Quelle durée pour mon premier exercice ?

Un exercice comptable est généralement constitué de 12 mois. Cependant, lors de la création d’une société, il peut parfois sembler judicieux pour le créateur, d’augmenter ou de diminuer cette durée légale de 12 mois. Nous verrons au travers de cet article quelles peuvent être les raisons de ce choix et quelle est la durée maximale de l’exercice comptable.

• Le premier exercice comptable : un exercice plus souple que les autres
• Quels sont les intérêts de diminuer ou d’augmenter la durée de l’exercice ?
• Quel coût pour la société ?
• Les conseils de nos experts comptables

La clôture de l’exercice social est la date à laquelle sont établis les comptes sociaux et la liasse fiscale de la société. L’unique règle concernant la durée du premier exercice est qu’il ne peut dépasser qu’une seule fois le mois de décembre : la durée maximale du premier exercice comptable est donc de 24 mois, de janvier à décembre de l’année suivante. Un exercice débutant en mars, avril, mai ou juin 2011, clôturera au plus tard le 31 décembre 2012.

Aucune durée minimale n’est fixée, l’exercice comptable peut donc durer 1 jour, mais cela n’a pas grand intérêt.

Plusieurs raisons peuvent conduire le créateur à diminuer ou rallonger la durée de son premier exercice comptable :

• Les premiers mois d’activité d’une société sont généralement déficitaires. En effet, le temps de se faire connaître, il n’est pas rare que les charges s’accumulent plus vite que le chiffre d’affaires. L’allongement de l’exercice permettra de masquer les premiers mois de perte afin de présenter un bilan comptable plus convenable, par exemple à un banquier pour une demande de crédit supplémentaire.
  Exemple : Au bout de 12 mois, l’exercice comptable présente un déficit de 20 000 €. Six mois plus tard, suite au bouche à oreille, l’entreprise réussit à dégager un bénéfice de 30 000 €. Il est évident qu’il est plus flatteur de présenter à d’éventuels partenaires financiers un premier exercice avec un bénéfice de 10 000 € sur une durée de 18 mois, qu’un premier exercice  de 12 mois en déficit de 20 000 €.

• La majorité des exercices clôture le 31 décembre afin de se caler sur l’année civile pour faciliter les opérations comptables et sociales (l’Etat, les organismes sociaux raisonnant à l’année civile). Ainsi, pour une société créée en juillet 2011, la clôture se fait généralement au 31 décembre 2011 (6 mois) ou au 31 décembre 2012 (18 mois).

• La clôture d’un exercice comptable entraîne des obligations pour le chef d’entreprise et son personnel : réalisation d’un inventaire, classement des pièces comptables, disponibilité accrue pour son comptable, etc. C’est pourquoi, pour les entreprises ayant une forte saisonnalité (campings du bord de mer, magasins de vêtements…), il est fortement conseillé de fixer la date de clôture lors d’une période creuse de l’année. Par exemple, un restaurant créé en juillet 2011 évitera de clôturer 12 mois plus tard, soit le 30 juin 2012, sinon, ses obligations comptables coïncideront avec sa période de forte activité.

Si l’allongement ou la réduction de la durée de l’exercice est prévue en cours d’année, cette modification devra faire l’objet d’un vote en assemblée générale extraordinaire et d’une modification des statuts. Cette opération a un coût puisqu’elle oblige la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire et le dépôt de statuts modifiés. Ce coût est d’environ 400 € (150 € de frais et 250 € d’honoraires).

Si une société est créée en juillet 2012 et que le chef d’entreprise souhaite clôturer à la fin de l’année civile, selon le niveau d’activité des premiers mois, le choix de la date de clôture pourra se révéler différent. En effet, si l’activité a été faible, une clôture le 31 décembre 2012 engendrera des coûts (temps, argent) pour un intérêt moindre (6 mois avec peu de mouvement).Une clôture le 31 décembre 2013 serait alors à privilégier.

Au contraire, si l’activité a été dense, faire un point sur les premiers mois écoulés peut aider le créateur à y voir plus clair sur la gestion de son entreprise (découvrir que les prix de vente sont trop bas pour couvrir les dépenses occasionnées ou encore se rendre compte que les charges de personnel sont trop élevées par rapport au secteur d’activité, etc.). Une clôture le 31 décembre 2012 serait alors plus judicieuse afin d’éviter d’attendre 18 mois pour rectifier le tir.