Approbation des comptes annuels d'une SARL ou EURL : comment les approuver et les déposer au greffe ?

Le 09/10/2014 - Mise à jour le 26/04/2016
(28 notes)

L’approbation des comptes annuels des SARL et EURL est obligatoire une fois par an. Il faut aussi les déposer au greffe du tribunal de commerce. Comment les approuver ? Comment les déposer ? Nos conseils pratiques.

L’approbation des comptes : c’est  quoi ?

L’approbation des comptes est une décision prise par les associés qui permet de les rendre ainsi définitifs. Lorsque les comptes ont été approuvés, personne ne peut plus les modifier.

L’approbation des comptes annuels doit intervenir dans les 6 mois après la date de clôture des comptes (le 30 juin, si le bilan se termine le 31 décembre). Il s’agit de tenir une assemblée générale des associés qui va approuver les comptes annuels.

L’approbation des comptes doit respecter un formalisme précis avec notamment la rédaction d’actes obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce.

Comment approuver les comptes annuels ?

Dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, le gérant d’une EURL ou d’une SARL doit réunir l’assemblée générale ordinaire des associés en vue de l’approbation des comptes annuels.
Par exemple, si la clôture de l’exercice est le 30 septembre, l’assemblée générale ordinaire des associés d’approbation des comptes doit avoir lieu au plus tard le 31 mars.

Etape 1 – convocation des associés,  établissement du rapport de gestion et du rapport spécial

L’assemblée générale d’approbation des comptes doit être convoquée au moins 15 jours avant. La convocation est adressée par la gérance à chaque associé 15 jours au moins avant par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :

  • rapport de gestion établit par le gérant qui précise la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution possible et les événements importants,
  • rapport du commissaire aux comptes le cas échéant,
  • rapport spécial établit par le gérant qui mentionne toutes les conventions intervenues entre la société, les associés et le gérant. (Par exemple : le paiement par la société d’un loyer pour un local à un des associés),
  • projet de résolutions sur lequel les associés sont appelés à se prononcer : approbation des comptes, affectation du résultat, rémunération de la gérance…
  • les comptes annuels.

Enfin, le gérant doit également mettre l’inventaire à la disposition des associés au siège social de la société.

 

Etape 2 – Assemblée générale d’approbation des comptes annuels

L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels permet aux associés :

  • d’approuver les comptes annuels,
  • de prévoir l’affectation du résultat (bénéfice ou perte),
  • de fixer la rémunération de la gérance,
  • de répondre plus généralement à toutes questions prévues à l’ordre du jour de l’assemblée.

Cette assemblée générale d’approbation des comptes est présidée par le gérant mais peut également l’être par un des associés.

Comment déposer ses comptes annuels ?

Dans le délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels c’est-à-dire au maximum 7 mois après la date de clôture de l’exercice social les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Lorsque le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois, pour un coût de 47,75 € TTC (base 2016).

Le dépôt  consiste à adresser au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend le siège social de la société les documents suivants en double exemplaire :

  • les comptes annuels,
  • le rapport de gestion,
  • le rapport spécial,
  • la décision d’affectation du résultat votée par les associés.

Désormais pour les sociétés à associé unique (EURL), il n’est plus nécessaire de déposer le rapport de gestion.

Le dépôt des comptes annuels peut être effectué :

  • en se déplaçant directement au greffe du Tribunal de commerce,
  • par courrier,
  • par Internet, sur le site www.infogreffe.fr.

Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?

Les frais de dépôt des comptes, en version papier, au greffe du Tribunal de commerce s’élèvent à 47,75 € TTC (base 2015).

Non-dépôt des comptes : quels sont les risques ?

Le dépôt des comptes annuels étant une obligation, son non respect entraine une convocation au greffe du tribunal de commerce avec obligation de déposer les comptes annuels et le paiement d’une amende de 1 500 €.

Le gérant peut également engager sa responsabilité pour le non dépôt des comptes annuels.

Il convient de préciser qu’il est possible de demander un délai supplémentaire pour déposer les comptes annuels en adressant une requête au Président du Tribunal de Commerce.

Le conseil de nos experts

L’approbation des comptes est une étape importante de la vie des sociétés au cours de laquelle de nombreuses décisions peuvent être prises. N’hésitez pas à vous faire conseiller pour ne pas vous tromper. Car une fois, les comptes approuvés et déposés, vous ne pouvez plus les modifier.

Les TPE peuvent, lors du dépôt de leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, opter pour leur confidentialité à l’égard du public. Les comptes sont bien déposés mais ne sont pas communiqués à des tiers. 

Voir à ce sujet notre article : Ne plus déposer mes comptes annuels au greffe, comment faire ?

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Marion Mogan, Juriste

Marion MOGAN, juriste en droit des affaires diplômée d'un Master 1 en droit des affaires et d'un Master 2 en droit et gestion du patrimoine, accompagne les entreprises au quotidien dans toutes leurs démarches juridiques et fiscales.

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