Comptabilité en ligne : coût des logiciels et modes de gestion

Pour mettre à jour les comptes et les journaux financiers, il y a aujourd’hui de nombreuses sociétés qui préfèrent les différents modes de gestion dans la comptabilité en ligne. Il faut dire que cette solution est la plus prisée, car elle permet aux dirigeants d’entreprises de faire des économies. En effet, comparativement au prix facturé par un expert-comptable, la comptabilité en ligne est une bonne alternative pour une société. Elle a accès à une palette de services utiles et elle débourse moins. 

Toutefois, il est essentiel de rappeler que la facturation dans la comptabilité en ligne est régie par un élément précis : le mode de gestion. En réalité, dans une procédure d’externalisation de la comptabilité, le budget à débourser par l’entreprise est relatif au mode de gestion choisi pour le logiciel en ligne. Découvrez ici les différents coûts des logiciels suivant le mode de gestion choisi.

La comptabilité en ligne : qu’est-ce que c’est ?

La comptabilité en ligne est, de manière globale, un système conçu pour permettre aux entrepreneurs de gérer leur comptabilité, d’y avoir accès et de la tenir le plus simplement possible via internet. Ici, il n’est pas question pour eux d’être forcément doué en chiffre pour s’en charger. 

En effet, le système de la comptabilité en ligne est fondé sur des logiciels pensés pour faciliter la tenue des comptes d’une société. Dans la pratique, c’est des progiciels accessibles en tout temps et à toute heure, que ce soit par l’entrepreneur lui-même ou toute autre personne. 

Cela dit, il est à rappeler qu’il existe plusieurs types d’outils dont la conception est fondée sur différents modes de gestion.  

Les modes de gestion dans la comptabilité en ligne

En règle générale, la facturation d’un outil de comptabilité en ligne s’effectue suivant les besoins exprimés par l’entreprise et le mode de gestion choisi. Il s’agit ici du mode de gestion standard, moyen ou très approfondi. Ainsi : 

• les petites entreprises à peu de besoins ne nécessitent généralement pas de grandes options. De fait, le mode de gestion standard reste un choix idéal ;  
• les sociétés moyennes ont des besoins plus poussés, mais sans une grande base de données clients. Ainsi, il est conseillé au dirigeant des logiciels évolutifs avec des fonctionnalités plus spécifiques. Dans ce cas, un mode de gestion moyen, c’est-à-dire plus performant, mais à la portée de tout le monde ;
• les grandes entreprises avec un cahier de charge approfondi et très précis, quant à elles, ont le plus souvent des besoins trop grands. En effet, en tenant compte de l’effectif et de la variété de leurs activités, il est important que le logiciel soit en lien direct avec les caractéristiques de l’affaire. Une situation qui conduit les dirigeants à penser à une solution totalement personnalisée. 

Cela dit, il faut savoir que dans la comptabilité en ligne, il y a plusieurs modes de facturation. 

L’achat du logiciel à installer à l’interne

Ce type de facturation concerne habituellement les grandes entreprises. Dans la pratique, elles font appel aux professionnels et paient les prestations secondaires. Ainsi, avec un tel procédé, le coût peut varier d’un prestataire à l’autre, car il s’agit d’une demande personnalisée. À noter que ces prestations secondaires concernent essentiellement la formation et la prise en main du logiciel par l’équipe. Sans oublier les tâches d’hébergement de l’outil sur les serveurs de la société. Par ailleurs, le gérant d’une grande entreprise a également la possibilité de développer un logiciel en interne.

Si le dirigeant ne trouve pas un choix efficient parmi les outils en ligne déjà développés, il peut faire recours aux professionnels afin de concevoir un logiciel à la mesure exacte des besoins de l’entreprise. Comme professionnel, il doit surtout faire appel à : 

• un ou plusieurs experts-comptables pour vérifier et attester de la cohérence du système ;
• une équipe de développeurs web pour veiller à la bonne fluidité du système ;
• un conseiller en droit pour l’informer.

