Télétravail des salariés, vos obligations en tant qu’employeur

Le télétravail permet souvent de mieux concilier les impératifs professionnels et personnels. C’est pourquoi nombre de salariés apprécient d’y recourir un certain nombre de jours par mois. Qu’il soit régulier ou occasionnel, le télétravail impose un certain cadre. Même si celui-ci a été en partie allégé par les récentes ordonnances Macron. Le point sur vos obligations.

Salariés en télétravail, vos obligations en tant qu’employeur

Le télétravail correspond selon le code du travail à « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Depuis les ordonnances Macron de septembre 2017, un simple accord d’entreprise (après avis du comité social économique, s’il existe) ou une charte rédigée en interne suffit pour instaurer le télétravail dans l’entreprise.

En cas d’absence d’accord ou de charte, vous pouvez tout à fait autoriser le télétravail de manière occasionnelle. Votre accord en tant qu’employeur doit tout de même être formalisé. Par exemple, un mail de réponse à votre salarié peut suffire.

Dans les faits, il y a deux cas de figures possibles :

Le télétravail régulier :

Tout au long de l’année, votre salarié exerce ses missions de chez lui, à temps plein ou à temps partiel (par exemple, 2 jours de télétravail et le reste de la semaine dans l’entreprise).

Dans ce cas, même si ce n’est pas à proprement parler obligatoire, il est conseillé de mentionner cette organisation dans le contrat de travail, par un avenant par exemple.

Le télétravail occasionnel :

Un commun accord entre vous et votre salarié suffit pour le mettre en place, mais une formulation écrite est recommandée.

Télétravail des salariés, peut-on le refuser ?

Avant les ordonnances Macron, un employeur pouvait refuser une demande de télétravail de ses salariés, sans se justifier. Ce n’est plus le cas. Vous devez dorénavant argumenter votre refus en fonction de la nature du poste, du service ou de l’entreprise.

Dans les faits, bien des fonctions ne peuvent pas recourir au télétravail et l’argumentation est toute trouvée : tenue de caisse et accueil de la clientèle, travail en atelier, etc.

Télétravail des salariés, faut-il l’indemniser ?

Ce n’est pas obligatoire. Les ordonnances Macron ont fait disparaître cette possibilité prévue par l’accord national interprofessionnel (ANI) datant de 2005. Il convenait alors d’indemniser :

• les frais d’équipement du salarié en télétravail: ordinateur, téléphone et casque, mobilier,
• les frais professionnels: abonnement Internet et téléphone (remboursé en partie sur justificatifs), participation aux frais d’électricité et de chauffage, surcoût d’assurance habitation, etc.

Ces frais étaient souvent remboursés sous la forme d’indemnités journalières, versées selon le nombre de jours en télétravail par mois. Indemnités qui, comme tous les remboursements forfaitaires, sont imposables et soumises à cotisations sociales.

Alors faut-il toujours indemniser les salariés en télétravail ?

Pour des journées de télétravail ponctuelles permettant aux salariés de mieux gérer des impératifs personnels, il nous semble qu’une telle indemnisation est assez disproportionnée.

Toutefois lorsque le télétravail est imposé par l’employeur, et surtout lorsqu’il est récurrent, il nous semble important de proposer une indemnisation minimale.

Le conseil de nos experts comptables pour autoriser le télétravail à vos collaborateurs

Aujourd’hui, la mise en place du télétravail s’est considérablement assouplie. Mais attention toutefois, le télétravail a une nature contractuelle. Lorsque vous avez autorisé le télétravail à un collaborateur, vous ne pouvez pas revenir sur cette disposition sans son accord*.  Il est donc essentiel de bien anticiper les cas de télétravail régulier et d’envisager tous les avantages et éventuels désagréments pour l’entreprise. Comment sera contrôlée l’assiduité du salarié ? Celui-ci aura-t-il l’obligation de rester présent physiquement dans l’entreprise un certain nombre de jours par mois ? Etc.

Et dans le cas où ces télétravailleurs récurrents travaillent à 100 % de chez eux, il est aussi bon de s’interroger sur leur place dans l’organisation. Comment sont-ils associés aux temps de vie collective ? Comment maintenir la motivation des salariés en télétravail quand il n’y a quasiment jamais de présence « en équipe » ?

Le télétravail a fait l’objet d’un accord national interprofessionnel (ANI) en 2005 et il est encadré par la loi depuis 2012.

* Cass. soc. du 13.2.13, n° 11-22360.