Peut-on rembourser à un associé ses frais de déplacement ou notes de frais s’il n’est pas rémunéré ?

Un de vos associés participe à la gestion de l’entreprise. Il n’est pas rémunéré. L’entreprise peut-elle prendre en charge ses frais de déplacements ou restauration ? Réponse de nos experts comptables.

Rappel concernant le remboursement des frais de déplacement ou de réception

Une entreprise peut rembourser des frais de déplacement ou de réception aux salariés qu’elle emploie ou à ses dirigeants.

Pour qu’une entreprise rembourse à un associé des notes de frais, il faut :

• soit que l’associé soit dirigeant (gérant, président ou directeur général) et qu’il figure à ce titre sur le KBIS,
• soit que l’associé ait un contrat de travail qui lui ouvre droit à rémunération.

Un associé qui n’est pas rémunéré ou ne figure pas sur le KBIS de la société n’a donc aucune fonction officielle dans l’entreprise. De ce fait, l’entreprise ne peut pas prendre en charge ses notes de frais ou le remboursement des frais de déplacement d’un associé non rémunéré.

La société peut-elle rembourser à ses associés les frais de déplacement qu’ils engagent pour se rendre à l’assemblée générale annuelle ?

Les frais de déplacement d’un associé qui se rend à une assemblée générale relèvent de la gestion du patrimoine personnel de l’associé. De ce fait, il convient de ne pas confondre la gestion du patrimoine de l’entreprise et la gestion du patrimoine des associés.

A notre sens, les frais de déplacements individuels des associés se rendant à l’assemblée générale de l’entreprise, ne peuvent pas être remboursés par la société.

Certains objecteront que la présence des associés à l’assemblée générale relève également de l’intérêt même de la société, puisque les décisions prises en assemblée concernent directement la gestion de la société. Ce point de vue, qui peut se comprendre, n’est pas celui de l’administration fiscale.