Faut-il acheter et tenir des livres légaux ? La théorie et la pratique

Quels sont les livres légaux vraiment obligatoires ? Lesquels devez-vous tenir ? Les réponses de nos experts sur les livres légaux, en théorie et en pratique…

Les livres et registres légaux : à quoi ça sert ?

Les « livres légaux » sont souvent des registres présentés sous forme de cahiers ou de classeurs qui doivent être présentés en cas de contrôle (fiscal, Urssaf, inspection du travail, hygiène et sécurité, etc).

Ils permettent aux contrôleurs d’avoir un état de suivi et de contrôle de certains éléments depuis la création de l’entreprise. Ce sont un peu les « boîtes noires » du pilotage de l’entreprise.

Il existe des livres légaux pour la comptabilité, pour les assemblées générales, pour le suivi du personnel, la sécurité, etc.

Quels sont les principaux livres légaux comptables ?

Les livres légaux en comptabilité sont :

• Le grand livre : ce document retrace ligne à ligne les écritures comptables d’une période avec un classement par numéro selon le plan comptable (de la classe 1 à la classe 7). Et pour chaque compte, les écritures sont classées par ordre chronologique.
• Le livre d’inventaire : on reporte sur ce registre le bilan et le compte de résultat de chaque période depuis la création de la société.
• Le livre journal (ou journal centralisateur) : comme son nom l’indique, ce registre fait apparaître uniquement la centralisation de toutes les opérations saisies. Le total est présenté par journal (notamment le journal d’achats, de ventes, de banque, d’opérations diverses) avec un total mensuel puis un total général de tous les journaux individuels.

Pour les auto-entrepreneurs, on parle du livre des recettes et du registre des achats.

Les autres registres et livres légaux obligatoires

Il s’agit des registres légaux qui ne concernent pas directement la compta mais qui sont aussi obligatoires :

• Les livres légaux juridiques : le registre des assemblées générales (ou des décisions) est obligatoire pour les sociétés commerciales.
• Les livres légaux sociaux : le plus courant est le registre unique du personnel qui retrace la chronologie des entrées et sorties de personnel depuis la création de la société avec la nature des contrats de travail.
• Il faut aussi tenir le registre unique d’évaluation des risques professionnels qui doit être visible dans les locaux de l’entreprise.

La tenue des livres légaux : la théorie

Depuis mai 2011, il n’y a plus d’obligation de tenir le livre d’inventaire et le livre journal en version papier si on utilise un logiciel de comptabilité, sauf pour les entreprises individuelles.

La cote et le paraphe du livre d’inventaire et du livre journal ne sont plus obligatoires depuis 2002.

La tenue des livres légaux : la pratique

Si vous avez des salariés, vous devez obligatoirement tenir un registre unique du personnel. Il vous sera systématiquement demandé en cas de contrôle fiscal, Urssaf ou de l’inspection du travail.

Si vous êtes en société, vous devez tenir un livre des assemblées générales.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité standard ou si vous avez un expert-comptable, vos livres légaux comptables sont automatiquement conservés sous format électronique.  

Chaque registre légal coûte entre 15 et 30 €, ils sont disponibles dans la plupart des magasins de fournitures administratives.

Le conseil de nos experts comptables :

Ne prenez pas de risques et tenez vos registres légaux obligatoires car des sanctions sont prévues en cas de non-respect : les amendes varient entre 750 et 3 750 €.