Gestion d’entreprise, comment limiter les frais fixes ?

Pourquoi limiter les frais fixes ? Parce qu’en création comme après, il faut, encore et toujours, préserver la trésorerie. C’est le nerf de la guerre. Alors comment faire ? Quelles sont les solutions à disposition sans devenir psychorigide de la dépense…

Différencier frais fixes et frais variables, un préalable pour optimiser les frais fixes

Définition : les frais fixes, logiquement, ce sont toutes les charges qui n’entrent pas dans la catégorie des charges variables. Ce qui ne nous avance pas beaucoup à cette étape. Rappelons rapidement que :

• Les charges variables : sont fonction du niveau de production (typiquement, l’achat de matières premières, plus il y a de commandes, plus ces achats augmentent).
• Les charges fixes : ce sont toutes les charges qui sont à payer, indépendamment du niveau d’activité, et même lorsque justement il n’y a pas d’activité. Quelques exemples : les loyers et charges associées (électricité, abonnements  Internet et téléphone), les salaires, les honoraires (expert-comptable, juristes, etc.)

Avec cette définition des frais fixes, on comprend vite qu’en dehors d’un contexte économique de type 30 glorieuses, il sera plutôt sage de tenter de limiter les frais fixes au maximum.

Trier les frais fixes qui peuvent être optimisés

Parmi les frais fixes à régler, tous ne peuvent pas être revus à la baisse du jour au lendemain.

Typiquement, si vous versez des salaires, recourir à une baisse de salaire ou envisager une mise en chômage partiel constituent vraiment des solutions de derniers recours en cas de baisse temporaire d’activité.

C’est pourquoi il peut être utile de lister vos frais fixes pour les répartir entre frais fixes optimisables ou non (et puis l’exercice est toujours instructif en matière de gestion…).

Parmi les frais de fonctionnement que l’on va facilement pouvoir optimiser :

• Les polices d’assurances : celles-ci ont tendance à augmenter si vous ne faites rien. Un appel de temps à autre à votre assureur (ou à un autre assureur) devrait vous permettre de négocier.
• Votre loyer commercial : obtenez entre 10 et 15 % de réduction en vous y prenant au bon moment. En effet, à l’échéance de chaque période de trois ans, vous avez la possibilité de demander une révision à la baisse. Voir dans le détail la méthode pour faire baisser un loyer commercial.
• Les remboursements d’emprunt professionnel : négociation du montant des intérêts ou de la durée d’emprunt, rachat ou regroupement d’emprunts… le champ des possibles est vaste à conditions d’entretenir de bonnes relations avec son banquier. Comment optimiser vos remboursements d’emprunt professionnel.
• Les frais bancaires : on ne sait jamais vraiment ce que l’on paie tant que l’on n’a pas fait la liste de l’ensemble de ses services bancaires. Faites vos calculs et évaluez ce qui est vraiment utile. Dans bien des cas, les packages de services ne sont pas si avantageux… et soyez prêt à négocier, car tout se négocie. Tous nos conseils pour limiter vos frais bancaires.
• Les honoraires d’expertise comptable : en la matière, il faut parfois savoir aussi remettre en question la lettre de mission signée avec votre expert-comptable (c’est le contrat de prestation signé à votre arrivée dans le cabinet).

Il faut comparez les offres pour bénéficier d’un accompagnement adapté à vos besoins et dont les honoraires seront vraiment adaptés à votre activité (et non l’inverse).

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en gestion. Selon les cabinets l’offre d’accompagnement est plus ou moins personnalisée et vous pouvez vous retrouver avec un devis disproportionné. Au contraire, si vous avez sous-estimé vos besoins, vous pourriez avoir l’impression de ne pas être assez accompagné ou recevoir des honoraires complémentaires non prévus mais néanmoins nécessaires. Voir ici comment analyser un devis d’expert-comptable.

Cette logique d’optimisation peut aller bien plus loin. En principe, tout contrat signé avec un prestataire de services peut être revu dans le détail pour s’assurer que vous ne payez que ce qui vous sert vraiment (électricité, téléphone, Internet, etc.). Comparez pour chacun le meilleur rapport entre qualité et prix bien entendu, mais pensez également à peser dans la balance l’efficacité du service après-vente.

Comment faire la chasse au gaspillage pour limiter les frais fixes ?

C’est une autre composante de l’optimisation des frais fixes. Plutôt que d’influencer sur leurs coûts, on va simplement limiter leur consommation.

Plus facile à dire qu’à faire et vous n’avez pas non plus créé votre entreprise pour vivre au quotidien dans un environnement complètement ascétique ! Si vous avez des salariés, la chasse au coût sur le frais généraux est qui plus est source de démotivation. En la matière, il faut donc savoir mesure garder.

Adopter simplement quelques bons principes orchestrés dans les grandes structures. Ce qui marche chez uns fonctionnent souvent chez les autres.

• Inciter les salariés à la mesure en matière de fournitures (notamment papier), le souci de préservation des ressources naturelles est aujourd’hui l’affaire de tous. A l’heure du numérique et de la dématérialisation, un simple rappel de bon sens recevra certainement bon accueil.
• Surveiller la consommation d’électricité et agissez si nécessaire. Si vous avez vos propres locaux professionnels, installer des détecteurs de mouvements dans les sas d’accueil ou les couloirs permet de réduire considérablement la facture.
• Partager les coûts, pour beaucoup de petites structures, installer l’entreprise dans des locaux partagés permet de mutualiser beaucoup de frais généraux (imprimantes partagées par exemple). A condition de bien s’entendre avec ses voisins, cette solution est en plus souvent source de nouvelles collaborations professionnelles.

Autant d’astuces que vous connaissez certainement mais qu’il est bon de reposer de temps à autres, simplement pour vérifier que l’on ne progresserait pas plus encore en les appliquant plus systématiquement…

Le conseil de nos experts comptables pour limiter vos frais fixes et voir un peu plus loin…

L’optimisation des frais fixes n’est qu’une dimension parmi tant d’autres de la gestion. Maximiser les résultats de votre entreprise suppose de jouer constamment sur tous les tableaux, tout en préservant toujours et au maximum votre trésorerie. C’est l’oxygène de l’entreprise dont vous ne pouvez vous passer. Découvrez 8 conseils pratiques pour améliorer la gestion de votre trésorerie.