Voiture de fonction : calcul de l’avantage en nature à déclarer

Vous mettez à la disposition d’un salarié une voiture pour ses déplacements professionnels. Comment calculer l'avantage en nature à déclarer ? Comment le déclarer ?

• Déclarer une allocation pour frais d’emploi
• Déclarer un avantage en nature : vous avez le choix ...
• Avantage en nature 1 …en fonction des dépenses réelles
• Avantage en nature 2 : montant forfaitaire
• ou ... ne pas déclarer l’avantage en nature !

La mise à disposition d’un véhicule par l’entreprise au salarié constitue pour lui une allocation pour frais d’emploi en nature.

Cette allocation est exonérée d’impôt sur le revenu pour le salarié.

Elle constitue pour l’entreprise une charge de personnel déductible de son bénéfice imposable.

Si votre salarié utilise son véhicule de fonction à des fins privées, vous devez déclarer un avantage en nature, imposable pour lui à l’impôt sur le revenu, et déductible du bénéfice imposable pour l’entreprise.

Mais elle devra verser des cotisations sociales sur le montant de l'avantage en nature déclaré, comme si c'était un salaire.

• soit en fonction des frais réellement engagés
• soit de manière forfaitaire.

Vous pouvez évaluer l’avantage en nature en fonction des dépenses réelles, au prorata du kilométrage effectué à titre privé. Ces dépenses couvrent principalement l’amortissement, l’assurance, les frais d’entretien et, éventuellement de carburant.

Par exemple, si l'ensemble de ces dépenses s'élèvent à 10.000 euros par an, que le véhicule a parcouru 40.000 km dont 10.000 km à titre privé, le montant de l'avantage en nature à déclarer s'élève à 2.500 euros (10.000/40.000 x 10.000).

Vous pouvez également évaluer cet avantage en retenant un forfait :

1. 9% du coût d’achat (ou 6% si le véhicule a plus de 5 ans)
2. ou 30% du coût annuel de la location.

Ce forfait est majoré si vous prenez en charge le carburant : il passe alors à 12% du coût d’achat (ou 9% si le véhicule a plus de 5 ans) ou 40% du coût annuel de location.

En cas de location, vous avez intérêts à opter pour les frais réels, car il est fort probable que l'avantage en nature ainsi déclaré soit inférieur au taux de 30%.

Pour le déclarer, il vous suffit de le faire apparaitre sur le bulletin de paie du salarié (partie haute du bulletin, en dessous du salaire de base).

Sur le montant de l'avantage en nature déclaré, l’entreprise devra acquitter les charges patronales comme s’il s’agissait d’un salaire.

En outre, cet avantage en nature entrera dans la base de calcul des taxes assises sur les salaires (formation continue, taxe d’apprentissage, participation à l’effort de construction notamment).

Même s’il est déductible, l’avantage en nature entraine un coût supplémentaire pour l’entreprise puisqu'il donne lieu à versement de cotisations sociales patronales et salariales.

Vous pouvez donc décider de ne pas en octroyer. Auquel cas, il faut alors veiller à ce que le salarié n’utilise pas le véhicule à titre privé.