Un petit rappel : toutes ces exigences ont un coût qui doit être évalué. 

L’abonnement mensuel

Pour les petites et moyennes entreprises, il est commun et surtout recommandé de payer les services d’un logiciel de comptabilité en ligne par abonnement. Pour le faire, chaque dirigeant, selon les besoins de la société, choisit le type de logiciel qui lui semble meilleur. Toutefois, il y a un léger décalage entre les petites et moyennes entreprises. 

Dans le premier cas, la facturation tourne autour de 13 à 30 euros par mois ; tandis que pour la seconde option, l’entreprise paie pour un nombre de personnes intégrées au système. Ce montant varie de 9 euros à 250 euros par mois. Néanmoins, dans ce dernier cas, les fonctionnalités demandées par l’entreprise sont plus variées.

Par ailleurs, les coûts sont également établis suivant le type de logiciel utilisé.

Les logiciels de comptabilité en ligne SaaS

La mode de gestion SaaS désigne un concept suivant lequel l’entreprise cliente acquiert l’accès au logiciel comptable comme à un service hébergé. Autrement dit, ce type d’outils est construit sur le Web (précisément dans le Cloud) et optimisé pour permettre aux sociétés d’avoir accès à leurs tâches comptables. 

Rappelons que les logiciels SaaS sont les plus conseillés aux :

• très petites entreprises (TPE) ;
• petites et moyennes entreprises (PME) ;
• autoentrepreneurs. 

Ces types d’entreprises n’ont pas un grand nombre de comptes clients à gérer. Alors, les fonctionnalités proposées leur conviennent. 

À ce propos, les logiciels SaaS présentent des fonctionnalités telles que : 

• la gestion comptable : ces outils donnent une possibilité d’automatiser la tenue comptable de l’entreprise. Il est à préciser qu’une telle option permet de transcrire en écritures comptables chaque opération de vente et d’achat effectuée ;
• la gestion de la trésorerie : avec l’accès au tableau de bord en ligne, les dirigeants suivent en temps réel les différentes transactions. De plus, l’outil de gestion possède un tableau prévisionnel et récapitulatif qui permet de faire un suivi comptable, commercial, analytique et financier. Il s’agit donc d’une plateforme qui regroupe tous les aspects de l’entreprise ;
• la création de rapports : selon le logiciel choisi, l’entrepreneur peut personnaliser son tableau de bord afin d’avoir une appréciation globale de sa gestion en matière comptable ;
• la facturation : c’est un petit plus pour les TPE et PME. En effet, grâce à cette option, les différentes factures délivrées et les ventes effectuées sont aussitôt reconnues dans le fichier comptable de l’entreprise. Il est à rappeler que toutes ces données peuvent être exportées à n’importe quel moment par les dirigeants. 

Les progiciels de gestion intégrée on premise

Ici, l’entreprise fait l’achat d’un logiciel et utilise le service d’informaticien pour son installation effective sur les ordinateurs internes. À noter que cette gestion se charge toutes les branches de l’organisation avec en réserve un module pour les éléments de comptabilité. 

Dans ledit module, le dirigeant ou l’équipe interne chargée des questions financières peut intégrer tous les comptes clients afin de les gérer facilement. La grande capacité et flexibilité de ce type de logiciel les rend plus avantageux pour les entreprises moyennes.

L’utilisation gratuite

S’il y a des offres très complètes payantes, il est essentiel de rappeler qu’il existe dans la comptabilité en ligne des logiciels de gestion gratuits. Il s’agit notamment des logiciels de comptabilité en ligne open source. 

Ce sont des outils de gestion comptable accessibles à n’importe qui. Toute personne capable de comprendre le langage codé peut en modifier les sources. Ils sont laissés à la portée de tous et n’ont aucun éditeur reconnu. Par ailleurs, même s’ils ne sont pas très pointilleux, ils permettent à l’entrepreneur de faire un rapport détaillé de l’état financier de l’entreprise et connaître en temps réel les différentes opérations effectuées au sein de l’entreprise.

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