une facture papier. Un point évidemment à reconsidérer si vous décidez d’utiliser un logiciel de facturation payant.

Une gestion simplifiée et un gain de temps

La gestion de vos factures est plus simplifiée avec les logiciels de facturation qui, une fois appréhendés, représente un gain de temps considérable. Il vous suffit de quelques clics pour envoyer la facture à votre destinataire. En prime, ces logiciels minimisent les risques d’erreurs. Et s’il vous arrivait parfois de perdre vos factures, peu de chance que cela arrive si celles-ci sont dématérialisées !

Un pas vers l’éco-responsabilité

Le papier et l’électronique ont tous les deux un impact sur l’environnement. Mais pour l’envoi des factures, la solution la plus bénéfique reste l’électronique.

facture électronique

Quelle méthode choisir pour gagner du temps ?

Si votre ultime but est de gagner du temps, certaines méthodes sont plus avantageuses. Que valent les logiciels ou applications de facturation ?

Bien entendu, il existe de nombreux outils qui permettent à présent d’automatiser le traitement de votre facturation. Ces plateformes limitent également les erreurs et, bien entendu, vous font gagner du temps.

Attention toutefois, cette méthode peut nécessiter un coût. Tout dépend de vos besoins. Mais l’avantage, c’est que le temps que vous ne consacrez pas à cette tâche, vous pouvez l’utiliser pour des missions générant une réelle plus-value.

Différents types de logiciels de facturation existent. Gratuits ou payants, certains sont adaptés pour les TPE, d’autres non. D’un simple logiciel de facturation à un logiciel qui peut tout faire (enregistrement des clients, création de devis et de factures, gestion de la TVA…), le choix dépendra de vos besoins.  Pour une TPE, il est bien souvent question de privilégier un « logiciel tout-en-un ».

Si des logiciels gratuits existent, peut-être préféreriez-vous une version payante qui propose un meilleur service et une interface plus intuitive. Là encore, tout dépend de vos besoins. Automatisation des relances de paiement, mise à jour fiscale… se dispenser des tâches chronophages est tout de même loin d’être inabordable.

Le conseil de nos experts comptables pour gagner du temps avec la facturation

Quoi qu’il en soit, toutes les entreprises vont bientôt être obligées de transmettre les factures par voie électronique. Si c’est déjà le cas pour les entreprises du secteur public avec plus de 10 salariés, les TPE vont vite prendre le pas. Pour rappel, dès le 1er janvier 2020, plus d’exception à la règle !

Pour mémoire, avant de les oublier complètement, les factures papier peuvent être numérisées pour être conservées et archivées (délai fiscal de 6 ans, mais une durée de 10 ans est conseillée).

Chez ECL Direct nous avons mis en place Fizen, un logiciel qui répond aux besoins des TPE en rassemblant facturation, devis, comptabilité… Le module facturation conserve en mémoire vos données clients et informations relatives à vos produits ou services, d’une facture à l’autre, vous gagnez un temps précieux et vous pouvez concentrer sur votre activité.

*piste d’audit : l’émetteur de la facture doit pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape de la commande jusqu’à la facturation.  

Article publié initialement le 17 octobre 2019

Olivia Boulay

Rédactrice-web spécialisée dans les sujets relatifs à la comptabilité et à la gestion d'entreprise pour les TPE

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