Certificat de conformité du système de caisse, comment l'obtenir ?

Le 08/12/2017 - Mise à jour le 02/02/2018
(2 notes)
3 mn de lecture

Le certificat de conformité de votre caisse doit vous être fourni par l’éditeur de votre système de caisse. Deadline, le 1er janvier 2018. Quelles sont les obligations imposées aux TPE ? Que faire si vous n’aviez rien reçu de votre éditeur de caisse ? Check up pour faire rapidement le point.

 

Conformité du logiciel de caisse : un certificat ou une attestation obligatoire

Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants soumis à la TVA qui utilisent un système de caisse enregistreuse, doivent le faire certifier En cas de contrôle, vous devez présenter, pour l’ensemble des terminaux de paiement utilisés, soit :

  • Un certificat de conformité du système de caisse, fourni par l’éditeur lui-même.

(ou)

  • Une attestation d’homologation délivrée par un organisme tiers accrédité, attestant le respect des critères de la norme NF525 ou certification LNE.

C’est à l’éditeur de votre logiciel de caisse de faire certifier son système. Si vous n’avez pas encore eu de nouvelles de sa part, il est temps de le contacter rapidement.

A noter, l’obligation de certification du système de caisse ne concernent que les utilisateurs de caisse (et balance) enregistreuse. L’utilisation d’une caisse n’est pas obligatoire et si jusqu’à présent, vous préfériez vous en passer, vous pouvez tout à fait continuer à le faire !

 

Conformité du logiciel de caisse : simple mise à jour ou renouvellement de la caisse ?

Tout dépend du matériel que vous utilisez :

CAS 1. Votre caisse enregistreuse dispose déjà d’un logiciel de caisse :

La plupart des éditeurs ont aujourd’hui fait certifier leurs logiciels. Des mises à jour (payantes, bien souvent !) ont été communiquées aux utilisateurs. Si vous n’avez pas reçu de certificat de conformité pour votre logiciel de caisse, c’est que vous avez peut-être tout simplement raté l’une des mises à jour proposée pour votre logiciel. Il suffira dans ce cas de l’installer pour vous mettre en conformité.

Une fois encore, à vous de solliciter votre éditeur si vous pensez être passé à côté d’une mise à jour. C’est sans doute le cas si à l’achat de votre caisse enregistreuse, vous n’avez acheté que le logiciel mais pas les mises à jours ultérieures.

CAS 2. Vous utilisez une simple caisse enregistreuse :

Si vous n’avez pas encore de logiciel, il va falloir vous en procurer un. Dans le cas où votre caisse enregistreuse ne peut pas être équipée d’un logiciel certifié, vous allez devoir en changer.

Ceci est également valable si vous utilisez des systèmes de pesage servant pour l’encaissement de vos clients.

 

Le conseil de nos experts comptables pour vérifier la conformité de votre système de caisse

Si vous ne parvenez pas à joindre votre éditeur, vous pouvez par vous-même vérifier que votre système de caisse est bien conforme en consultant la liste des certifications Ecocert.

Du reste, en cas  de contrôle, vous devez pouvoir fournir une attestation ou un certificat de conformité du système de caisse. Il vous faudra donc, dans tous les cas, finir par joindre l’éditeur de votre logiciel ou bien vous résoudre à changer de matériel.

Pour rappel, cette nouvelle obligation en matière de caisse enregistreuse a été imposée pour limiter les fraudes fiscales. C’est pourquoi, en cas de défaut d’actualisation du système de caisse, le commerçant encours des sanctions conséquentes. En cas de contrôle, l’administration applique une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié.

 

 

 

* Art. 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015.

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Marie-Laure Bouchet,

Rédactrice économique, comptable et juridique, spécialiste dans l’accompagnement des petites entreprises.

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